О теоретико-правовых и методологических подходах к подготовке и проведению совещаний и иных коллегиальных форм принятия управленческих решений в системе МВД России

Известно, что одним из ведущих элементов совершенствования повседневной деятельности органов внутренних дел считается оптимизация процесса подготовки и проведения совещаний, формы и виды которых довольно разнообразны. При этом особое внимание в ходе любого заседания уделяется анализу эффективности деятельности по тому или иному направлению, а также выработке управленческих решений и ориентировании участников обсуждения на их реализацию.

На фоне постоянной оптимизации деятельности всей системы Министерства внутренних дел Российской Федерации (далее также — МВД России), потребность совершенствования теоретических основ коллегиальных форм принятия управленческих решений очевидна.

Повсеместно в управлении любой организации можно встретить упоминание о том, что совещания, деловые встречи, переговоры занимают большую часть рабочего времени руководящих сотрудников. Становится совершенно очевидным, что грамотное и высокорациональное выстраивание рабочего процесса, своего и подчиненных, должно быть одной из черт любого современного руководителя. Однако, как показывают проводимые проверки управленческой деятельности территориальных подразделений системы МВД России, в том числе на районном уровне, многие руководители не могут понять смысла и значения существования института совещаний, а некоторые из них лишь частично понимают процесс их подготовки и проведения [1, 94].

Анализ нормативной правой базы, регламентирующей деятельность коллективных форм принятия управленческих решений в органах внутренних дел, показывает, что данная сфера не полностью изучена и порой не дает ответов на поставленные вопросы. При этом проведенное исследование среди руководителей, в том числе руководителей подразделений на районном уровне самого многочисленного гарнизона полиции Российской Федерации, а именно Главного управления МВД России по г. Москве, вывил ряд проблемных вопросов, ставших основой настоящей статьи1. По этой причине было подготовлено данное исследование, целью которого является систематизация теоретических, правовых и методологических основ подготовки и проведения совещаний и иных коллегиальных форм принятия управленческих решений.

Анализируя действующие нормативные правовые акты, можно отметить, что Указом Президента Российской Федерации2 от 21 декабря 2016 года № 699 утверждено Положение, в котором закреплено: «В Министерстве внутренних дел Российской Федерации 3 образуется коллегия 4». Министр внутренних дел вправе образовывать «координационные, консультативные, экспертные и совещательные органы (советы, комиссии), в том числе межведомственные, в сфере внутренних дел»5.

Именно по этой причине вышеупомянутые коллегиальные формы выработки решений, влияющих на повышение эффективности деятельности, закреплены в положениях о территориальных органах внутренних дел по субъектам Российской Федерации, например, в приказах МВД России от 27 июня 2017 года № 5516, от 6 марта 2017 года № 1097.

Вместе с тем в 2011 году были закреплены термины «коллегия, совещание при Министре внутренних дел Российской Федерации» и утверждены регламенты данных совещательных органов, а также «оперативные совещания»8. Приказом Министра было предписано создать регламенты проведения «коллегий» и «оперативных совещаний» в территориальных органах МВД России на региональном уровне. Такие регламенты должны были нормативно закрепить состав участников коллегии и оперативного совещания при начальниках, дни и периодичность проведения заседаний таких коллегиальных форм принятия управленческих решений. Между тем термины «коллегия» и «оперативное совещание» встречаются в приказе МВД России от 17 октября 2013 года № 8509.

Важно отметить, что в территориальных органах внутренних дел МВД России на районном уровне также: «Действуют оперативные совещания для рассмотрения текущих вопросов деятельности территориального органа»1. Стоит отметить, что приказ МВД России от 15 августа 2011 года № 948 не только раскрыл понятия «коллегия» и «совещание», но и предложил понятийный аппарат к данным терминам.

Так, данным документом, предписано: «Коллегия является совещательным органом, который на своих заседаниях вправе рассматривать любой вопрос, входящий в компетенцию МВД России, требующий коллегиального рассмотрения». При этом совещание: «Является одной из форм коллегиального рассмотрения текущих вопросов деятельности подразделений системы МВД России»2.

