Организация и методика внутреннего бухгалтерского контроля в организациях жилищно-коммунального хозяйства

Развитие российского варианта социально ориентированной рыночной экономики, обеспечивающей мировые стандарты качества жизни и учитывающей национальные ценности, а также традиции России, требует создания адекватных систем управления на всех уровнях и в первую очередь как в крупномасштабном хозяйствующем субъекте [7, с. 6], так и в субъектах малого и среднего бизнеса жилищно-коммунального хозяйства (ЖКХ).

С 1 января 2013 г. Федеральным законом «О бухгалтерском учете» официально установлена обязанность организаций осуществлять внутренний контроль со- вершаемых фактов хозяйственной жизни. Недавно Минфин России подготовил рекомендации по этому вопросу.

Например, вопросы внутреннего контроля в экономических субъектах регламентируются нормами, устанавливающими создание ревизионных комиссий финансовохозяйственной деятельности общества:

• -    ст. 85 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;

• -    ст. 47 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Требования, предусмотренные дан- ными федеральными законами, необходимо соблюдать. Минфин РФ разработал общие рекомендации для хозяйствующих субъектов по организации и осуществлению ими внутреннего контроля бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности (информация Минфина России № ПЗ-11/2013). В данном документе дано понятие внутреннего контроля как процесса, направленного на получение достаточной уверенности в том, что организация обеспечивает:

• а)    эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;

• б)    достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности;

• в)    соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета.

Основными элементами внутреннего контроля экономического субъекта являются:

• – контрольная среда;

  – оценка рисков;

  – процедуры внутреннего контроля;

  – информация и коммуникация;

  – оценка внутреннего контроля.

Контрольная среда представляет собой совокупность принципов и стандартов деятельности организации, которые определяют общее понимание внутреннего контроля и требования к внутреннему контролю в организации в целом. Она отражает культуру управления организацией и создает надлежащее отношение персонала организации к осуществлению данного контроля.

Коммуникация как элемент внутреннего контроля – это способ распространения информации, необходимой для принятия управленческих решений и осуществления внутреннего контроля. Например, каждый сотрудник организации должен быть осведомлен о рисках, относящихся к сфере его ответственности, об отведенной ему роли и задачах по осуществлению внутреннего контроля и информированию руководства.

Постановка контроля за фактами хозяйственной жизни очень важна для организации. Контроль традиционно подразделяется на предварительный, текущий и последующий. Оптимально, когда эти этапы разделены между разными работниками организации. Если санкционирование и контроль за совершением хозяйственных операций будут поручены одному должностному лицу, это может привести к ошибкам и возможным злоупотреблениям с его стороны – ведь он полностью контролирует хозяйственную жизнь. Если же на определенных этапах контроля участвуют разные сотрудники, это повышает независимость и эффективность контрольных мероприятий. Для их проведения целесообразно (не обязательно, но желательно) создать комиссию по внутреннему контролю. Именно ее члены будут независимыми ревизорами.

Оценка рисков и управление ими также являются важной составляющей системы внутреннего контроля.

Под риском понимается сочетание вероятности и последствий недостижения экономическим субъектом целей деятельности. Риски могут быть сгруппированы по следующим видам: фи- нансовые, правовые, страновые и региональные, репутационные и др.

Информация о рисках хозяйственной деятельности необходима организации для полного представления о своем финансовом положении, финансовых результатах деятельности и изменениях в своем финансовом положении.

Утверждаю

Генеральный директор ( директор ) УК ООО «Родная гавань»

ПОЛОЖЕНИЕ О РАСПРЕДЕЛЕНИИ ПОЛНОМОЧИЙ И ФУНКЦИЙ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ООО «Родная гавань»

Совет директоров ООО «Родная гавань»:

• –    устанавливает общие принципы к внутреннему контролю;

• –    утверждает стандарты, методики организации и осуществления внутреннего контроля на уровне организации в целом;

• –    принимает решения по повышению эффективности внутреннего контроля;

• –    наблюдает за процессом обеспечения соблюдения законодательства и кодекса делового поведения (этики) организации.

Ревизионная комиссия (ревизор) ООО «Родная гавань»:

• –    наблюдает за эффективностью внутреннего контроля, независимостью службы внутреннего контроля;

• –    анализирует отчеты о состоянии внутреннего контроля.

Генеральный директор (директор) ООО «Родная гавань»:

• –    отвечает за организацию и осуществление внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни;

• –    отвечает за ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности в целом;

• –    проводит регулярные встречи с руководителями подразделений организации с целью выявления существенных рисков, проблем внутреннего контроля и корректировки существующих планов;

• –    анализирует результаты и качество выполнения разработанных подразделений организации мероприятий (корректирующих шагов) по совершенствованию внутреннего контроля;

• –    рассматривает случаи злоупотреблений и оценивает адекватность принятых руководителями подразделений мер по предупреждению таких случаев.

