Особенности делового общения во внешней экономической деятельности

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. обязательное исполнение принятых правил, которые основаны на национальном и культурном наследиях, профессиональными этическими принципами.

Деловое общение – одно из важных составляющих пространства общественных отношений особенно в среде бизнеса. Знание научной школы общения, этикета, умение     искусно владеть словом является основополагающей в сфере внешнеэкономической деятельности (ВЭД). ВЭД – это свод функций организационных, экономических, производственных, хозяйственных, коммерческих деятельности предприятия с целью выхода на мировой рынок с учетом соблюдения внешнеэкономических интересов, стратегических задач, умения их реализации и взаимодействия с партнерами зарубежных стран. В настоящее время для успешного ведения внешнеэкономической деятельности специалистам этого направления следует повышать свой уровень коммуникативной компетентности.

Только активное деловое общение в сфере внешнеэкономической деятельности позволит создать круг партеров как физических, так и юридических лиц в различных отраслях мировой экономики готовых к сотрудничеству, заключению сделок, подписанию договоров и контрактов.

Формы делового общения весьма разнообразны - это могут быть телефонные переговоры, переписка, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, беседы при личной встрече, но могут быть при использовании современных коммуникативных средств, не исключено и общение в неформальной обстановке.

Общение по телефону давний и распространенный вид взаимодействия имеет определенные правила общения. Прежде чем позвонить партнеру следует обдумать ход разговора, возможно, составить его план, в котором предусмотреть все интересующие вопросы, а также что нужно узнать у собеседника. При этом следует помнить, что разговор не должен быть затянут, должна четко и ясно прослеживаться тема разговора. Разговор начинается с того, что называешь свою фамилию, имя, должность и фирму, от лица которой ведешь разговор. Следует поинтересоваться, с кем начат разговор, если собеседник не представился. Собеседника слушают внимательно не перебивая, но в то же время долго молчать нельзя и подтверждают свое участие в разговоре . При достижении определенной договоренности во время телефонного разговора по его окончанию следует направить собеседнику подтверждение, о договоренности используя телекс, факс, письмо.

Деловая переписка-это официальное деловое письмо, как правило, на бланке, который является визитной карточкой фирмы.

Деловая корреспонденция должна быть посвящена одному вопросу и путям его решению, кроме того должна быть точной и лаконичной, доступной, логичной и последовательной, уважительной и корректной, интересной адресату, в ней следует показать выгодность взаимных партнерских отношений либо рациональность в их разрыве.

Деловая беседа предполагает взаимный обмен данными, сведениями, мнениями по определенному кругу вопросов и предваряет переговоры, но не предполагает принятие решений. При подготовке беседы следует использовать основные условия: четко определить предмет беседы. Важно не только определить проблему, но и глубоко, всесторонне ее изучить, а так же уяснить интересы партнеров; для результативной деловой беседы следует разработать несколько вариантов ее планов и программ, определить место, дату и время проведения. При этом помнить, что беседу лучше проводить на своей территории, но не исключена возможность встречи и на территории собеседника. Во время беседы партнеры должны быть внимательными, вежливыми, владеть хорошими манерами, психологическая уравновешенность является хорошим тоном во время беседы. Умение выслушать собеседника, прислушаться к его аргументации, стремление понять его точку зрения, продемонстрировать уважительное отношение к мнению партнера и его замечаниям все это позволит укрепить контакт с партнером, а компромиссы позволяют заключать взаимовыгодные сделки.

Деловой протокол - это свод определенных наработанных многими поколениями правил и норм делового общения принятого всем мировым сообществом. Содержание протокола многообразно по спектру вопросов: организация и подготовка приема делегаций, их сопровождение, разработка и подписание официальных документов, культурная программа, проведение обедов, делового общения в неформальной обстановке.

Деловые переговоры проводятся в соответствии с протоколом и являются основополагающей частью делового общения. Переговоры проводятся с партнерами, которые имеют ряд вопросов касающихся интересов обеих сторон. В процессе переговоров проходят обсуждения для достижения конкретной цели и принятия взаимовыгодных решений, заключения сделки, международного контракта, согласовать и подписать документы о сотрудничестве, заключить договоры с посредниками, другими организациями, способствующие осуществлению внешнеэкономической деятельности, рассмотреть и урегулировать разногласия.

