Опыт внедрения информационных систем в образовательной организации на основе использования системы «1С: колледж проф»

Современные информационные технологии предоставляют учебным заведениям огромные возможности в области повышения эффективности учебного процесса и оптимизации работы административных подразделений.

Нам очень часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда в течение нескольких часов нужно составить какой-либо отчет для Министерства образования и науки или оперативно предоставить информацию проверяющим ор- ганам. В таких случаях использование средств автоматизации учебного процесса дает возможность выполнить работу быстро и без ошибок, которые неизбежны при ручной обработке больших массивов информации.

Использование автоматизированной системы управления позволяет ускорять обработку информации и координировать ее потоки, оптимизировать процессы принятия управленческих решений.

На пути внедрения новых технологий мы часто сталкиваемся с рядом проблем. Во-первых, возникает необходимость капитального обновления инфраструктуры, поскольку новое программное обеспечение не может использоваться на устаревших серверах и рабочих станциях, а недостаточно мощные каналы передачи данных не обеспечивают полноценный доступ к информационным ресурсам из-за возросшего количества обращений. При этом капитальная модернизация инфраструктуры требует, как правило, настолько значительных средств и времени, что инновационные технологии оказываются практически недоступными для учебных заведений. Во-вторых, стоит отметить, что не все участники образовательного пространства владеют компьютером в достаточной степени и не все сотрудники колледжа вовлечены в процесс информатизации.

Весной 2011 г. в Южно-Уральском государственном колледже было принято решение об автоматизации основных бизнес-процессов в учебном заведении. В результате анализа представленных на рынке программных продуктов была выбрана система «1С:Колледж», поскольку на тот момент она являлась единственным готовым типовым решением, основанным на широко известной и постоянно развивающейся платформе «1С:Предприятие 8», которая позволяет быстро приступить к работе, отличается широкими возможностями по настройке в соответствии с требованиями учебного заведения, регулярно обновляется, отражает изменения в законодательстве и обладает хорошей масштабируемостью.

Сегодня более 70 % учебных заведений внедряют информационные системы самостоятельно, но при этом качество внедрения сильно различается: от хранения коробки на полке до успешного запуска системы. Необходимо понимать, что внедрение информационной системы — это большой проект, четко координируемый, ориентированный на выполнение определенной цели и достижение конечного результата, имеющий определенные сроки, пусть даже растянутые на несколько лет. Реализация подобного проекта требует командной работы, для чего в образовательном учреждении должен быть назначен руководитель проекта, сформирована рабочая группа, в состав которой должны входить ключевые сотрудники автоматизируемых подразделений и сотрудники, отвечающие за техническое сопровождение, и которая в конкретные сроки должна выполнить работы по внедрению информационной системы.

Для внедрения системы «1С:Колледж» нами была выбрана классическая схема:

• 1)    на начальном этапе проводилось обследование инфраструктуры, выявлялись и устранялись некоторые недостатки;

• 2)    после этого осуществлялось тестирование и адаптация информационной системы, по запросам ключевых сотрудников в системе были произведены некоторые доработки;

• 3)    на следующем этапе выполнялось развертывание информационной системы, ввод исходных данных и опытная эксплуатация. В рамках данного этапа были сформированы все необходимые для работы системы справочники (кадровый учет, справочники по контингенту обучающихся, а также приказы о зачислении и движении контингента), произведена подготовка учебного процесса. В результате на данном этапе были настроены параметры, введены сведения об организации и ответственных лицах, заполнены справочники «Отделения», «Специальности», «Дисциплины», «Учебные периоды», «Территории», «Аудитории», «Цикловые комиссии», «Виды контроля», внесена кадровая информация о сотрудниках и студентах, созданы приказы, которыми сотрудники отнесены к подразделениям, а студенты — к учебным группам;

• 4)    на заключительном этапе по возможности производилось распараллеливание процессов по подсистемам и перевод системы к регулярной работе.

По завершении всех запланированных этапов информационная система была переведена в режим промышленной эксплуатации.

Внедрение «1С:Колледж» в нашем учебном заведении производилось совместно с фирмой «Компьютер в бизнесе», которая является партнером «1С». В рамках данного сотрудничества были освоены подсистемы «Приемная комиссия», «Деканат» и «Учебная часть». Также было проведено обучение ключевых сотрудников, решены вопросы по настройке и обновлению программного продукта.

