Описание информационных потоков и процессов в библиотеке

В библиотеке протекают различные процессы, связанные с обслуживанием читателей, получением новой литературы, актуализацией каталога и прочим. Основным, конечно, является процесс обслуживания читателей. Процесс «Обслуживание читателей» разработан в виде схемы с помощью программного продукта Aris Express (рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 – Алгоритм процесса «Обслуживание читателя»

Рисунок 1.2 – Алгоритм процесса «Обслуживание читателя» (продолжение)

В процессе «Обслуживание читателя» принимают участие два персонажа: пользователь и библиотекарь.

Описание этапов процесса «Обслуживание читателей»:

• 1)    «Обращение к библиотекарю». Пользователь обращается к работнику библиотеки с тем, какая литература ему нужна.

• 2)    «Поиск пользователя в системе». Библиотекарь производит поиск читателя в базе данных. Если пользователь найден – переход к этапу «Поиск книги по каталогу», а если пользователь не найден – переход к этапу «Регистрация нового пользователя».

• 3)    «Регистрация нового пользователя». Если читателя в базе данных не обнаружено, то библиотекарь регистрирует в базе данных нового читателя, требуя информацию о ФИО, телефон и адрес.

• 4)    «Поиск книги по каталогам». В библиотеке существует некоторое количество каталогов, таких как алфавитный, каталог по жанрам и другие. Если в каком-либо каталоге найдена книга, требуемая читателем – переход к шагу «Выдача пользователю», а если не найдена – переход к шагу «Поиск в филиалах».

• 5)    «Поиск в филиалах». Книга не найдена в каталогах библиотеки и работник библиотеки, с использованием межбиблиотечного абонемента производит поиск требуемой литературы в других библиотеках-филиалах. Если книга найдена и находится в одной из городских библиотек, то библиотекарь направляет читателя в эту библиотеку, а если книга найдена в библиотеке другого населенного пункта – переход к шагу «Заказ на поставку». Если же книга не найдена – переход к шагу «Поиск в других библиотеках с использованием системы Opac-Global».

• 6)    «Поиск в других библиотеках с использованием Opac-Global». Так как книга не найдена в каталогах библиотеки и библиотек Валуйского района, работник библиотеки через систему Opac-Global производит поиск данной литературы по всем библиотекам Белгородской области. Если книга найдена в какой-либо библиотеке Белгородской области – переход к шагу «Заказ на поставку», но если книга не найдена, то пользователь получает отказ.

• 7)    «Заказ на поставку». Библиотекарь через систему Opac-Global отправляет запрос на поставку требуемой литературы в данную библиотеку, сообщает пользователю время, когда будет доставлен экземпляр и оповещает пользователя, как только книга поступает в библиотеку.

• 8)    «Получение книги». Библиотекарь получает книгу, которую заказал в другой библиотеке и вносит запись в журнал.

• 9)    «Выдача пользователю». Библиотекарь выдает читателю книгу на руки, с учетом возврата через тридцать дней, однако читатель может позвонить в библиотеку и продлить книгу два раза. Также библиотекарь вносит в карточку читателя запись о выдаче книги, с указанием срока возврата.

• 10)    «Возврат книги». Пользователь возвращает книгу в библиотеку, и библиотекарь вычеркивает запись из карточки читателя.

Были описаны все этапы, которые включает процесс «Обслуживание читателя». Если пользователь зарегистрирован в библиотеке и интересующая его литература найдена в каталоге, то процесс обслуживания протекает в пять этапов. При возникновении некоторых сложностей (например, пользователь не найден) процесс может занимать гораздо больше этапов и гораздо длительное количество времени.

Бизнес-процесс «Регистрация читателя» является одним из основных процессов, протекающих в библиотеках. Алгоритм данного процесса также разработан с помощью программного продукта Aris Express и изображен на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3 – Алгоритм процесса «Регистрация читателей»

Рисунок 1.4 – Алгоритм процесса «Регистрация читателей» (продолжение)

Бизнес-процесс «Регистрация читателей» состоит из восьми этапов:

• -    «Обращение к библиотекарю». Читатель обращается к библиотекарю с просьбой зарегистрироваться в библиотеке для получения литературы.

