Особенности взаимодействия бизнес-единиц транспортной компании при формировании бюджета запасов и закупок

Дементьев А. П., Северова М. О., Дрожжина И. В. Особенности взаимодействия бизнес-единиц транспортной компании при формировании бюджета запасов и закупок // Вестник Бурятского государственного университета. Экономика и менеджмент. 2023. № 3. С. 41–53.

Основополагающим требованием к качеству системы управления материальными ценностями любой компании является ее способность обеспечивать своевременное удовлетворение потребностей ее структурных подразделений в материально-технических ресурсах с учетом бюджетных ограничений. Реализация этого требования в ОАО «РЖД» осуществляется через систему бюджетного управления, составной частью которой выступает бюджет запасов и закупок (БЗЗ). Данный бюджет предназначен для планирования процесса движения запасов и контроля за уровнем остатков материально-технических ресурсов (МТР) и представляет собой совокупность показателей, отражающих движение запасов МТР. Бюджет формируется с целью обеспечения сбалансированного движения запасов МТР на принципах оптимальности и достаточности запасов для освоения планового объема работ и ведения хозяйственной деятельности. В связи с этим бюджет запасов и закупок формируется в соответствии с потребностью подразделений ОАО «РЖД» в МТР для выполнения производственной программы с учетом установленных целевых параметров по содержанию запасов МТР.

Следует отметить, что система управления материальными ресурсами в компании ОАО «РЖД» характеризуется существенной централизацией в отношении процедур закупок и снабжения, что накладывает определенные ограничения на показатели эффективности (скорость оборота МТР, норматив производственных запасов и др.). Авторами рассматривались вопросы формирования бюджета запасов и закупок и взаимодействие причастных к этому бизнес-единиц на примере крупнейшего затратообразующего функционального филиала компании — дирекции инфраструктуры (ДИ) [1, 2].

Показатели бюджета запасов и закупок формируются на основании соответствующих показателей бюджетов затрат по всем видам деятельности суммарно, а также матрицы внутрихозяйственных операций (ВХО). В свою очередь, планируемые в бюджете запасов и закупок показатели используются в финансовом плане, прогнозном балансе, бюджете расчетов с поставщиками и подрядчиками, в бюджете НДС. Схематично взаимосвязь бюджета запасов и закупок с другими бюджетами представлена на рисунке 1.

Кроме того, при формировании бюджета запасов и закупок учитываются данные по ожидаемому наличию запасов на начало периода, планируемое получение МТР от других филиалов и иные поступления и выбытия МТР, отражение которых не учтено в бюджетах затрат и матрице ВХО.

Бюджет производства

Финансовый план

Прогнозный баланс Бюджет доходов и расходов

Бюджет расчетов с поставщиками и

подрядчиками

Рис. 1. Взаимосвязь бюджета запасов и закупок с другими бюджетами

Таким образом, формирование бюджета запасов и закупок представляет собой сложный процесс, являющийся составной частью общего процесса управления материальными ценностями, и требует эффективного взаимодействия структурных подразделений, участвующих в этом процессе. Взаимосвязь процесса формирования бюджета запасов и закупок с другими бизнес-процессами в сфере управления материальными ресурсами определяющую необходимость взаимодействия причастных подразделений, можно увидеть, рассмотрев структуру бюджета, который включает следующие разделы: сырье и материалы; готовая продукция; товары 1 . Внутри каждого из разделов раскрывается процесс движения ценностей. В частности, раздел «Сырье и материалы» включает следующие укрупненные показатели, отражающие процесс движения материальных ценностей: запасы на начало периода; поступление запасов; выбытие запасов; запасы на конец периода. Показатели «поступление запасов» и «выбытие запасов» раскрываются по способам поступления и направлениям выбытия запасов (рис. 2, 3).

Рис. 2. Детализация показателя «поступление запасов»

Рис. 3. Детализация показателя «выбытие запасов»

Таким образом, показатель «поступление запасов» отражает планируемую закупку материально-технических ресурсов, а также их поступление из других источников. Закупка материально-технических ресурсов включает в себя централизованную закупку через центральную дирекцию закупок и снабжения (ЦДЗС), закупку, осуществляемую силами других подразделений ОАО «РЖД», а также самостоятельную закупку. Получение материально-технических ресурсов из других источников отражает сумму поступления материально-технических ресурсов от других филиалов по внутрихозяйственным расчетам, сумму поступления материально-технических ресурсов, изготовленных или отремонтированных (восстановленных) в результате собственной деятельности, сумму запасов материально-технических ресурсов, полученных в процессе производства товаров (выполнения работ, оказания услуг), которые могут быть использованы повторно, а также прочее поступление запасов, отражающее поступление излишков материально-технических ресурсов по результатам инвентаризации имущества, оприходование МТР в соответствии с учетной политикой ОАО «РЖД», приобретение которых планируется за счет других элементов затрат и др.

Списание материально-технических ресурсов в производство и на капитальные вложения детализируется в зависимости от характера их возникновения. Прочие выбытия запасов связаны с передачей другим филиалам

(отражается выбытие по внутрихозяйственным расчетам), реализацией запасов МТР, а также со списанием запасов с отнесением на финансовый результат (убытки), например, недостачи и потери, выявленные в результате инвентаризации, запасы частей, не подлежащих ремонту, и т. д.

