Особенности механизма формирования бизнес-процессов на предприятии с использованием процессного подхода

Последнее время процессный подход привлекает всё больше новых компаний и организаций. Предприятия всё чаще прибегают к использованию данного метода. Главы фирм стараются использовать методы процессного подхода с целью увеличить эффективность организации. Внедряя его, большинство из них не понимают, насколько серьёзные усилия необходимо применить, чтобы получить существенные результаты. Причем, если в случае этого внедрения руководители организаций уделяют недостаточно внимания решению данного вопроса, то систему управления процессами создать не получится. Вследствие этого, подобные действия не всегда приводят к желаемому результату.

Процессный подход вводит горизонтальное управление на предприятии, которое пересекает барьеры между различными функциональными единицами, собственно, что даёт возможность акцентировать усилия всех подразделений на первостепенных целях организации и управлять процессами системно, учитывая и понимая их взаимосвязи и взаимодействия.

В сравнении с функциональным подходом, процессный подход в большей мере ориентируется на цели, стратегию развития и задачи компании. Это говорит о том, что организация должна идентифицировать своих заказчиков и другие заинтересованные лица, а также их запросы, потребности и ожидания, чтобы определить требуемые выходы организации. Процессный подход выстраивается в соответствии с целями компании, что требует сбора информации, анализа текущих и определения перспективных требований клиента и других заинтересованных сторон, а также других потребностей и ожиданий. Предприятие должно иметь постоянный контакт со своими потребителями и другими заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить поставки, соответствующие их запросам, потребностям и ожиданиям.

Для того чтобы управление организацией было более успешным, необходимо выстраивать очерёдность действий в идентификации и планировании бизнес-процессов, учитывая специфику предприятия. Иначе говоря, на объединённых предприятиях стадии внедрения бизнес-процессов необходимо осуществлять в бизнес-единицах входящих в их состав.

Как для предприятия - самостоятельной бизнес-единицы, так и для корпоративной организации, состоящей из нескольких бизнес-единиц, предлагается формировать бизнес-процессы в несколько следующих этапов:

Первый этап - по результатам детального обследования фирмы определяется перечень всех процедур, как в бизнес-единицах, так и на предприятии в целом.

На втором этапе определяется программа обеспечения внедрения бизнес-процессов на уровне всего предприятия, состоящая из следующих элементов: ответственность руководства; менеджмент ресурсов; выпуск продукции; измерение, анализ, совершенствование, управление нормативной документацией.

Третий этап - на базе приобретенной информации о текущих процессах создаётся «Карта процессов» с отражением всех процедур и их взаимосвязями, как в рамках отдельной бизнес-единицы предприятия, так и в масштабах всей корпорации.

На четвёртом этапе выполняется классификация групп процессов на главные и дополнительные.

Пятый этап - происходит идентификация каждого бизнес-процесса в соответствии с моделью описания бизнес-процесса, которая состоит из: названия процесса, кода процесса, содержания, цели, функции, места процесса в ряду других процессов, порядка выполнения процесса в виде блок-схемы или алгоритма, нормативов, измеряемых параметров процесса, плановых показателей, необходимых ресурсов.

На последнем, шестом этапе выполняется разработка показателей результативности и эффективности для бизнес-процессов и его функций .

Способствовать результативности и эффективности предприятия в достижении поставленных задач - это основная цель процессного подхода. Процедуры же должны выстраиваться по порядку, то есть в соответствии с целями организации.

Под понятием «результативность процесса» понимается способность достичь желаемого результата, а под понятием «эффективность процесса» — соотношение достигнутых результатов и использованных ресурсов, причем анализ их результативности и эффективности может производиться как силами самой компании, так и внешними специалистами.

Выгода, которую организации получают от использования процессного подхода характеризуется полученными и рассчитанными показателями результативности и эффективности. Заключается же она в следующем:

• -    интеграция и согласование процессов для достижения запланированных результатов;

• -    возможность сфокусировать усилия на результативности и эффективности процессов;

• -    обеспечение доверия клиентов и других заинтересованных лиц в отношении стабильного функционирования организации;

• -    прозрачность операций внутри компании;

• -     более низкие затраты;

• -     более короткая длительность циклов благодаря эффективному

использованию ресурсов;

• -     состоятельность и прогнозируемость результатов;

• -    вовлечённость людей в действия и уяснение ими своих обязанностей.

Такие авторы, как С.К. Фомичев и Н.И. Скрябина, предлагают восемь типов-показателей для измерения результативности и эффективности процессов:

• 1.    Стоимость процесса — отношение суммы потребленных ресурсов к сумме запланированных;

• 2.    Продуктивность процесса - отношение фактической и плановой продуктивности;

• 3.   Оценка выходных параметров;

• 4.   Оценка входных параметров;

• 5.   Эффективность процесса —  соотношение фактического

• 6.    Производительность процесса — отношение фактического выхода и продолжительности процесса;

• 7.    Результативность процесса;

• 8.    Удовлетворенность потребителя.

