О системе внутреннего контроля над операциями по расчетам с контрагентами компаний холдинга «РЖД»

Проведя анализ совокупности рисков, присущих процессу расчетов с контрагентами группы компаний холдинга «РЖД», мы предлагаем контролировать и минимизировать их негативное влияние, предварительно разделив их на две группы: риски организации и осуществления процесса расчетов – финансово-экономические; риски, связанные с ведением бухгалтерского учета и формированием отчетности. Проследим причинно-следственную связь указанных рисков и элементов системы учета расчетов с контрагентами ОАО «РЖД», для этого обратимся к рисунку 1.

Рисунок 1 – Процесс организации системы учета расчетов с контрагентами

Из рисунка наглядно видно, что ошибки, возникающие на каждой стадии учетного процесса, включают в себя ошибки как самой этой стадии, так и всех предшествующих периодов. Например, искажение величины отчетных показателей является следствием недостоверного формирования отчетности в результате допущенных ошибок при организации процесса расчетов экономического субъекта с контрагентами, документировании фактов хозяйственной жизни или отражении их в системе бухгалтерского учета.

На выявление и устранение влияния отрицательного эффекта воздействия финансовоэкономических рисков направлена деятельность структурных подразделений ОАО «РЖД», совершающих либо ответственных за совершение факта хозяйственной жизни, являющегося основой операций по расчетам. В данном случае главенствующую роль в осуществлении внутреннего контроля отводим работе Центра внутреннего контроля «Желдорконтроль» - филиала ОАО «РЖД» (далее - Центр «Желдорконтроль»). Видом деятельности данного структурного подразделения ОАО «РЖД» является организация и проведение внутреннего контроля и аудита, направленного на достижение экономической стабильности, финансовой прозрачности, в подразделениях аппарата управления, структурных подразделениях, филиалах, негосударственных учреждениях ОАО «РЖД» и в установленном порядке в дочерних и зависимых обществах ОАО «РЖД» [1, с. 176]. Для достижения объективности деятельности Центра «Желдорконтроль» обеспечена его независимость в структуре управления холдинга ОАО «РЖД» от руководства проверяемых структурных подразделений.

Наличие данного Центра в первую очередь обусловлено влиянием отрицательных факторов «эффекта масштаба» [2, с. 4], которые заключаются в определенных управленческих трудностях, связанных с координированием деятельности организации холдинговой структуры, имеющей территориально разобщенные филиалы или подразделения, а также дочерние и зависимые общества. Многоуровневый аппарат управления создает проблемы обмена информацией, координации решений, увеличивает вероятность принятия различными звеньями управления решений, противоречащих друг другу. Вместе с тем затрудняется контроль различных звеньев управления со стороны центрального руководства, что повышает риск допущения ошибок и увеличивает количество нерешенных вопросов, которое может превысить критическую долю.

Таким образом, в ходе своей работы специалисты Центра «Желдорконтроль» должны осуществлять анализ выполнения подразделениями ОАО «РЖД» поставленных перед ними целей и задач, а также корректировать их, устраняя или уменьшая неопределенность, так как даже тщательно разработанные планы и программы действий не могут учесть все возможные осложнения и обстоятельства. Также деятельность Центра «Желдорконтроль» ориентирована на выявление наиболее перспективных направлений деятельности компании.

Одним из направлений комплексной проверки экономического субъекта, входящего в холдинг РЖД, осуществляемой Центром «Желдорконтроль», является внутренний аудит расчетов с контрагентами. В соответствии с поставленными задачами и выбранной методикой специалистами должны проводиться следующие аналитические процедуры:

• -    выявление фактов несоблюдения единых корпоративных учетных принципов ведения расчетов с контрагентами, установленных для компаний холдинга РЖД;

• -    проверка соответствия заключаемых с контрагентами договоров требованиям законодательства и конкретным фактам хозяйственной жизни;

• -    аудит организации первичного учета расчетов с контрагентами, в том числе соблюдение сроков предоставления первичных учетных документов, установленных графиком документооборота, проверка организации хранения первичных учетных документов и обеспечения доступа к ним;

• -    проверка полноты, точности и достоверности отражения в бухгалтерском учете операций по расчетам с дебиторами и кредиторами, в том числе установление соответствия данных аналитического учета расчетов с контрагентами данным синтетического учета;

• -    проведение либо участие в инвентаризации взаимных расчетов;

• -    контроль над целевым использованием денежных средств;

• -    проверка соблюдения принципов расчетно-кассовой дисциплины;

• -    проверка организации налогового учета по расчетам с контрагентами, а также выявление зон риска в части формирования налоговых баз по налогу на добавленную стоимость и прибыль организации;

• -    контроль над списанием безнадежной дебиторской задолженности;

• -    проверка расчетов по коммерческим кредитам, в том числе начисления и выплаты (получения) процентов;

• -    анализ расчетов по неотфактурованным поставкам;

• -    проверка учета расчетов по выданным (полученным) обеспечениям обязательств;

• –    проверка правильности отражения в учете курсовых и суммовых разниц по операциям в иностранной валюте;

• –    анализ и оценка ведения претензионной работы.

По результатам проведенной проверки составляется заключение с подробным описанием выявленных нарушений, а также план мероприятий по их устранению и недопущению в будущем. Все эти действия дополняются обсуждением проблем с высшими органами управления компании, нужды и предложения которых и определяют процедуры внутреннего аудита (внутренние аудиторы должны обеспечить управляющих любой информацией, касающейся компетенции этих специалистов).

