Обоснование внедрения электронного документооборота с целью усовершенствования подготовки и ведение исполнительной документации

В настоящее время экономика и управление существенно преображаются, что выражается в постепенной трансформации традиционных форм в цифровые. Цифровая экономика связана с появлением совершенно новых продуктов (в т.ч. на он-лайн-платформах) и возникновением способов ведения экономической деятельности не похожих на существовавшие раньше. Одно из ключевых изменений, связанных с информационными технологиями -это возможность накопления, обработки и анализа данных.

Административные и госсектора с каждым большем всё больше подвергаются изменениям в связи с текущими цифровыми тенденциями. К ним относятся Интернет вещей и промышленная автоматизация (создание "умных компаний"), цифровое моделирование и проектирование, машинное обучение, технологии, обеспечивающие удаленный доступ к информации, рабочим местам и т.д. (глобальная ситуация, связанная с пандемией COVID-19, еще раз подтвердила важность этих технологий); кросс-канальные технологии, позволяю- щие более эффективно использовать мобильные устройства и т.д.

На государственном уровне тенденция на цифровизацию ключевых секторов экономического взаимодействия уже давно заложена в стратегическую миссию государства. Это подтверждается очередным указом президента РФ от 21 июля 2020 года №474 «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года», где особое внимание как одной из национальных целей развития нашей страны определена цифровая трансформация [1]. В рамках данной цели поставлены важные задачи, главной из которых является обеспечение достижения «цифровой зрелости» ключевых отраслей экономики, в том числе и строительной отрасли.

В рамках этого нацпроекта реализуется федеральный проект "Цифровое государственное управление", целью которого является внедрение системы и обеспечение правовой, законодательной и методологической базы управления жизненным циклом проектов капитального строительства на основе технологии информационного моделирования («Цифровое строитель- ство»). Задача - создание правовой, законодательной и методологической базы для управления такими проектами. В связи с этим с 1 января 2023 года вступил в силу Национальный стандарт ГОСТ Р 70-1082022, который содержит в себе требования в электронном виде [1]:

• 1)    Формирование, регистрацию и ведение журналов учета выполнения работ

• 2)    Подготовку, формирование и подписание ИД

• 3)    Передачу застройщиком документации в эксплуатирующую организацию.

Главным критерием в пользу принятия системы цифровой трансформации является возможность исключения большого перечня проблем, которые мешают развитию строительной отрасли. Одной из главенствующих проблем на данный момент является то, что у компаний, в силу определенных обстоятельств, наибольший процент коммуникации между участниками строительства происходят на бумажном носителе, что является дополнительным тормозящим факторов развития отрасли.

По большей части данная ситуация касается ИД, так как корректность её ведения в итоге обеспечивается успешную реализацию проектов строительства. Также важность грамотного составления ИД заключается в том, что заказчику, для того чтобы выплатить компании деньги за проектный объем выполненных работ, необходимо тому документальное подтверждение со всеми подписями и печатями ответственных лиц. При этом стоит отметить тот факт, что правильность и своевременность оформления ИД также напрямую может повлиять, например, на увеличение сметной стоимость всего проекта строительства, потому как строительства процесс динамичный и может предполагать со стороны заказчика проектных изменений, в том числе благодаря оперативно доведенной до него ИД.

К сожалению, во время осуществления данного процесса зачастую возникают различные трудности. По мнению автора, самыми важными замечаниями возникают в процессе сдачи-приемки строительство по некомплектности ИД и отсутствия отражения в ИД изменений проекта.

Среди же популярных проблем (наиболее часто встречающихся) можно выделить те, которые относятся к большому дублированию данных, вносимых в документы, а также значительный бумажный объём самой документации, что вызывает сложности при хранении, транспортировке и корректировке замечаний. Как можно понять, все перечисленные проблемы приводят к серьезному увеличению материальных и трудовых затрат в целом для компании. Цифровизация ведения ИД во многом поможет решить данные проблемы.

Достижение цифровизации в строительной отрасли предполагается путем:

• -    переход на полностью электронный обмен информацией между участниками строительной индустрии;

• -    повышения «цифровой зрелости» отрасли строительства, включая работы по формированию цифровых данных в форме, обеспечивающей их автоматическую и интеллектуальную обработку в информационных системах.

Также на основе вышеизложенных фактов можно выделять ряд проблем, которые вероятней всего будут препятствовать развитию цифровизации в данной сфере:

• -    страх перед внедрение чего-то нового, что в корне меняет уже существующие бизнес-процессы;

• -    высокая стоимость внедряемого софта и отсутствия квалифицированных кадров для работы с ним;

• -    консервативная политика большинства крупных компаний, касающейся непринятия использования усовершенствованных технологий в работе;

• -    высокая стоимость специального программного обеспечения и риски неуспешного внедрения новых цифровых технологий;

• -    недостаток квалифицированных кадров, обладающих необходимой компетенцией для эффективного использования цифровых систем;

• -    низкий уровень применения цифровых технологий отдельными подрядными организациями и их незаинтересованность.

Зачастую ведение документации хоть и осуществляется с помощью таких программ, как Excel и Word, однако, все в ито- ге сводится к многократному заполнению повторяющейся информации, пусть и в электронном виде.