Приказ МВД России от 15 августа 2011 года № 948 регламентирует организацию и проведение совещаний в системе МВД России, что продиктовано необходимостью рассмотрения вопросов деятельности МВД России, а в рамках коллегий — рассмотрением наиболее остро стоящих вопросов оперативно-служебной деятельности и требующих коллегиального решения.

При этом у руководителей территориальных органов внутренних дел и у практических сотрудников зачастую возникает вопрос: что можно отнести к «любым вопросам, требующим коллегиального обсуждения» или «текущим вопросам»? Эти аспекты можно отнести к реализации функции планирования в управленческой деятельности и организации планирования данных совещательных органов [2, с. 7].

В связи с вышеизложенным необходимо говорить о методологической подходах к организации и проведению совещаний. Так, эффективность деятельности любого совещательного органа в значительной мере формируется на основном этапе — этапе планирования. При этом, в соответствии с приказом МВД России от 26 сентября 2018 года № 6233, в территориальных органах внутренних дел проводится анализ состояния оперативной обстановки, отдельных направлений оперативно-служебной деятельности, в ходе которых выявляются проблемные вопросы, требующие коллегиального обсуждения для выработки и принятия управленческих решений. При этом прорабатываются предложения, с целью формирования графика проведения совещаний, коллегий, основанные на результатах информационно-аналитической работы.

Говоря о принципе планирования, применимого в том числе к проведению совещаний, и учитывая тот факт, что значительное число процедур, требующих совещательных мероприятий с участием руководителя подразделения для рассмотрения вопросов и принятия соответствующих решений, в ходе оперативно-служебной деятельности, планирование оперативных совещаний стоит обеспечивать исходя из рациональности их организации, а также учитывая «тренды повседности» и необходимости в совместном решении вопросов, касающихся вопросов служебной деятельности. Практическими со- трудниками установлено, что обсуждение трех вопросов, но не больше, является особо продуктивным.

Необходимо подчеркнуть, что совещания проводятся под председательством заместителей руководителей органов внутренних дел1. Регламенты проведения таких совещаний утверждаются правовыми актами руководителей соответствующих подразделений, которыми, как правило, утверждается единый порядок организации и проведения совещаний.

В частности, в Московском гарнизоне установлен целостный подход при организации и проведении заседаний совещательных органов. Совещания при заместителях начальника; совещания (оперативные совещания) при руководителях подразделений ГУ МВД России по г. Москве2 проводятся с соблюдением единых требований.

Анализируя планирование работы коллегии, можно установить, что порядок подготовки предложений действует тот же, что и для планирования совещаний, которые предоставляются субъекту планирования не позднее, чем за месяц до запланированного периода (до 1 июня и 1 декабря соответственно). При этом при планировании необходимо учитывать уровень коллегиального органа, на рассмотрение которого выносится тот или иной вопрос.

Практический опыт показывает, что рассмотрение любых «вопросов, требующих коллегиального обсуждения» абсолютно не значит, что на заседаниях коллегии можно обсуждать любой вопрос. Очевидным является тот факт, что даже продолжительный срок, на который осуществляется планирование заседаний коллегии (полугодие — I и II, соответственно), подразумевает, что обсуждаемые вопросы, требуют серьезной организации и проработки. Как правило, на заседаниях коллегии рассматриваются вопросы, связанные с наиважнейшими сторонами деятельности, затрагивающими вопросы комплексного решения правоохранительных задач. Также стоит отметить, что на коллегиях, зачастую, рассматриваются итоги деятельности за полугодие и год.

Анализируя заседания оперативных совещаний, можно отметить, что повсеместно обсуждаются вопросы текущей деятельности органов внутренних дел, которые, как правило, находятся в центре внимания руководителя на постоянной основе и по которым требуется принятие актуальных решений.

Совершенно бесспорным является тот факт, что «первым лицам», а также сотрудникам штабов нужно учитывать, что совещание, прежде всего, не ограничивается только временем его проведения, важно учитывать время прибытия на заседание и время убытия после проведенного заседания на свое рабочее место, а также непредвиденные обстоятельства.