Деятельность Центра «Желдорконтроль» призвана обеспечить контроль над влиянием рисков искажения бухгалтерской финансовой отчетности, однако, с нашей точки зрения, подобный вариант построения системы внутреннего контроля компаний холдинга ОАО «РЖД» не может в полной мере удовлетворять предъявляемым требованиям. В качестве аргументации высказанной позиции приведем следующие факты, характерные для компаний холдинга «РЖД»:

• –    в ходе аудита расчетов с контрагентами, осуществляемого силами Центра «Желдоркон-троль», проверка осуществляется в выборочном, ранжированном порядке, при этом основной акцент падает на оценку достоверности учетной информации по договорам, суммы по которым превышают порог в 1–5 млн руб. по структурному подразделению. Тем самым основная доля операций по расчетам остается неохваченной аудиторской выборкой, что в своей совокупности представляет определенный риск необнаружения существенных ошибок;

• –    наличие нетипичных сделок хозяйствующих субъектов, в отношении которых отсутствует однозначное нормативное регулирование;

• –    изменения в практике договорных отношений, которые ведут к значительному изменению учетных процедур, например подписание дополнительных соглашений к договорам по пересмотру уровня цен и тарифов, имеющих ретроспективное действие;

• –    постоянное изменение методологии учетного процесса под влиянием факторов изменения законодательства РФ, введения принципов Международных стандартов финансовой отчетности, а также новых корпоративных принципов. Наличие внутренних нормативно-справочных документов, содержащих противоречащие друг другу нормы и правила;

• –    высокий уровень автоматизации учетного процесса – использование Единой корпоративной системы управления финансами и ресурсами (далее – ЕК АСУФР) на базе программного продукта SAP R/3. Для выполнения различного рода учетных функций пользователю требуется навык работы, также к нему предъявлены высокие требования относительно уровня знаний финансовой информатики. Вместе с тем исправление технологических ошибок и внесение корректирующих настроек, ввиду изменения требований законодательства или методических материалов, влекут за собой увеличение затрат рабочего времени;

• –    систематические реорганизационные процессы в Центре корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» – филиала ОАО «РЖД» (далее – Центр «Желдоручет»), на который возложена обязанность по ведению бухгалтерского учета и составлению финансовой отчетности ОАО «РЖД» и ряда дочерних обществ. В частности, на базе Центра «Желдоручет» формируются подразделения, ответственные за ведение бухгалтерского учета с разделением по видам учетной деятельности. Например, на полигоне Приволжского регионального Центра «Желдоручет» с 2013 г. на Астраханский территориальный центр возложена обязанность по ведению бухгалтерского учета основных средств (весь учетный цикл формирования информации, в том числе отражение расчетов с контрагентами по купле-продаже, мену и иным операциям, связанным с движением и передачей права собственности объектов основных средств и доходных вложений в материальные ценности) по филиалам и структурным подразделениям ОАО «РЖД», ОАО «ФПК», ОАО «ВРК-1, 2, 3». В настоящий момент проект по созданию аналогичного центра на базе Волгоградского территориального центра по ведению бухгалтерского учета материально-производственных запасов находится на стадии внедрения.

Создание подобных центров обусловлено принципами оптимизации и централизации учетного процесса, позволяет снизить административные издержки. Несмотря на преимущества, им сопутствуют такие негативные факторы, как неоптимальное распределение прав и обязанностей среди ограниченного числа сотрудников; не соответствующий масштабам деятельности профессиональный уровень работников; территориальная отдаленность от экономического субъекта (временная разница с предприятиями Дальневосточной железной дороги составляет 7 часов).

Принимая во внимание данные факты, считаем необходимым усилить внутренний контроль над осуществлением операций по расчетам с контрагентами в рамках Центра «Желдоручет». При этом мы не предлагаем создать на базе Центра «Желдоручет» специализированные отделы внутреннего контроля и аудита. Цель нашей идеи состоит в создании саморегулируемого и само-контролируемого механизма, способного своевременно выявлять и устранять недостатки. В качестве основных контрольных процедур, направленных на повышение качества работы Центра «Желдоручет» в части отражения операций по расчетам с контрагентами, предлагаем следующие:

• –    совместно со специалистами компании создать базы данных утвержденных контрагентов с определением информационных данных о партнере, категорий предполагаемого дохода (расхода);

• –    закрепить за конкретным договором с контрагентом ответственного менеджера и ответственного бухгалтера;

• –    увеличить ответственность менеджеров за закупки товаров и услуг, вести претензионную работу с поставщиками (подрядчиками), своевременно представлять документы в бухгалтерию;

• –    обеспечить контроль соблюдения условий договоров;

• –    обеспечить контроль процесса осуществления платежей, особое внимание обратить на информацию о выданных и полученных авансах.

Рассмотрев систему внутреннего контроля компаний холдинга «РЖД» над операциями по расчетам с контрагентами, делаем вывод о признании эффективности ее деятельности. В первую очередь она способствует повышению уровня достоверности финансово-экономической информации о деятельности субъекта, определяет «зоны риска» и возможности устранения вероятных финансовых потерь в будущем, дает возможность идентифицировать и «усилять» слабые звенья в системах управления, а также выявлять факты нарушения корпоративных принципов. Предложенный обобщенный вариант построения модели данной системы, в частности определение круга основных контрольных процедур, способствует повышению качественного уровня аналитической информации по исследуемой тематике.

Ссылки:

• 1.    Бухгалтерский учет на железнодорожном транспорте: теория и практика : учеб. пособие / под ред. д. э. н. Г.В. Крафт. М., 2012. 430 с.

• 2.    Бухгалтерский учет: бухгалтерская финансовая отчетность : учебник / под ред. проф. Н.Т. Лабынцева. М., 2008. 240 с.