На текущий момент существует широкий выбор программных продуктов отечественного производства, обзор которых представлен в таблице 1.

Таблица 1. Сравнительная характеристика ПО по ведению ИД

Название программного обеспечения	Описание функционала	Стоимость
АЛТИУС [2]	Автоматическая взаимосвязь сметы, «Общего журнала работ», «Журнала входного контроля и учёта материалов», «Акта освидетельствования скрытых работ». Моментальная привязка паспортов к материалам. Автоматическое составление описи. Автоматическая печать пачки документов с вложениями. Учёт договоров. Распределение работ по субподрядчикам Контроль выполнения объёмов по смете. Формирование актов КС-2, КС-3 с расчётом страховых удержаний и зачётом аванса	≈15 000 рублей / месяц
Адепт [3]	Единая цифровая система, где задействованы все участники строительства, (Заказчик, Генподрядчик, Подрядчики, Строительный контроль, ГСН) Автоматизация подготовки и согласования исполнительной документации Присутствует мобильное приложения, что позволяет пользоваться ПО с мобильного устройства.	≈340 000 рублей - единовременный платеж
СКИД [4]	Облачная система для автоматизации строительного контроля и ведения документации по строительным объектам Предоставляет возможность пользователям ПО вести исполнительную документация в электронном виде, в том числе общего и специального журналов, учёт материалов, подписание ЭЦП всеми участниками. Автоматическое формирование предписаний, отправка уведомлений об отчетах и предписаниях всем участникам с возможностью отслеживания прочтения, а также оформление актов освидетельствования с возможностью комментирования генподрядной организаций и службой Заказчика.	Рассчитывается индивидуально, ≈450 000   руб лей.
HARDROLLER [5]	Программное обеспечение, позволяющие сократить трудовые и денежные затраты на подготовку исполнительной документации путем автоматизации ввода данных, формирования, проверки и согласования исполнительной документации	≈25 000     ты- сяч/месяц

На основе таблицы можно увидеть, что программное обеспечение такого рода является достаточно дорогостоящим в долгосрочной перспективе, поэтому с финансовой точки зрения будет выгодней приобретения «вечной» лицензией за единовременную плату. Выбирая между ПО «Адепт» и «Скид» стоит отметить, что их функционал частично совпадает, но стоимость разительно отличается. При этом плюсами более дешевого варианта на фоне конкурента является предельно понятный пользовательский интерфейс, создание единой цифровой системы строительства и наличие мобильного приложения, что расширяет спектр его использования. Таким образом, при переходе компании на электронное ведение ИД на основе проведенного сравнительного анализа рекомендуется использовать программное обеспечение под называнием «Адепт».

Залогом успеха внедрение цифровых решений является не только выбор оптимального ПО, но и потребность в анализе внутренних и внешних факторов, которые могут оказать влияние на процесс внедрения.

С целью оценки таких факторов можно использовать популярный в научных кругах такой метод стратегического планиро-

вания как SWOT-анализ, инструментами которого являются:	Одним из главных преимуществ данного метода заключается в его наглядности и
1)    S (Strength) – Сильные стороны 2)    W (Weaknesses) – Слабые стороны 3)    O (Opportunities) – Возможности 4)    T (Threats) – Угрозы	схематичности, так как все перечисленные факторы формируются в единую таблицу, на основе которой можно оценить весь спектр анализируемых факторов.

Таблица 2. SWOT-анализ внутренних и внешних факторов внедрения цифровизации в ведение ИД

Сильные стороны	Слабые стороны
1)    Огромная экономия трудовых, материальных и временных ресурсов. 2)    Наличие общей среды коммуникации между участниками процесса строительства.	1)    Необходимость в обучении персонала. 2)    Недоверие со стороны некоторых участников строительного процесса.
Угрозы	Возможности
1)    Утеря данных вследствие сбоя программного обеспечения. 2)    Хакерские атаки и взлом системы с раскрытием конфиденциальной информации.	1)    Более грамотное и правильное формирование ИД. 2)    Значительное ускорение процесса ведения ИД.

Отсюда следует, что преимущества внедрения электронного документооборота ИД превалируют над его возможными недостатками, которые можно устранить или минимизировать. Поэтому для обеспечения успешного внедрения данной инновации необходимо осуществить следующие мероприятия:

• 1)    Обеспечить комфортные условия для повышения квалификации персонала в сфере цифровых технологий в строительстве.

• 2)    Разработка обучающих видеоматериалов (вебинаров) для сотрудников, которые будут составлены на основе информации об использовании информационного моделирования в строительства.

• 3)    Внедрение многоуровневой системы мотивации к использованию персоналом цифровых технологий.

Таким образом на основании проведенного исследования можно сделать вывод, что в текущий момент наблюдается серьезная необходимость перевода ИД в цифровой формат, так как проблемы, характерные для бумажного ведения ИД являются существенными и приводят к временному удлинению цикла формирования ИД на каждый объект строительства, что не способствует улучшению производительности труда. С этим могут помочь уже существующие на отечественном рынке программное обеспечение, которые были исследованы в данной работе и выделены оптимальные решения.