Именно по этой причине проведению оперативных совещаний лучше посвятить определенные дни недели и определенное время. Данную мысль подтвердило проведенное исследование, представленное в диаграмме 13.

ВЕСТНИК ВОСТОЧНО-СИБИРСКОГО ИНСТИТУТА МВД РОССИИ

Диаграмма 1

Знание данных дефиниций в том числе позволит спланировать свое рабочее время другим участникам заседания.

При этом руководителям стоит учитывать следующие аспекты:

• 1.    Обозначить определенную задачу — с какой целью проводится совещание. Необходимо проверить, возможно ли реализовать ту или иную задачу, используя механизм проведения совещания.

• 2.    Сформулировать способы и методы проведения совещания, которые приведут к поставленной цели.

• 3.    Регламентировать временные рамки заседания и обеспечить точное время начала и окончания.

• 4.    Вне зависимости от цели совещания обязательно зарезервировать время на то, чтобы участники задали вопросы и высказали свою позицию.

• 5.    Установить лимит выступления участников, в том числе и свой лимит. Речи, занимающие больше установленного времени, не приветствуются (например, 10 минут). Это правило применимо к «первым лицам» в том числе [3, с. 39].

Изучение настоящей проблематики показало, что, помимо организационных вопросов, важным аспектом методологической основы организации проведения заседаний коллегиальных форм принятия управленческих решений является время проведения совещаний. Согласно исследованиям, время проведения заседания любого совещательного органа не должно превышать 60 минут, именно так можно обеспечить эффективное его проведение, и, как следствие, грамотные управленческие решения [1, с. 95].

Отмечено, что при проведении совещания свыше указанного времени у участвующих в проведении заседания начинают ослабевать когнитивные способности человека, такие как: восприятие, внимание, анализ получаемой информации, запоминание. А в конечном итоге наступает усталость. Более того, при переходе этого времени за 90 минут, заинтересованность рассматриваемой проблематикой исчезает вовсе, а специалисты в области в психологии данный этап называют периодом негативной активности [4, с. 91].

Исходя из вышеприведенного, можно сказать, что наиболее продуктивное время проведения любых заседаний — не более 1 часа, максимальное — 1,5 часа. В случае проведения заседаний в более продолжительное время, председательствующим рекомендуется организовывать перерыв уже после 40—45 минут времени его проведения.

В контексте установленной продолжительности совещания оптимальными временными рамками для выступлений (докладов, отчетов) являются 5—10 минут, а для вступительного и заключительного слова председателя совещания — не более 5 минут. Итоговый доклад может быть 30—45 минут (в редких случаях).

Говоря о методологии проведения совещаний, стоит уделить внимание такому этапу, как подготовка к проведению совещаний и подготовка основных документов, разрабатываемых к заседаниям.

Характерно, что материалы совещания готовятся в соответствии с установленными правилами подготовки документов в системе МВД России, объем их текста, как правило, не должен превышать: для предложений в проект решения оперативного совещания — 3 страниц машинописного текста (14 шрифт, одинарный интервал); для информационной справки — 5 страниц машинописного текста.

При этом ответственный исполнитель обобщает поступившие от соисполнителей информационно-справочные материалы и предложения, на основе которых готовит проект решения оперативного совещания, а также предложения по списку членов оперативного совещания с указанием докладчика (содокладчиков) и выступающих на оперативном совещании и за 5 рабочих дней до установленной даты проведения такого совещания представляет в штабное подразделение в бумажном и электронном виде информационную справку. В том случае, если материалы совещания не соответствуют предъявляемым требованиям, сотрудники штабных подразделений (либо ответственные за организацию подготовки совещаний) докладывают рапортом на имя начальника о нарушениях, выявленных в ходе подготовки совещания и действуют в соответствии с его указаниями.

Выступления (доклады, отчеты) в ходе совещания могут быть дополнены мультимедийным графическим сопровождением (слайды, презентации). По решению председателя совещания тексты выступлений (доклады, содоклады, отчеты) приобщаются к материалам совещания [5, с. 498].

