Особенности межличностной коммуникации в управлении

Что представляет собой процесс коммуникации в организации? Это по сути определенная система передачи различного рода информации между структурными подразделениями организации. Ее отличительной чертой в первую очередь, можно назвать то, что она носит формально определенный характер, закрепленный в правилах внутреннего трудового распорядка, должностных инструкциях и регламентах. В них достаточно четко определены объекты, субъекты передачи информации, объем и вид передаваемой информации, каналы и сроки ее передачи. Например, руководитель в письменном виде издает приказ или распоряжение, данное распоряжение доводится до сведения структурных подразделений, которым оно предназначено, отделы во взаимодействии с друг другом исполняют данное указание руководства и в определенный момент о результатах своей работы уведомляют начальство в виде отчетов. На первый взгляд все четко, понятно и не должно вызывать сложностей либо проблем. Однако на практике данный процесс может носить множество нюансов. И в первую очередь это связано с тем, что процессы передачи информации происходят между живыми людьми, каждый из которых имеет свои психологические особенности восприятия, свой характер, навыки работы и прочее. В результате в процессе передачи информации могут возникать барьеры и сбои, что в свою очередь может приводить к искажению информации и прочим как желательным, так и нежелательным последствиям.

Межличностная коммуникация - процесс взаимодействия и одновременного воздействия друг на друга двух или нескольких коммуникантов. Данный процесс может осуществляться в различных формах, специфика которых определяется числом участников, их социоролевым статусом, коммуникативной установкой, особенностями пространства и времени коммуникации.

Межличностные отношения - основополагающий критерий в поэтапности процесса межличностной коммуникации. Данные отношения складываются в ходе деловых и творческих контактов как официальных, так и более формальных, в результате способности людей эмоционально воспринимать друг друга. В свою очередь, на характер указанных отношений могут оказывать существенное влияние условия, в которых происходит общение - взаимодействие между людьми, функциональноролевое общение, личное и интимное общение.

Также специфической чертой актуализации межличностной коммуникации можно назвать ее многоканальность, поскольку именно в процессе межличностной коммуникации возможно использование сразу нескольких каналов передачи и восприятия информации.

В любой организации межличностные коммуникации можно подразделить на внутренние и внешние.

Внешние это коммуникации между организацией и внешней средой, в которой данная организация существует. От факторов внешней среды в определенной мере зависят коммуникационные потребности самой организации. Для информационного взаимодействия с элементами внешнего окружения организации могут использовать разнообразные средства коммуникации. Однако, данный вид коммуникаций в меньшей мере относится к межличностному общению.

Внутренние коммуникации в организации по сути представляют собой результат осуществления функции внутренней самоорганизации, управления. В практическом плане это обмен идеями, достижение соглашений, распорядительно-подотчетные отношения, обмен информацией по поводу реализации целей и задач организации, взаимоотношения с персоналом и между членами коллектива.

Внутренние коммуникации в организации могут производиться как на горизонтальном (между отделами и работниками), так и на вертикальном уровнях (сверху вниз от руководителя к подчиненным и обратно снизу вверх).

Коммуникация «сверху вниз» играет одну из основных ролей в управлении и деятельности организации. Она позволяет донести до сотрудников цели и непосредственные задачи деятельности, влияет на их мотивацию, желание и возможность исполнять свои производственные функции. Самыми распространенными формами коммуникации «сверху вниз» выступают: приказы, распоряжения, инструкции, предписания, правила, т.е. эта разновидность межличностной коммуникации в организации носит наиболее формализованный характер, и по сути представляют собой отношения между руководителем и подчиненным. В целом обмен информацией между руководителем и подчиненным направлен на прояснение задач, приоритетов и ожидаемых результатов, обеспечение вовлеченности в решение задач всех или некоторых структурных подразделений, с обсуждение проблем эффективности работы, достижение признания и вознаграждения с целью мотивации, сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме, оповещение подчиненного о грядущем изменении, а также получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Помимо обмена по нисходящей, в предприятии необходим и обратный процесс коммуникаций «снизу вверх». Коммуникации по восходящей также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок, то есть также носит достаточно формализованный характер. Руководители полагаются на данную информацию при анализе сложившегося положения дел.

Процесс внутренних коммуникаций в организации в идеале должен завершаться достижением согласия контрагентов и реализуется в форме межличностных и организационных отношений.