выхода и фактического входа;

Можно использовать любой из вышеперечисленных показателей для расчета эффективности и результативности процесса, но при этом нужно понимать, что на каждой конкретной организации рекомендуется применять свой набор показателей, способствующий реализации поставленных стратегических целей и задач, и разрабатываемый с учетом основных функций, то есть элементов главного бизнес-процесса: исходя из этого предлагается проводить оценку эффективности внедрения бизнес-процессов на предприятии по следующему алгоритму:

• 1)    Выбор и расчет показателей эффективности бизнес-процессов организации согласно поставленным стратегическим задачам и целям;

• 2)    Выбор и расчет показателей результативности бизнес-процессов организации, и сравнение полученных данных с рекомендуемыми;

• 3)    Расчет комплексных показателей результативности и эффективности, определение рентабельности функционирования предприятия.

  

Рисунок 1 - Определение эффективности внедрения бизнес-процессов

Реализовав предлагаемый алгоритм оценки внедрения бизнес-процессов в организации можно получить комплексную схему логистической системы предприятия. Данная схема состоит из следующих компонентов: логистическая стратегия; задача логистики по процессам; бизнес-процессы; показатели результативности и эффективности процессов.

На любом предприятии используется свой метод осуществления процессного подхода, и это нормально, поскольку каждая организация должна учитывать свои особенности, специфику деятельности и традиции. Организация осуществляет процессный подход на практике, опираясь на общность основ, принципов и последовательность действий. Главной и основной ценностью данного подхода является нацеленность на конечный результат деятельности, то есть в этом случае важен не промежуточный итог деятельности, а её вклад в конечный результат. Можно сказать, что данный метод является, как одним из самых известных менеджерам в теории, так в тоже время и одним из самых сложных и труднореализуемых ими на практике.

Так как внедрение бизнес-процессов на предприятии, обычно обосновано необходимостью получения конкурентных преимуществ, то некоторые авторы, в число которых входит С.Д. Ильенкова, полагают разумным проведение SWOT-анализа на раннем этапе внедрения процессного планирования. Я полностью согласен и поддерживаю данное предложение, и считаю, что если в общем понимании SWOT-анализ применяется в целом к предприятию, то для описания свойств и параметров бизнес-процессов возможно использование модифицированной SWOT-матрицы, изменение которой заключается в том, что её внешняя среда может быть представлена требованиями международных стандартов качества. Это говорит о том, что в квадранте S будут выделены преимущества бизнес-процессов в системе процессов, а в квадранте W — слабые стороны функционирования процессов, требующие корректировки. В квадранте О - рассмотрены признаки функционирования бизнес-процессов, соответствующие требованиям и принципам стандартов ИСО 9000, а в квадранте Т — проанализированы бизнес-процессы с позиций несоответствия требованиям и принципам стандартов ИСО 9000, и требующие корректировки.

Соответственно, исходя из данной матрицы, последуют рекомендации по устранению или, хотя бы уменьшению наличия и влияния слабых сторон, и описание корректирующих действий процесса для успешного функционирования бизнес-процесса.

Взаимосвязь управления бизнес-процессами с бизнесом предприятия состоит в том, что улучшение функционирования отдельных бизнес-процессов улучшает в конечном итоге систему качества и деятельность предприятия в целом. Это вытекает из направленности процессов на конечный результат, то есть достижения роста прибыли, степени удовлетворения потребителей, а также сокращения непроизводительных затрат. Таким образом, повышение эффективности деятельности предприятия определяется повышением эффективности управления бизнес-процессами.

Управление предприятием с использованием процессного подхода в условиях системы менеджмента качества необходимо строить с учетом необходимости управления бизнес-процессами:

Результатом бизнес-процесса включающим:

• 1.   Планирования результата

• 2.   Выполнение бизнес-процесса

• 3.   Учет, контроль и анализ

• 4.   Принятие решения по несоответствующему результату

Структурой бизнес-процесса (работы и функции бизнес-процесса), включающей:

• 1.   Учет, контроль и анализ структуры

• 2.   Принятие решения о структуре

• 3.   Регламентация и совершенствование структуры

• 4.   Внедрение структуры

Изучив и рассмотрев особенности механизма формирования бизнес-процессов на предприятии с использованием процессного подхода, я бы отметил, что данный метод эффективен для организации в целом, так как появляются такие плюсы, как: оптимизация системы управления; приобретение и использование системы критериев и показателей оценки результативности на всех стадиях управленческой цепочки; появление чётко установленного порядка в создании, утверждении и ведении документации; упрощение обмена данными между подразделениями организации, а также устранение обособленности подразделений и должностных лиц. Можно сказать, что это лишь некоторая часть преимуществ и положительных моментов использования процессного подхода. Имеются и недостатки у данного подхода, я же выделил один, пожалуй, самый главный – сложность реализации, потому как появляется необходимость документального оформления каждого процесса, а также регламентация управления, разработка стандартов.

Методика данного подхода основывается на формировании эффективного бизнеса фирмы благодаря контролю и управлению всеми её процессами. В итоге, можно сделать вывод - процессный подход может принести большую выгоду и пользу организации только в том случае, если все его основные аспекты детально рассмотрены и продуманы с максимальной точностью.