Исходя из характера и количества рассматриваемых вопросов и числа выступающих лиц, для председателя совещания (по его решению) может готовиться сценарий проведения совещания, в котором в последовательной форме отражается порядок и предполагаемый ход проведения совещания, вступительное и заключительное слово председательствующего, его возможные реплики, вопросы к докладчикам, выступающим и присутствующим [1, 95].

Стоит отметить, что по решению председателя совещания могут готовиться иные документы, необходимые для полного и всестороннего рассмотрения вопроса (материалы инспектирований, контрольных и целевых проверок, информационные справки по отдельным направлениям деятельности).

Резюмируя вышеприведенные стадии, можно определить следующий алгоритм подготовки и проведения совещаний:

• 1.    Планирование деятельности совещаний, которое включает: а) анализ результатов оперативно-служебной деятельности и поиск проблемных вопросов, требующих рассмотрения на совещании при руководителе органа внутренних дел; б) подготовку запросов предложений в график проведения совещаний; в) сбор и анализ поступивших предложений; г) подготовку графика проведения совещаний и его направление в заинтересованные подразделения.

• 2.    Подготовка к проведению совещания, заключается в: а) подготовке указания о проведении совещания; б) подготовке повестки проведения совещания; в) сборе и анализе материалов для проведения совещания; г) тиражировании материалов и их предоставлении председателю совещания и постоянным участникам совещания.

• 3.    Проведение совещания, состоит из: а) регистрации участников совещания; б) рассадки участников совещания; в) непосредственного обсуждения вопросов, выработки управленческих решений; г) протоколирования хода проведения совещания.

• 4.    Документальное оформление результатов и управленческих решений, выработанных в ходе проведения совещания, охватывает: а) подготовку проекта протокола и его согласование; б) подписание и рассылку протокола участникам совещания.

В рамках настоящей статьи стоит отметить некоторые отличия заседаний совещательных органов в территориальных органах МВД России на примерах регионального и районного уровней.

Таблица 1

Критерии	Управления на региональном уровне	Подразделения     на районном уровне
Характер рассматри ваемых вопросов	Характер рассматриваемых вопросов носит региональный характер, имеет развернутые формулировки, применимые к региону	Характер рассматриваемых вопросов носит узконаправленный характер, в частности это могут быть вопросы, посвященные подведению итогов деятельности за отчетный период либо рассмотрение вопросов, связанных с раскрытием и расследованием отдельных видов преступлений
Периодичность про ведения совещаний	Исходя из специфики выполняемых задач имеется необходимость проведения плановых оперативных ежемесячных совещаний, а также совещаний, требующих рассмотрения текущих вопросов по мере необходимости.	Периодичность проведения плановых оперативных совещаний может быть установлена ежеквартально, а также совещаний, требующих рассмотрения текущих вопросов по мере необходимости.
Участники  совеща ния	Возможно обсуждение текущих вопросов с приглашением представителей органов государственной власти, судебной власти и прокуратуры, а также взаимодействующих структур и других организации либо физических лиц, на усмотрение председателя заседания.	Возможно обсуждение вопросов о подведении итогов за определенные отчетные периоды с приглашением представителей муниципальных образований, районных судов и надзирающих прокуратур и других участников на усмотрение председателя заседания.

Ведя речь о научных подходах, методологически верным стоит, по мнению автора статьи, мнение В. Лозенко, согласно которому, мероприятие имеет статус совещания в том случае, если имеется руководитель совещания и перечень вопросов для обсуждения [6, с. 23]. Такой научный подход применим к органам внутренних дел, т. к. любое совещание проводится для рассмотрения проблемных вопросов, порядок обсуждения которых определяется председательствующим (в большинстве случаев — руководителем либо его заместителем). Кроме того, научный интерес представляет классификация форм обсуждения, сформированных В. Лозенко:

• —    доклад — один участник выступает с докладом по определенной теме. Важно, чтобы доклад занимал не более семи минут, т. к. это именно то время, в течение которого в среднем способны удерживать свое внимание слушатели;