Переговоры выполняют ряд функций:

• -    подготовка новых связей, ее цель обмен информацией для изучения партнера его интересов и возможностей, как правило, это происходит во время переговоров

• -    обмен взглядами, точками зрения, информацией характерен для ситуации, когда стороны не готовы к совместным решениям, переговоры носят предварительный информационный характер,

• -    преодоление разногласий сторон, сближение позиций с целью достижения соглашений на основе взаимных уступок для заключения договора.

• -    регулирование, контроль, упорядочение действий. Корректировка достигнутых договоренностей при возникновении отклонений путем новых переговоров для урегулирования возникших разногласий с целью повышения эффективности деятельности.

Для проведения деловых переговоров требуется интенсивная плановая подготовительная работа, которая заключается в:

• -    изучение темы предстоящих переговоров, сложившейся ситуации на рынке по данной теме, досье на фирму и ее представителей, участвующих в переговорах, всю переписку с партнером;

• -    подготовке несколько вариантов рабочих проектов протоколов, соглашений, договоров, контрактов, договорных цен, возможные варианты колебаний этих цен, программу пребывания делегации;

• -    согласование возможных компромиссных решений для урегулирования разногласий;

• -    определение места, времени проведения переговоров, сосьава участников переговоров.

В процессе подготовки переговоров могут проводиться предварительные консультации и личные встречи разных специалистов по направлениям и руководящей значимости с целью изучения точек зрения и занимающих позиций партнеров, обсуждения и глубокого и детального обоснования той или иной позиций, а так же их согласование и выработка предварительных договоренностей.

Процесс переговоров из-за разных точек зрения можно разделить по своему видению на два противоположных стиля: партнерский и конфронтационный.

Для партнерского стиля переговоры – это средство совместного изучения проблемы для ее решения. Достижение в положительном решении разногласий при таком подходе рассматривается как устранение противоречий и возможность учесть интересы обоих партнеров. Конфронтационный стиль- переговоры это борьба, победа в ней главная цель переговоров для максимального достижения собственных интересов любой ценой, а уже отсюда — завышенные требования, торги и т.д.

Переговоры ведутся для достижения определенной выгоды и прибыли для своего предприятия. Во многом от умения и опыта вести переговоры зависит их результат. Но в любом случае они должны быть полезными для всех партнеров по переговорам.

Для проведения успешных переговоров следует придерживаться основных постулатов:

• -    инициативность - для создания предпосылок в получении определенных                  коммерческих                  выгод;

• -        рациональность-это        эмоциональная        сдержанность;

• -    понимание - это внимательное отношение к точке зрения партнера, что позволит         принять         взаимоприемлемые         решения;

• -    достоверность. Правдивые данные и прозрачность сведений является сильной       стороной       при       ведении       переговоров;

• -    точность. Дисциплина по времени ведения переговоров обсудить интересующие вопросы с большей эффективностью для переговоров; - способность идти на взаимные уступки.

  -целеустремленность     при     решении     главной     задачи.

По итогам переговоров заключаются договоры, контракты.

Грамотное, деловое ведение переговоров связанных с внешнеэкономической деятельностью способствует повышению ее результативности, в этом играет значительную роль деловое общение.

От подготовленности участников ВЭД в части владения наукой и искусством делового общения, знанием норм и правил, умением вести встречи, переговоры, деловые беседы, соблюдений делового протокола в большой степени зависит эффективность ВЭД

В данной статье сделан обзор некоторых форм делового общения во ВЭД. Вкратце проанализировано ведение деловых бесед, переговоров, затронуто изучение делового протокола. В итоге можно сказать, что соблюдение всех правил, норм, этикета, четкое грамотное ведение делового общения на встречах любого ранга, в том числе и международного, будет всегда иметь достаточно высокую оценку в профессионализме и способствовать успеху во всех деловых встречах внешнеэкономической деятельности. Данная статья-это обзор некоторых вопросов в изучении делового общения в ВЭД, которая может позволить более детально и глубоко изучить данное направление делового общения.