Главный бухгалтер ООО «Родная гавань»

• –    отвечает за организацию и осуществление внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Руководители подразделений и иной персонал ООО «Родная гавань» в соответствии со своими полномочиями и функциями, определенными должностными инструкциями и Положением о документообороте ( графиком документооборота):

• –    проводят оценку рисков;

• –    составляют и обновляют документацию, являющуюся составной частью Положения о внутреннем контроле организации;

• –    осуществляют внутренний контроль в соответствии с установленным порядком.

• –    осуществляют оценку внутреннего контроля.

Рисунок – Пример документального оформления порядка распределения полномочий и функций при организации внутреннего контроля в организациях ЖКХ

Организации, публикующие годовую отчетность по каждому виду рисков в годовой бухгалтерской отчетности, обязаны раскрывать информацию о таких качественных характеристиках своей хозяйственной деятельности, как подверженность рискам, причины их возникновения; концентрации риска (описание конкретной общей характеристики, которая отличает каждую концентрацию (контрагенты, регионы, валюта расчетов и платежей, др.); механизм управления рисками (цели, политика, процедуры, применяемые в области управления рисками, и методы, используемые для оценки риска, и т.п.); изменения по сравнению с предыдущим отчетным годом (информация Минфина России № ПЗ-9/2012).

Для достижения финансовой стабильности организация ЖКХ может применять следующие процедуры внутреннего контроля:

– документальное оформление (например, осуществление записей в регистрах бухгалтерского учета на основе первичных учетных документов, в том числе бухгалтерских справок; включение в бухгалтерскую (финансовую) отчетность существенных оценочных значений исключительно на основе расчетов);

– проверка оформления первичных учетных документов на соответствие установленным требованиям при принятии их к бухгалтерскому учету;

– санкционирование (авторизация)

сделок и операций, обеспечивающее подтверждение правомочности совершения их. Как правило, оно выполняется персоналом более высокого уровня, чем лицо, осуществляющее сделку или операцию;

– сверка данных;

– разграничение полномочий и ротация обязанностей персонала;

– процедуры контроля фактического наличия и состояния объектов, в том числе физическая охрана, ограничение доступа, инвентаризация;

– надзор за правильностью осуществления сделок и операций, выполнения учетных операций, точности составления бюджетов (смет, планов), соблюдением установленных сроков составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;

– процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами (правила и процедуры, регламентирующие доступ к информационным системам, данным и справочникам, правила внедрения и поддержки информационных систем, процедуры восстановления данных и др.).

В любом случае, если основные процедуры контроля фактов хозяйственной жизни соблюдаются не формально, а хорошо проработаны, то они позволят обеспечить высокую эффективность внутреннего финансового контроля организации в целом.

Порядок организации и осуществления внутреннего контроля необходимо оформить документально на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Положения, касающиеся организации внутреннего контроля, являются частью учредительных и внутренних организационнораспорядительных документов организации (приказов, распоряжений, положений, должностных и иных инструкций, регламентов, методик, стандартов бухгалтерского учета).

Применительно к ведению бухгалтерского учета, в том числе составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности, контрольную среду могут описывать положение о бухгалтерской службе, учетная политика организации, требования к квалификации бухгалтерского персонала и другие документы, устанавливающие общие требования к среде, в которой организуется и ведется бухгалтерский учет, порядку взаимодействия подразделений и персонала организации и принятия решений по вопросам бухгалтерского учета.

Документами, устанавливающими правила коммуникации, могут являться: положения, графики предоставления данных и составления отчетности, должностные инструкции.

Документацию по организации внутреннего контроля необходимо регулярно обновлять. Оценивать необходимость ее обновления нужно не реже одного раза в год. Основанием для обновления документации могут являться, например, результаты непрерывного мониторинга внутреннего контроля, организационные изменения, изменения процессов и процедур работы организации. Порядок организации внутреннего контроля, в том числе обязанности и полномочия подразделений и персонала организации, определяются в зависимости от характера и масштабов ее деятельности, особенностей ее системы управления.

При организации внутреннего контроля необходимо исходить из следующего:

– внутренний контроль должен осуществляться на всех уровнях управления организации, во всех ее подразделениях;

– в осуществлении внутреннего контроля должны участвовать все сотрудники в соответствии с их полномочиями и функциями;

– полезность внутреннего контроля должна быть сопоставима с затратами на его организацию и осуществление.

Внутренний контроль, как правило, осуществляют:

– органы управления организации;

– ревизионная комиссия (ревизор);

– главный бухгалтер или иное должностное лицо организации, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета;

– внутренний аудитор (служба внутреннего аудита);

– специальные должностные лица, специальное подразделение организации, ответственные за соблюдение правил внутреннего контроля, предусмотренного иными федеральными законами;

– другой персонал и подразделения организации.

При организации и осуществлении внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни организация должна руководствоваться требованием рациональности.