Особенности ведения кадровой политики и документационного обеспечения управления кадрами в органах местного самоуправления

Работодатели сталкиваются с ситуацией, когда им необходимо организовать работу, управлять трудовыми отношениями и регулировать эти процессы с целью осуществления производственной и иной деятельности. Основой муниципального управления, как и любого другого, является документированная информация, в которой внутренние трудовые и связанные с ними другие отношения регулируются конкретным работодателем. Для того чтобы документационное обеспечение действительно регулировало отношения, в нашем случае, регулировало отношения между представителями работодателей и теми, кто имеет муниципальный статус (в традиционных трудовых отношениях их представляют работодатели и наемные работники), необходима конкретная кадровая политика, определяющая условия их взаимодействия.

Однако на данный момент нет четко сформулированной концепции кадровой политики муниципального образования, а также нет строгой регламентации порядка ее реализации. Кадровая политика - это система теоретических взглядов, принципов, норм и правил, определяющих основные направления работы с персоналом.

Одним из важнейших элементов кадровой политики является управление кадровой документацией. Также система документационного сопровождения для управления персоналом включает в себя деятельность сотрудников отдела кадров по реализации кадровой стратегии.

Кадровая стратегия в муниципальной службе направлена на формирование кадров, профессиональное развитие персонала, его мотивацию и стимулирование. Это включает в себя привлечение, интеграцию и использование высококвалифицированных специалистов в службе, что требует создания условий для реализации потенциала для выполнения обязанностей качественного профессионала.

Таким образом, они обеспечивают эффективное функционирование исполнительных органов местного самоуправления. Одним из важнейших стратегических факторов социальных, политических и экономических преобразований является кадровое обеспечение работников органов местного самоуправления Российской Федерации.

Профессиональная компетентность, высокое образование и переподготовка, культура управления, психологическая устойчивость, нравственность, дисциплина, ответственность, умение работать как в стабильной, так и в чрезвычайной ситуации – всем этим обусловлен высокий уровень современных муниципальных служащих.

Поскольку институт местного самоуправления является новым и неизведанным направлением для России, единого подхода к процессу подготовки муниципальных служащих пока не выработано. Сложная ситуация складывается с приобретением новых знаний и навыков работниками органов местного самоуправления, поскольку их обучение не учитывает особенностей местных органов власти со стороны правительства штата, а существующие до сих пор программы не основаны на реальных потребностях местных органов власти и ведут к формализации образования, который практически не используется.

Нельзя сказать, что органы государственной власти и местного самоуправления субъектов Российской Федерации не решили задачу подготовки муниципальных служащих. В этом направлении предпринято 3

несколько шагов. Например, для муниципальных служащих организуются различные виды курсов переподготовки и повышения квалификации. Однако несистематический характер обучения; и, действительно, низкая квалификация значительной части преподавателей учебного центра, сформировавшегося стихийно, и вышеперечисленные проблемы, не позволят решить эти задачи в ближайшем будущем. Это требует серьезного вмешательства государства.

Понятно, что она хорошо скоординирована и профессиональна, равно как и аппарат управления, и сами местные власти эффективны. Детали работы муниципальных служащих также требуют государственного регулирования. Совершается большая ошибка, когда кадровое обеспечение муниципальных служб сводится только к подбору и расстановке кадров. В современных условиях принципы кадровой политики в данном аспекте должны быть сформулированы на основе требований профессионализма и ответственности муниципальных служащих, а сама кадровая политика должна включать разработку мер, направленных на совершенствование кадрового состава муниципальных служащих и систему механизмов мотивации и социальной защиты работников.

Одной из главных целей кадровой политики является управление персоналом. По мнению многих исследователей, она должна включать организационные, экономические, образовательные и социальнопсихологические меры. Подбор персонала осуществляется с использованием давно устаревшей методики, которая не учитывает моральнопсихологические аспекты личности, работа с кадровыми резервами иногда игнорируется, не обеспечивает необходимых условий для «воспроизводства» кадрового потенциала государственных и муниципальных служб, оценки персонала в основном носят формальный, а уровень научно-методического обеспечения работы с персоналом невысок [3].