Выбранная нами схема внедрения информационной системы обладает рядом преимуществ:

• –    наличие четких целей;

• –    хорошая оценка бюджета;

• –    снижение рисков.

Но в тоже время наличествуют и существенные недостатки:

• –    большие сроки реализации проекта, что влечет за собой отсутствие практического результата в течение долгого времени и снижение мотивации у сотрудников;

• –    необходимость начинать сначала в случае смены окружения;

  – дополнительные затраты на проектирование [1].

Результатом реализации данного проекта является достаточно широкое использование информационной системы «1С:Колледж ПРОФ», представляющей собой комплексное решение для управления средним профессиональным учебным заведением на всех уровнях управленческой деятельности — от работы приемной комиссии до выпуска студента.

Данный программный продукт позволил нам:

• 1)    комплексно автоматизировать управление бизнес-процессами, в частности работу приемной комиссии, оперативное управление учебно-методическим процессом, студенческим контингентом;

• 2)    осуществлять накопление информации для анализа и дальнейшего принятия эффективных управленческих решений, что позволяет существенно повысить качество предоставляемых услуг;

• 3)    обеспечить «прозрачность» управления как основным бизнес-процессом (учебным), так и вспомогательными процессами [2].

Программное средство охватывает все процессы, протекающие в образовательной организации, и позволяет автоматизировать работу на местах административно-управленческого персонала, методистов, руководителей учебных групп и других сотрудников, деятельность которых направлена на реализацию основных биз-нес-процессов.

Структура «1С:Колледж» представляет собой набор подсистем, каждая из которых направлена на выполнение определенного функционала [2]. Для всех сотрудников, осуществляющих свою деятельность при помощи «1С:Колледж», в зависимости от их функциональных обязанностей создаются автоматизированные рабочие места и назначаются права на работу в определенной подсистеме либо на выполнение отдельных функций той или иной подсистемы.

Автоматизированные рабочие места, реализованные в комплексе, не изолированы друг от друга и используют общие данные (справочники, регистры сведений). При необходимости они предоставляют свои результаты другим подсистемам, образуя таким образом единое информационное пространство.

Каждая подсистема, представленная в автоматизированном комплексе, обладает широким функционалом и позволяет осуществлять следующие процедуры:

• –    прием документов от абитуриентов;

• –    оперативный учет движения контингента и необходимое делопроизводство по списочному составу отделений;

• –    учет текущей и промежуточной аттестации студентов;

• –    планирование, учет и анализ выполнения работ по обучению студентов;

• –    формирование на основе учебных планов нагрузки преподавателей, составление расписания учебных занятий, их регистрация;

• –    учет расчетов со студентами;

• –    учет проживающих в студенческих общежитиях;

• –    формирование отчетов в различных формах по всем направлениям деятельности колледжа.

«1С:Колледж ПРОФ» обладает рядом технологических достоинств. Использование современной трехуровневой платформы позволяет специалистам информационной службы быть уверенными в надежности хранения данных, производительности и масштабируемости системы.

Благодаря использованию платформы «1С:Предприятие 8.3» сегодня реализованы следующие клиентские приложения:

• 1)    «Тонкий клиент», позволяющее подключаться по протоколам http или https, при этом вся бизнес-логика реализуется на сервере. Удаленные подразделения могут, используя тонкого клиента, подключаться через Интернет и в онлайн-режиме работать с информационной базой. Такая схема значительно повышает безопасность и скорость работы;

• 2)    «Web-клиент», не требующее установки на компьютер пользователя никаких компонент и обеспечивающее оперативный доступ к информационной базе для «мобильных» сотрудников [2].

На сегодняшний день в условиях жесткой конкурентной борьбы на рынке любое предприятие, и образовательные организации в том числе, не в силах успешно осуществлять свою деятельность без использования современных информационных технологий. В целом информационная система — это организационно упорядоченная взаимосвязанная совокупность средств и методов, используемых для достижения поставленной цели. Сегодня информационная система — это не банальная оболочка, предназначенная для хранения данных, а в первую очередь инструмент, помогающий выявлять, анализировать и своевременно решать проблемы и предопределяющий дальнейшее развитие современной образовательной организации. Однако техническое воплощение информационной