• —    обмен мнениями (информацией) — каждый из участников по очереди высказывается на определенную тему (отвечает на конкретный вопрос). Метод хорош тем, что позволяет создать целостную картину за счет того, что каждый участник совещания берет слово;

• —    мозговой штурм — участники в хаотичном порядке продумывают и предлагают ответы (решения) на конкретный вопрос (проблему). При этом необходима ситуация безоценочности по отношению к идеям, т. к. основная задача — генерировать как можно больше идей, даже самых абсурдных. Нужно предупредить сотрудников, чтобы они не критиковали предложения коллег и вообще не произносили слово «нет». Тогда обстановка будет непринужденной, и никто не будет замыкаться в себе. Впоследствии из всего многообразия можно выбрать те решения, которые больше всего подходят. Метод хорош тем, что позволяет использовать ресурс группы и найти творческие решения сложных задач;

• —    обсуждение — любой из участников может взять слово по имеющемуся вопросу, но не все должны высказываться в обязательном порядке. Этот метод полезен, когда проблема уже обсуждалась и все имели возможность выступить, однако еще остались спорные моменты и вопрос на сегодняшний день не решен [7, c. 163].

Как известно, служебные совещания представляют собой особый вид организации труда. Анализ имеющихся подходов к их классификации позволяет поддержать мнение И. В. Грошева, который провел систематизацию в зависимости от следующих основных признаков [3, с. 34]:

• —    по периодичности (частоте) проведения: разовые, регулярные, периодические;

• —    по количеству участников: узкий состав (до пяти человек), расширенные (до двадцати человек), представительные (свыше двадцати человек);

• —    по степени стабильности состава участников совещания: с фиксированным составом, с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания, комбинированные;

• —    по принадлежности общественных организаций: административные, научные и научно-технические, объединенные;

• —    по масштабу привлечения участников: международные, республиканские, отраслевые, региональные, областные, городские, районные, внутренние (в масштабе одной организации или ее подразделений);

• —    по месту проведения: местные, выездные;

• —    по назначению: вырабатывающие и принимающие решения (проблемные совещания), инструктивные (передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения), подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям, оперативные (диспетчерские).

Стоит отметить, что вышеприведенная методология проведения совещания применима к организации заседания любого совещательного органа, функционирующего в системе МВД России.

Используя основные подходы к проведению оперативных совещаний при начальнике территориального органа внутренних дел на региональном уровне, некоторые руководители своими регламентами классифицируют совещания, функционирующие в территориальном органе внутренних дел на региональном уроне. Например, в ГУ МВД России по г. Москве существуют следующая классификация оперативных совещаний1:

Плановое — основная форма оперативного совещания, проводится в соответствии с графиком проведения оперативных совещаний в порядке, установленном соответствующими нормативными правовыми актами МВД России, правовыми актами ГУ МВД России по г. Москве.

Внеплановое — проводится по указанию начальника ГУ МВД России по г. Москве и в определенном им порядке для рассмотрения неотложных вопросов.

Рабочее — особая форма проведения внепланового оперативного совещания, отличающаяся, как правило, узким кругом участников, конкретностью и актуальностью решаемой задачи.

Инструктивное — особая форма проведения внепланового оперативного совещания для определения исполнителей и постановки задач, по конкретному мероприятию.

Согласительное — особая форма проведения внепланового оперативного совещания при наличии неурегулированных разногласий по проекту документа с участием полномочных представителей заинтересованных подразделений, по итогам которого при необходимости готовится таблица разногласий.

Селекторное — особая форма проведения внепланового оперативного совещания, отличающаяся участием руководителей в совещании с помощью средств селекторной связи.

Расширенное — с приглашением для участия в совещании руководителей подразделений ГУ МВД России по г. Москве, не являющихся постоянными участниками оперативного совещания.

Выездное — проводится с выездом в подразделение системы ГУ МВД России по г. Москве.

Совместное — проводится совместно с другими правоохранительными органами для рассмотрения вопросов, представляющих взаимный интерес.

