Основные подходы к моделированию бизнес-процессов фирмы

Главной целью мероприятий по выделению бизнес-процессов является получение общей картины функционирования организации. Такая картина должна отражать все задействованные ресурсы, выполняющиеся последовательности процедур, результаты выполнения этих процедур и т. д. [1].

Рассмотрим основные подходы к моделированию бизнес-процессов.

В настоящее время существует множество подходов или стандартов описания бизнес-процессов. Однако на самом деле классическая технология их описания состоит всего лишь из двух стандартов — DFD (DataFlowDiagram) и WFD(WorkFlowDiagram) [2].

Первый стандарт – это диаграмма потоков данных. Она применяется при описании бизнес-процессов высокого уровня.

Второй стандарт – это диаграмма потоков работ. Она используется для определения бизнес-процессов нижнего уровня. Все остальные стандарты лишь дополняют уже вышеуказанные.

Суть построение диаграмм потоков данных (DFD) заключается в следующем. В диаграмме информационных потоков отражены работы. Они входят в состав описываемого бизнес-процесса. Кроме того, показаны «входы» и «выходы» каждой операции. Такие «входы» и «выходы» являются информационными или материальными потоками. Кроме того, «выход» одной операции, может быть «входом» для другой (Рисунок 1)[2].

Рис. 1. DFD диаграмма бизнес-процесса

Входы и выходы, которые были показаны при описании окружения бизнес-процесса, являются внешними. Внешние входы на DFD-схеме поступают извне от поставщика процесса, а внешние выходы уходят к клиенту процесса. При построении DFD-схемы бизнес-процесса их нужно перенести со схемы окружения процесса DFD-диаграмму. Для окончательного описания бизнес-процесса остается описать только внутренние информационные и материальные потоки. Каждый из них является выходом одной из работ и в то же является входом для другой [3].

При построении DFD-схемы бизнес-процесса нужно помнить, что данная схема показывает материальные и информационные потоки, при этом, не отражая временной последовательности работ. В большинстве случаев временная последовательность работ совпадает с направлением движения потоков в бизнес-процессе.

Наглядным представлением бизнес-процессов предприятия является сеть процессов, которая представляет DFD-схему. Она построена на основе бизнес-процессов, составляющих дерево, и показывающая взаимодействие между различными процессами.

Для того, чтобы не загружать модель, связи подчинения и виды бизнес-процессов не показываются. Сеть процессов представляет более полное системное представление о функционировании предприятия, в отличии от дерева бизнес-процессов. Сеть процессов демонстрирует элементы фирмы, а также взаимодействие между ними. Также сеть бизнес-процессов помогает провести мониторинг модели фирмы, показать насколько она целостна, насколько правильно выделены бизнес-процессы, а также показать каково ее внешнее окружение. При построении DFD-схемы бизнес-процесса необходимо использовать «правило семи» [3].

Данное правило говорит о том, что необходимо подобрать такой уровень абстрагирования и детализации, для того, чтобы графическое отображение бизнес-процесса состояло в среднем из семи работ.

В результате большей конкретности и большого количества работ приведет к серьезной сложности в отображении схемы и понижению возможно проведения качественного исследования процесса фирмы.

В данном случае работы и операции будут слишком увеличены, что снизит возможность проведения качественного исследования анализа и совершенствования деятельности фирмы.

В случае если для достижения целей оптимизации бизнес-процесса требуется большая его детализация, то следует провести декомпозицию работ.

Рассмотрим второй стандарт WFD (Рисунок 2). При описании бизнес-процессов нижнего уровня используются процессные схемы диаграмм потоков данных — WFD (WorkFlowDiagram).

Начало

Рис. 2. WFD диаграмма бизнес-процесса

С помощью логических операторов, которые также называют блоками принятия решений, показывают альтернативы, которые происходят в процессе, т. е. показывается, в каких случаях процесс протекает по одной технологии, а в каких случаях по другой.

Процесс имеет определенное время начала и конца, это можно увидеть с помощью событий начала и окончания. Для жестко формализованных бизнес-процессов, например, таких как бюджетирование, в качестве событий может выступать время.

Элементы задержки применяются в случае, когда цель исследования и описания бизнес-процесса - это его временная оптимизация в дальнейшем. Существуют места, в которых существует разрыв во времени между последовательностью выполнения работ. В таком случае, следующая работа стартует через определенный промежуток времени и только в когда завершится предшествующий [1].

В итоге описание бизнес-процесса представляет собой иерархически упорядоченный набор DFD- и WFD-схем. В нем схемы верхнего уровня ссылаются на схемы нижнего уровня. При этом схемы DFD, используемые на более высоких уровнях, декомпозируются или ссылаются на схемы DFD и WFD. Схемы WFD, используемые на более низких уровнях декомпозируются или ссылаются только на схемы WFD.

Рассматривая стандарты бизнес-моделирования, необходимо остановиться на способах описания моделирования биз-нес-процессов [1].

• 1.    Текстовый способ - это текстовое описание бизнес-процесса. Является самым простым способом. У многих фирм существует свои документы, которые регламентируют деятельность. Определенная часть таких документов является процессными регламентами. Это и есть текстовое описание бизнес-процессов.

• 2.    Табличный способ описания процесса в фирме является более конкретным. Кроме того, предполагает разделение процесса по ячейкам таблицы. Каждый столбец и строчка имеют свое значение.

• 3.    Графический способ самый развитый на данный момент. Общепризнанный факт, что такой способ обладает эффективностью при решении задач по описанию и исследованию деятельности фирмы.

Для анализа и совершенствования деятельности фирмы такой способ обладает существенном недостатком. Рассмотреть системно бизнес-процесс, а также провести его анализ, практически невозможно.

В этой связи, использование текстового подхода при описании бизнес-процесса, снижает производительность и качество решений по совершенствованию деятельности. Данное обстоятельство явно проявляется, когда решение принимается коллективно.

После того, как исследованы основные подходы и способы описания бизнес-процессов, следует остановится на подробном описании, анализе и оптимизации. Опираясь на практику осуществления таких проектов, можно сказать, что прежде, чем проводить детальное описание бизнес-процессов нужно описать и понять основные цели и критерии их усовершенствования.

На данной стадии это возможно сделать опираясь на показатели быстрого исследования деятельности фирмы. Такое исследование проводится, если есть какая-то проблема в бизнес-процессе.

Сначала необходимо осуществлять планирование целей и показателей совершенствования. Это нужно для роста эффективности самого проекта совершенствования бизнес-процессов.

На первой стадии любого проекта должна быть сформулирована цель, отвечающая всем smart-критериям. Одна из распространенных ошибок многих фирм -это начало описания бизнес-процессов без конкретной цели. В результате в процессе разработки детальных процессных схем возникают проблемные поля. С практической точки зрения, создание подобных проектов неэффективно. Не определив конкретную цель, описывать бизнес-процессы не имеет смысла. Часто это не дает никаких результатов, при этом отнимает большое количество различных ресурсов. И как результат - отказ от проведения подобных работ.

Кроме того, не имея изначально конкретной цели и критериев совершенствования бизнес-процесса нельзя выбрать оптимальный подход, методы описания, инструменты анализа и совершенствования.

Можно сделать вывод, что, прежде чем начинать описание бизнес-процессов, а необходимо сначала сформулировать кон кретную цель.

Цели и критерии оптимизации бизнес процессов базируются на ключевых пока зателях процессов, определяющих эффек тивность и конкурентоспособность орга низации.

также их анализ и условия оптимизации,