• -    «Проверка возраста». В ходе данного этапа библиотекарь определяет в каком абонементе зарегистрировать читателя – младшем или старшем. Если читатель младше десяти лет, то библиотекарь заводит карточку младшего абонемента. Если читатель старше десяти лет – в старшем.

• -    «Заведение карточки». Библиотекарь заводит новую карточку читателя либо в старшем, либо в младшем абонементе.

• -    «Внесение необходимых данных в карточку читателя». Библиотекарь вносит в карточку данные о читателе (№ читательского билета, фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, телефон, адрес, абонемент (младший или старший)). Если читатель старше четырнадцати лет, то библиотекарь обязан ввести его паспортные данные.

• -    «Уведомление читателя об успешной регистрации». Библиотекарь уведомляет читателя об успешной регистрации в библиотеке, объясняет правила пользования книгами, объясняет правила выдачи и возврата книг.

• -    «Запись в журнале зарегистрированных читателей». Библиотекарь вносит запись в журнале зарегистрированных читателей.

В библиотеке существует структурное подразделение – отдел комплектования. Данное подразделение решает вопросы, связанные с заказом книг, покупкой литературы, обработкой поступивших изданий, распределением литературы по библиотечной системе и прочим.

Чтобы описать процесс заказа новой литературы, был разработан алгоритм данного процесса, изображенный на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 – Алгоритм процесса «Заказ литературы»

Рисунок 1.6 – Алгоритм процесса «Заказ литературы» (продолжение)

Описание процесса «Заказ литературы»:

• 1)    «Установка связи с поставщиком». Отдел комплектования устанавливает связь с поставщиком. В роли поставщика может быть книжный фонд, книжный магазин, издательство и другие организации.

• 2)    «Заявка на список доступной литературы и его получение». Работник отдела комплектования отправляет поставщику электронное письмо с запросом на список доступной литературы. Данный список содержит каталог наименований литературы, количество единиц и стоимость. В Ответ на данное письмо поставщик отправляет данный прайс-лист.

• 3)    «Выбор литературы и создание контракта». Отдел комплектования выбирает из списка литературы необходимые экземпляры и создает контракт в электронном виде. После чего отправляет по электронной почте отправляет поставщику данный контракт.

• 4)    «Рассмотрение контракта». Поставщик производит рассмотрение условий, предложенных отделом комплектования. Если поставщик согласен

с условиями – переход к этапу «Оформление контракта», а если поставщик не согласен с условиями – переход к этапу «Предложение своих условий».

• 5)    «Предложение своих условий». Так как поставщик не согласен с условиями, предложенными отделом комплектования библиотеки, он вносит свои корректировки в контракт и отправляет его обратно на электронную почту библиотеки.

• 6)    «Рассмотрение юристом условий, предложенных поставщиком». Юрист, находящийся в составе рабочего персонала отдела комплектования, рассматривает откорректированный поставщиком контракт. Если он согласен с условиями поставщика – переход к этапу «Оформление контракта», а если нет – переход к этапу «Создание нового контракта с учетом условий обеих сторон».

• 7)    «Создание нового контракта с учетом условий обеих сторон». Юрист отдела комплектования создает новый контракт, в котором учтены все требования обеих сторон и отправляет его поставщику. Если поставщик согласен с условиями – переход к шагу «Оформление контракта», а если не согласен – возвращение к этапу «Создание нового контракта с учетом условий обеих сторон». При этом изменения в контракте происходят до тех пор, пока не будет достигнут компромисс.

• 8)    «Оформление контракта». Данный этап включает в себя: подпись оригинального контракта библиотекой, оплату приложенной к электронному письму квитанции, отправку бумажной версии контракта по почте.

• 9)    «Отправка литературы по почте». Получив контракт от библиотеки и проверив поступление платежа, поставщик отправляет литературу заказчику.

• 10)    «Обработка литературы». Это заключительный этап, в ходе которого происходит получение литературы отделом комплектования, регистрация изданий, распределение по библиотекам центральной библиотечной системы.