В случае необходимости данный перечень может быть аппроксимирован, в том числе на совещания, проводимые в режиме видео-конференц-связи.

По мнению автора настоящей статьи, такая классификация может быть применима ко всем территориальным органам МВД России, в том числе регионального и районного уровней.

Однако, как видится, приведенные аспекты методологических и теоретических основ на сегодняшний день остаются не изученными в полной мере. Совершенно очевидным представляется создание более совершенной нормативно-правовой базы на уровне МВД России, касающейся организации проведения и подготовки совещаний. Внедрение методологических основ в практический опыт повседневной деятельности сотрудников штабных подразделений либо сотрудников, отвечающих в различного рода подразделениях за организацию и проведение совещаний может сформировать ряд аспектов по совершенствованию функционирования МВД России.

Таким образом, в ходе мониторинга нормативных правовых актов установлено, что основным документом, регламентирующих деятельность различного рода совещательных органов, по коллегиальному рассмотрению вопросов в системе МВД России, является Указ Президента Российской Федерации от 21 декабря 2016 года № 699, который закрепил основы деятельности органов внутренних дел. Детальная регламентация данного вопроса определяется приказом Министра внутренних дел Российской Федерации, а также приказами руководителей территориальных органов МВД России на всех уровнях.

Что касается планирования работы коллегии, то порядок подготовки предложений действует тот же, что и для планирования совещаний, которые предоставляются субъекту планирования не позднее, чем за месяц до запланированного периода (до 1 июня и 1 декабря соответственно). Стоит отметить, что при планировании необходимо учитывать уровень коллегиального органа, на рассмотрение которого выносится тот или иной вопрос.

Например, рассмотрение любых «вопросов, требующих коллегиального обсуждения» абсолютно не значит, что на заседаниях коллегии можно обсуждать любой вопрос. Очевидным является тот факт, что даже продолжительный срок, на который осуществляется планирование заседаний коллегии (полугодие — I и II соответственно), подразумевает, что обсуждаемые вопросы, требуют серьезной организации и проработки. Как правило, на заседаниях коллегии рассматриваются вопросы, связанные с наиважнейшими сторонами деятельности, затрагивающими вопросы комплексного решения правоохранительных задач. Также стоит отметить, что на коллегиях зачастую рассматриваются итоги деятельности за полугодие и год.

На заседаниях же оперативных совещаний повсеместно обсуждаются вопросы текущей деятельности органов внутренних дел, которые, как правило, находятся в центре внимания руководителя на постоянной основе и по которым требуется принятие актуальных решений.

Руководителям подразделений системы МВД России, а также сотрудникам штабов нужно принимать во внимание тот факт, что совещание, прежде всего, не ограничивается только временем его проведения, важно учитывать время прибытия на заседание и время убытия после проведенного заседания на свое рабочее место, а также непредвиденные обстоятельства.

В заключении статьи можно сделать вывод о том, что процесс организации подготовки и проведения заседаний коллегиальных форм принятия управленческих решений является одним из основных инструментов управленческой культуры руководителя. Важным элементом коллегиальных форм принятия управленческих решений является «коллективный разум», вовлечение обычных сотрудников во все стадии процесса управления, выработка грамотных решений.

Большое и неотъемлемое значение играет подготовка итогового документа заседания совещательного органа.

Методологической основой совещаний и иных коллегиальных форм принятия управленческих решений в системе МВД России является опыт практической деятельности, который неотделим от навыков и умений председателя совещания.

Иными словами, результативность любого заседания совещательного органа напрямую зависит от уровня его подготовленности, а нечетко поставленные задачи и размытые цели могут испортить успешно подготовленное заседание. При этом роль председателя совещания должна быть точно определена и иметь решающее значение в ходе любого заседания.

Приведенный в статье материал показал, что на сегодняшний день назрела острая необходимость изменения подходов к организации подготовке и проведению любого характера совещаний. Требует оптимизации нормативно-правовая база МВД России, регламентирующая деятельность коллегиальных форм принятия управленческих решений, которая приведет к повышению эффективности деятельности подразделений системы МВД России.