Если говорить о коммуникативной стороне общения, то распространена точка зрения, согласно которой человеческие коммуникации рассматриваются в первую очередь с точки зрения теории информации, то есть фиксируется лишь формальная сторона дела, а именно, как информация передается, в то время как в условиях человеческого общения информация не только передается, но и формируется, уточняется, развивается. В ходе совместной деятельности люди обмениваются между собой не только информацией и формальными фактами, но и различными представлениями, идеями, интересами, настроениями, чувствами, установками, что, собственно говоря, и называется коммуникацией.

Необходимо отчетливо понимать, что само по себе явление коммуникации рассматривать только лишь как отправление информации одной передающей системой и/или как прием ее другой системой не совсем верно потому, что в отличие от простой передачи информации между двумя устройствами здесь мы имеем дело с отношением двух индивидов, каждый из которых является активным участником процесса. Это значит, что каждый субъект общения предполагает активность также и в своем партнере, он не может рассматривать его только как некий объект. Другой участник предстает тоже как субъект, и отсюда следует, что, направляя ему информацию, на него необходимо ориентироваться, то есть анализировать его мотивы, цели, установки. То есть при межличностных коммуникациях предполагается, что в ответ на посланную информацию будет получена новая информация, исходящая от контрагента.

Поэтому процессе межличностного общения и происходит не формальная передача информации, но активный обмен ею, и на этот обмен в определенной мере могут повлиять внутренние психологические и иные особенности участников данного процесса. Основная цель в обмене информацией заключена в важности, необходимости для каждого участника общения получения конкретного вида информации, так как происходит не простой обмен данными, но стремление выявления общего смысла. Это возможно лишь при условии, что информация не просто принята, но и понята, осмыслена.

Таким образом можно утверждать, что суть межличностных коммуникаций заключается в совместном постижении той или иной ситуации, проблемы.

Как видим межличностное общение – это разносторонний процесс развития контактов между людьми, обусловленный потребностями совместной деятельности.

Коммуникативная составляющая в общении характеризуется умением сторон устанавливать психологический контакт, необходимостью учета особенностей психологического воздействия субъектов друг на друга, логичностью, аргументированностью и адекватностью ситуационного общения, эффективностью сочетания вербальных и невербальных коммуникаций.

Коммуникативная составляющая успешного межличностного общения предполагает как минимум участие двух или нескольких субъектов обмена информацией, их психологическое воздействие друг на друга и обладание партнерами единой системой кодирования информации.

Исключение из коммуникативного процесса каких-либо из указанных условий может привести к возникновению коммуникационных барьеров, которые могут носить социальный или психологический характер.

Социальные барьеры возникают при отсутствии единого понимания ситуации общения, вызванного различиями между партнерами (социальным, политическими, религиозным, профессиональными и т. п.). В управлении профессиональные различия наиболее ярко проявляются в особенностях деловой культуры.

Коммуникационные барьеры психологического характера обусловлены индивидуальными психологическими особенностями партнеров по общению или особенностями сложившихся между ними психологических отношений. Н. И. Шевандрин выделяет три формы таких барьеров: понимания, социально-культурного различия и отношения.

Природа барьеры понимания различна и может быть вызвана различными факторами. Так фонетический барьер может возникать при невыразительной быстрой или медленной речи, речи-скороговорке, речи с большим количеством звуков-паразитов. Несоответствие стиля речи и ситуации общения вызывает стилистический барьер. Семантичекий барьер возникает при различии в системах понимания значения слов. При сложной и непонятной контрагенту логике рассуждений и доказательств между субъектами общения может появиться логический барьер.

Барьеры социально-культурного различия имеют в своей основе особенности воспитания, образования, предыдущего организационного общения, национальной культуры, религиозных взглядов и т. п. и приводят к разной интерпретации понятий, употребляемых в процессе общения.

Барьеры отношения проявляются в неприязни, недоверии к партнеру, которое распространяется на передаваемую им информацию.

Преодоление барьеров, умение грамотно и четко организовать систему коммуникаций в организации с учетом психологических особенностей межличностных взаимоотношений имеет огромное значение в организации системы эффективного управления.

Таким образом можно утверждать, что в современном процессе управления необходимо создавать такие условия, чтобы межличностное взаимодействие являлось для его участников конструктивным и взаимообогощающим, чтобы работник не только был ориентирован на усвоение информации, но и был готов к внутреннему отклику, обсуждению, дискуссии. Важно, чтобы для сотрудников организации коммуникации (общение) были бы значимыми, содействовали нахождению путей выстраивания эффективного, комфортнопсихологического, целостного коммуникативного процесса, приобретению опыта и сотрудничества.

Многие современные руководители понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание. Так как без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей.