О систематизации документального фонда Института археологии и этнографии СО РАН

История формирования документального фонда Института археологии и этнографии СО РАН неразрывно связана с историей соответствующих научных организаций и их структурных подразделений. С 1961 года археологическое направление в Сибирском отделении АН СССР развивалось в рамках деятельности сектора истории промышленности Института экономики и организации промышленного производства. В 1965 г. был организован Отдел гуманитарных исследований в этом же Институте, в 1966 г. создан Институт истории, филологии и философии, который возглавил академик А.П. Окладников. Постановлением Президиума СО АН СССР от 26.12.1990 № 591 Институт истории, филологии и философии (ИИФиФ) СО АН преобразован в Объединенный институт истории, филологии и философии (ОИФФ) СО АН, в состав которого вошли четыре научно-исследовательских учреждения гуманитарного профиля, в том числе и Институт археологии и этнографии

В соответствии с постановлением Президиума РАН от 20.03.2001 № 83 Объединенный институт истории, филологии и философии был реорганизован, и Институт археологии и этнографии (ИАЭТ) стал самостоятельным юридическим лицом.

За эти годы (вторая половина ХХ века) было создано значительное количество документов, представляющих историческую ценность, поскольку в них отражен процесс развития гуманитарных наук в Сибирском отделении РАН, история научных учреждений соответствующего профиля, деятельность выдающихся ученых (археологов, этнографов, историков, филологов) на протяжении последних 50 лет. Нужно отметить, что этот период в истории сибирской археологии и этнографии еще не получил должного освещения.

Многочисленные реорганизации, увы, не способствовали целенаправленному комплектованию архивного фонда. Работа с документами в ИИФиФ, ОИФФ, ИАЭТ в течение длительного периода во многом не соответствовала нормативным требованиям. Экспертные комиссии по отбору документов на постоянное хранение, если и создавались, никогда не работали. Учета документов не было, условия их сохранности не обеспечивались. Научно-организационные, научные, планово-финансовые и документы по личному составу с постоянными и долговременными сроками хранения по 1975 год включительно были переданы на хранение в Научный архив СО РАН в 1981 году.

С 1976 года документы оставались в Институте, большая их часть хранилась и продолжает храниться на рабочих местах сотрудников. Формирование дел или не осуществлялось, или осуществлялось в соответствии с тем, как сотрудники структурных подразделений представляли себе практическое использование документов, без учетов сроков хранения. В результате такого небрежного отношения к документам многие из них навсегда утрачены, восстановить их уже невозможно.

По результатам работы комплексной проверки научной, научно-организационной и финансово–хозяйственной деятельности ИАЭТ СО РАН в 2006 г. комиссия рекомендовала: «Привести делопроизводство в соответствие с нормативными требованиями, установленными для учреждений РАН. Собрать максимально полный комплекс документов с постоянными и долговременными сроками хранения за 1976-2006 годы, провести их учет и описание. Обеспечить условия сохранности документов». Постановлением Президиума СО РАН от 23.11.2006 г. № 424 Ученому совету и руководству Института было рекомендовано рассмотреть вопрос о создании единого архива полевой документации на бумажных и электронных носителях, как источниковедческой базы для археологических и этнографических исследований.

Первый этап работы по систематизации документального фонда ИАЭТ СО РАН потребовал определенных материальных затрат, связанных с оборудованием отдельного специализированного помещения для хранения документов. Благодаря пониманию и поддержке руководства Института данная задача было успешно решена, что позволило приступить к систематизации и оценке состояния имеющихся документов. Поскольку номенклатура дел не составлялась очень давно и дела комплектовались хаотично, проводилась полистная экспертиза научных и научно-организационных документов за 1961– 2000 годы.

В настоящий момент скомплектованы протоколы заседаний Ученого совета Института за 1976-1990 годы в количестве 25 томов. Сохранились годовые отчеты о научной и научно-организационной деятельности за 1970 – 1997 гг., отчеты о работе секторов за 1976–1999 гг. Сформировано 26 дел с документами о совещаниях и конференциях, проведенных Институтом в 1976 – 1982 гг., 19 дел с планами выпуска изданий за 1978–1991 гг. Собраны договоры о творческом сотрудничестве Института с другими академическими институтами и вузами за 1976 – 2000 гг., научные отчеты по темам.

Всего заново скомплектовано и перекомплектовано около 208 дел. На все сформированные дела составлены заголовки. Немногим более 300 дел с истекшими сроками хранения включены в акт на уничтожение. За сухими цифрами – огромный объем работы и сотни просмотренных документов!

Только начата систематизация полевых отчетов сотрудников, хранившихся до этого момента в Музее истории и культуры народов Сибири и Дальнего Востока. Но уже сейчас очевидно, что предстоит многолетняя работа по созданию копий оригиналов отчетов, особенно за 1960– 1990-е годы, хранящихся в научно-отраслевом архиве Института археологии РАН в Москве. Сдавая десятилетиями отчеты в Отдел полевых исследований, мы не создали аналогичный резервный фонд в собственном Институте: более или менее целенаправленно он начал формироваться только в 1990-х годах.

Особой длительной работы потребует обработка фотодокументов, ведь каждая фотография, хранящаяся в архиве, должна сопровождаться аннотацией: кем, где и когда сделан кадр, сведениями о предмете, событии, факте, лице(ах), запечатленных на документе.

В ближайшее время планируется начать работу по информатизации архивного фонда Института с использованием программы Typer («Наборщик», версия 1.3), предназначенной для создания электронных вариантов архивных описей, формат которых совпадает с форматом базы данных «Архив РАН».

Сделаны первые шаги по созданию архива ИАЭТ СО РАН – крупнейшего профильного учреждения за Уралом. Насколько востребованы и значимы архивные фонды аналогичных учреждений, можно судить по деятельности научно-отраслевых архивов Института археологии РАН и Института истории материальной культуры РАН. Хочется верить, что и в Институте археологии и этнографии Сибирского отделения РАН со временем 526

будет не только комната-хранилище с надписью «Архив», а полноценное научное подразделение с богатейшими фондами документов, фотографий и рукописей.