Обзор методов автоматизации разработки документов в организации

Современное обеспечение предприятий или организаций документами превращает информацию в более понятный и структурированный вид, что улучшает деловые процессы и добавляет ценности заинтересованным сторонам. Однако создание документов вручную требует значительных усилий, времени и подвержено человеческим ошибкам.

Автоматизация разработки документов является ключевым элементом в современном информационном мире, где огромное количество информации требует быстрой и эффективной обработки. Процесс создания документов вручную может быть крайне трудоемким и подвержен ошибкам, что замедляет бизнес-процессы и увеличивает риски.

Внедрение процессов автоматизированной разработки документов в организации позволяет значительно улучшить эффективность процесса создания документов, минимизировать возможность ошибок и существенно снизить временные и финансовые затраты.

Благодаря автоматизации разработки документов организации могут значительно повысить свою производительность, сократить издержки и улучшить общую эффективность бизнес-процессов. Это также способствует сохранению конси-стентности и стандартизации документов, что важно для обеспечения прозрачности и качества коммуникации как внутри компании, так и с внешними подрядчика-ми/заказчиками, а также контролирующими органами.

Автоматизация разработки документов подразумевает применение специализированных программных решений и методов для упрощения создания различных типов документов, улучшения их качества и процесса обработки информации. Методы автоматизации разработки документов иг- рают важную роль в оптимизации бизнес-процессов и увеличении эффективности труда [3].

Методы автоматизации.

• 1 . Специализированное программное обеспечение.

Один из эффективных способов ускорить процесс создания документов - использовать специализированные программы. Эти программы включают в себя текстовые редакторы, которые помогают создавать, редактировать и заполнять разнообразные документы. Также существуют системы управления контентом, способные автоматически формировать и редактировать тексты. Их применение позволяет сократить время, затрачиваемое на работу с документами. Основные возможности для пользователей [4]:

Основные возможности для пользователей:

• -    автоматическое форматирование текста;

• -    создание шаблонов документов;

• -    автоматическое заполнение информации;

• -    проверка грамматики и орфографии;

• -    коллективная работа над документами.

Применение описанного выше функционала значительно облегчает процесс создания документов. Благодаря автоматизации рутинных задач сотрудники могут сосредоточиться на более значимых делах, что приводит к росту производительности и сокращению времени, которое необходимо для выполнения задач.

Автоматизация создания документов улучшает их качество за счет автоматического контроля правильности оформления. Это важный аспект в современном бизнесе и организациях, так как помогает упростить создание и управление различными типами документации [5].

• 1.1.    Системы управления документацией (DMS)

Этот вид систем представляет собой специализированное программное обеспечение, предназначенное для эффективного управления жизненным циклом документов в организации. Одним из главных преимуществ DMS является возможность автоматизации процесса разработки доку- ментов, что значительно упрощает и ускоряет работу с ними.

К основным функциям DMS относятся:

• -    Создание и использование шаблонов документов. Система предоставляет возможность создавать стандартные шаблоны для различных типов документов, что упрощает их форматирование и содержание.

• -    Автоматическое присвоение метаданных. DMS позволяет автоматически присваивать метаданные документам, что облегчает их поиск, классификацию и организацию.

• -    Контроль версий документов. Система версий документов дает возможность отслеживать изменения и контролировать версии, что помогает иметь доступ к самой свежей информации и избегать ошибок, связанных с использованием устаревших данных.

• -    Уведомления о сроках и задачах. С помощью DMS появилась возможность автоматического уведомления о сроках завершения заданий, связанных с документацией. Это помогает следить за выполнением задач и отслеживать их выполнение.

• -    Автоматическая генерация отчетов. Система может автоматически создавать отчеты на основе документов, что облегчает сбор и анализ данных в организации.

Использование DMS для автоматизации работы с документами позволяет компаниям повысить эффективность, улучшить качество и безопасность документов, а также сэкономить время и ресурсы сотрудников, затрачиваемые на рутинные операции.

• 1.2.    Системы автоматической генерации документов.

Эти системы работают на основе определенных правил и алгоритмов, обеспечивая точную и эффективную генерацию документов.

Основные правила и алгоритмы:

• -    Использование шаблонов: Шаблоны включают предопределенную структуру и форматирование с заполняемыми полями. Алгоритм системы автоматически заполняет эти поля на основе входных данных или параметров.

• -    Интеграция с источниками данных: Такие системы могут подключаться к различным источникам данных, как базы данных, CRM-системы, электронные таблицы и другие, что позволяет автоматически извлекать нужную информацию для заполнения документов.

• -    Автоматическое форматирование и структурирование: Алгоритмы могут автоматически форматировать текст, определять структуру документа (например, заголовки, параграфы, списки) и распределять информацию по разделам согласно заданным правилам.

• -    Проверка и коррекция: Некоторые системы содержат алгоритмы для проверки орфографии, грамматики и стиля текста. Это позволяет автоматически исправлять ошибки и соответствовать установленным стандартам.

• -    Создание динамического контента: Некоторые системы способны генерировать динамический контент на основе входных данных. Это может включать отчеты, графики, диаграммы и другие элементы, которые можно встроить в документ. Эти алгоритмы позволяют создавать документы быстро, эффективно и с минимальными усилиями со стороны человека, делая системы автоматической генерации документов мощным инструментом для создания разнообразных типов документации.