Чтобы решить эти проблемы, необходимо радикально изменить кадровую политику органов местного самоуправления. На данный момент 4

она относится к пассивному типу, поскольку лишь устраняет негативное влияние кадровых решений.

Принимая во внимание экономические, маркетинговые, организационно-управленческие (распорядительские или управленчес-кие) направления по совершенствованию структуры персонала, необходимо провести следующие мероприятия:

• -    проводить аттестацию служащих в органах местного самоуправления.

• -    повышать квалификацию служащих (для сокращения потерь рабочего времени путём посещения семинаров и курсов переподготовки кадров);

• -     оснастить специалистов программным обеспечением для

кадрового делопроизводства;

• -    ввести систему служебно-профессионального продвижения служащих, обеспечивая тем самым карьерный рост сотрудников, ротацию кадров путем перемещения их на вышестоящие должности;

• -    оптимизировать систему подбора кадрового состава.

Проанализировав структуру кадрового состава в органах местного самоуправления и текущее состояние кадровых документов, мы можем говорить о существующих на сегодняшний день проблемах:

• -    низкий уровень образования и квалификации основных служащих;

• -     высокий уровень работников предпенсионного возраста;

• -     низкий уровень взаимозамещения работников.

По информационному направлению необходимо оснащение специалистов программными продуктами и совершенными компьютерами со свободным доступом в Интернет.

Кроме того, проблема делопроизводства многократно усложняется из-за необходимости регистрации кадровыми службами в местных органах власти большого количества дополнительных видов документов.

Специалистам – кадровикам приходится или создавать, или организовывать работу с такими документами, которых практически нет в традиционных трудовых отношениях, например, служебные удостоверения, послужной список, характеристика-отзыв, справка-объективка, реестр муниципальных служащих, контракт, Положение о ведении личных дел муниципальных служащих и т.д.

К деталям делопроизводства, связанным с технологией обработки документов, добавляются процедуры обеспечения вакантных должностей, сертификации, переподготовки и повышения квалификации, проверки достоверности предоставляемой информации и проведения конкурсов для регулирования закона о муниципальных услугах.

Как упоминалось выше, муниципальные кадровые документы имеют свои особенности, и для систематизации этой деятельности кадровая служба имеет независимые инструкции по ведению кадрового делопроизводства.

Инструкция по кадровому делопроизводству позволяет безошибочно выполнять большое количество практических задач: в ней утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, маршрутограммы, правила по сохранности, использованию и подготовке дел для передачи в архив; в качестве Приложений комплектуется перечнями документов – регистрируемые, нерегистрируемые; утверждаются – не утверждаются, оттиск печати ставится или не ставится и т.д.; т.е. требующиеся для выполнения того или иного кадрового действия.

Еще одна ценность Инструкции в том, что при её разработке учитывается специфика учреждения, определяемая не только сферой деятельности, численностью сотрудников и организационной структурой. Особенности оформления кадровых документов, обозначенные в локальном акте, позволят сотрудникам, в том числе и вновь принятым на службу, в 6

минимально короткие сроки разобраться в нюансах работы и, в частности, уточнить свои функциональные обязанности.

Наибольший эффект в работе отдела кадров является совершенствование структуры самой службы, повышение квалификации сотрудников, улучшению организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоёмких процессов в управлении кадровой деятельностью [1].

Заключение

Сопротивление использованию очевидных преимуществ информационных технологий в работе чаще всего объясняется тем, что специалисты пенсионного или предпенсионного возраста работают в функциональных структурных подразделениях местных органов власти, поскольку в силу своего возраста они не хотят менять привычную форму работы.

Очень часто причиной отсутствия автоматизированных программ на рабочем месте является нехватка средств в учреждениях. К сожалению, несмотря на актуальность кадрового делопроизводства, такая ситуация довольно типична для местных органов власти, особенно удаленных от центра.

Следовательно, использование собственных инструкций по ведению кадрового делопроизводства, использование автоматизированных технологий и внедрение определенного программного обеспечения позволит снизить трудозатраты на проведение кадровой работы, значительно повысить эффективность и результативность работы местных органов власти и в конечном итоге повлияет на оптимизацию кадровой политики.