• 1.3.    Системы управления версиями

Системы управления версиями (Version Control Systems, VCS) играют значимую роль в автоматизации разработки документов. Они обеспечивают надежное хранение, совместную работу и позволяют отслеживать изменения в документах, сделанные разными пользователями. В случае необходимости можно восстановить предыдущие версии документов.

Это помогает избежать потери данных, сохранить целостность документации и облегчить совместную работу над документами.

Преимущества использования VCS для разработки документов:

• -    Отслеживание изменений: VCS позволяют легко отслеживать историю изменений в документах. Это помогает команде

видеть, кто, когда и какие изменения внес в текст, обеспечивая прозрачность и контроль качества.

• -    Возможность совместной работы: благодаря VCS несколько членов команды могут одновременно работать над одним документом, избегая конфликтов и потери информации. Система автоматически управляет слиянием изменений, сохраняя целостность документа.

• -    Резервное копирование: VCS предоставляют возможность создавать резервные копии документов на удаленных серверах, предотвращая потерю данных в случае сбоев или ошибок.

• -    Ветвление и слияние. Функции ветвления и слияния в системах контроля версий позволяют разработчикам безопасно пробовать новые изменения без риска повредить основную ветку документации. Это облегчает тестирование и внедрение новых идей.

• -    Автоматизация процесса сборки и публикации. Используя скрипты и системы CI/CD, можно автоматизировать сборку, тестирование и публикацию документации. Это ускоряет процесс разработки и обновления.

• 2.    Использование шаблонов.

Применение шаблонов документов -важный метод автоматизации их создания. Шаблоны помогают стандартизировать формат документов, обеспечивая единообразие и удобство работы [2].

Преимущества использования шаблонов:

• -    Экономия времени: Шаблоны позволяют быстро создавать новые документы, исключая повторные действия по форматированию.

• -    Единый стиль: они помогают соблюдать корпоративный стиль и поддерживать единообразие.

• -    Улучшение качества: Шаблоны снижают вероятность ошибок и несоответствий благодаря заранее определённой структуре.

• -    Удобство управления: Шаблоны легко адаптировать при изменении данных или требований.

• 3.    Системы искусственного интеллекта

Шаблоны представляют собой заранее разработанные структуры, включающие форматирование, стиль и текстовые элементы, что позволяет ускорить создание новых документов и улучшить их качество.

Важным шагом в автоматизации создания документов стало внедрение систем искусственного интеллекта. Применение машинного обучения и нейронных сетей позволяет автоматически обрабатывать и анализировать текстовую информацию, генерировать отчёты и предсказывать возможные ошибки в документах. Эти инновации могут значительно повысить эффективность разработки документов и улучшить их качество [1].

Рассмотрим основные аспекты использования ИИ в автоматизации разработки документов.

Одним из главных преимуществ использования ИИ является создание чётких, точных и структурированных документов в соответствии с установленными правилами и стандартами.

Искусственный интеллект может анализировать информацию, определять контекст, выделять ключевые моменты и создавать тексты с минимальным вмешательством человека.

Ещё одним значительным преимуществом является способность ИИ генерировать большой объём документов практически мгновенно. Искусственный интеллект способен обрабатывать и анализировать огромные объемы информации, осуществляя генерацию текстов по заданным параметрам и шаблонам. Это особенно полезно в ситуациях, когда необходимо создать массовые документы, такие как отчеты, бизнес-планы, договоры и т. д.

Технологии искусственного интеллекта, используемые для автоматизации разработки документов, включают в себя методы:

• -    обработки естественного языка (Natural Language Processing)

• -    машинное обучение (Machine Learning)

• -    глубокое обучение (Deep Learning)

Эти методы позволяют искусственному интеллекту проводить анализ и понимать текстовую информацию, определять ее структуру и контекст, а также генерировать новые тексты на основе имеющихся данных.

Автоматизация разработки документов с помощью искусственного интеллекта позволяет значительно улучшить процессы согласования, одобрения и обновления документов. Искусственный интеллект способен в автоматическом режиме определять изменения и обновления в документах, уведомлять о них участников процесса и обеспечивать актуальность и достоверность информации.

Заключение.

Использование описанных в данной статье методов может отлично помочь в автоматизации разработки различных юридических документов (приказы и распоряжения), документов по закупочной деятельности (технические задания, формы РКМ) и прочей финансовохозяйственной деятельности организации.

Документы технической направленности, необходимые для организации рабочих процессов в подразделениях информационных технологий и информационной безопасности, в большинстве случаев разнятся от организации к организации, имеют различную структуру и наполнение, что не позволяет с использованием существующих продуктов автоматизировать данное направление деятельности.

В частности, для автоматизации разработки документов по информационной безопасности необходимо учитывать большое количество информации по процессам организации, подходам к организации обработки и хранения информации. Данная информация очень редко бывает унифицированная, поэтому очень сложно использовать существующие методы автоматизации разработки документов для закрытия всех задач подразделения по обеспечению информационной безопасности.