По разделам «Готовая продукция» и «Товары» предусмотрено планирование соответствующих показателей на начало и конец периода, а также поступление и выбытие запасов за рассматриваемый период. Кроме того, в бюджете отражаются такие показатели, как «обеспеченность запасами для производственного процесса в днях потребления» и «норматив запасов для производственного процесса».

Изучение нормативной документации (Методические рекомендации по формированию бюджета запасов и закупок в ОАО «РЖД», Регламент организации материально-технического снабжения филиалов и дочерних и зависимых обществ ОАО «РЖД», Регламент бюджетирования и планирования поставок материально-технических ресурсов для центральной дирекции инфраструктуры, распоряжения ОАО «РЖД» «Об утверждении документов в области бюджетного управления» (вместе с регламентом и порядком)) и работа с участниками процесса на уровне дирекции инфраструктуры (ДИ) показали, что для формирования планового годового бюджета запасов и закупок используются разнообразные данные, подготавливаемые различными функциональными подразделениями 1 .

Так, для заполнения показателя «запасы на начало периода» используются ожидаемые данные по наличию остатков МТР на конец текущего года (года, предшествующего планируемому). Согласно распоряжению центральной дирекции инфраструктуры № ЦДИ-386/р от 29.04.2021 «Об утверждении Регламента бюджетирования и планирования поставок материально-технических ресурсов для центральной дирекции инфраструктуры» ДИ 2 в срок до 18 октября года, предшествующего планируемому, направляет в адрес ЦДИМТР (отдел координации поставок материально-технических ресурсов) следующую информацию:

• –    ожидаемое исполнение бюджета запасов и закупок текущего года;

• –    структура ожидаемых запасов материально-технических ресурсов на конец текущего года с распределением по отраслевым службам;

• –    планируемое получение МТР от других филиалов;

• –    планируемые поступления и выбытия МТР, не отраженные в бюджетах затрат и матрице ВХО на планируемый год;

• –    предложения по финансированию материалов за счет получения выплат от страховых компаний;

• –    предложение по передаче финансирования на закупку МТР через другие филиалы;

• –    предложения по финансированию децентрализованной закупки МТР.

Первичное ознакомление с процессом формирования бюджета запасов и закупок позволяет представить основные показатели бюджета, отражающие движение МТР (для раздела «Сырье и материалы»), и данные, необходимые для их формирования (с указанием причастных подразделений), в виде схемы, представленной на рисунке 4. Анализ полученной схемы позволяет говорить о том, что процесс формирования планового годового бюджета запасов и закупок построен на использовании информации, являющейся результатом других процессов. Кроме того, становится очевидным большое число подразделений ДИ, участвующих в данном процессе.

Запасы на начало периода

Поступление запасов

Выбытие запасов

Запасы на конец периода

Ожидаемые данные по наличию остатков МТР на конец года, предшествующего s планируемому

Структура ожидаемых запасов МТР на конец года, предшествуещего планируемому

Планируемое поступление / выбытие МТР, не отраженное в БЗЗ

ожидаемое исполнение БЗЗ текущего года ДИМТР, П, В, Ш*

Планируемая закупка МТР (централизованная или децентрализованна я поставка)

Получение МТР из других источников

бюджет производства, бюджет затрат, матрицы ВХО П, В, Ш, ДИЭ, ДИФ, ДИИНВ*

Величина запасов МТР, списываемых в производство и на капитальные вложения

г Сумма показателй "норматив запасов для производственного процесса" и "запасы, не участвующие в процессе производства"

Прочее выбытие МТР

бюджет затрат, матрицы ВХО, бюджет доходов и расходов

П, В, Ш, ДИЭ, ДИФ, ДИИНВ*

Проверка: "запасы на начало периода" + "поступление запасов" — "выбытие запасов" -- целевой расчетный показатель

ДИМТР*

Рис. 4. Данные для формирования планового годового бюджета запасов и закупок: * отраслевые хозяйства ДИ — хозяйство пути (П), вагонное (В), автоматики и телемеханики (Ш); ДИЭ — служба экономики ДИ; ДИФ — служба финансов ДИ;

ДИИНВ — служба инвестиций ДИ.

Необходимо отметить, что в соответствии с нормативной документацией в случае несоответствия сформированной суммы закупки МТР целевым параметрам по содержанию запасов МТР на конец периода производится вовлечение в производство излишних остатков МТР в запасах на начало периода путем сокращения закупки МТР на соответствующую величину. В денежном выражении данный принцип на уровне ДИ реализуется при формировании бюджета запасов и закупок. Однако при проведении инженерно-экономического мониторинга процесса движения МТР выявлено, что при планировании и учете отдельных позиций МТР в натуральном выражении возникают сложности. Этот вопрос требует дополнительного изучения на следующих этапах исследования.

Одним из документов, отражающих взаимосвязь процесса формирования бюджета запасов и закупок с другими процессами в области управления МТР, является Регламент бюджетирования и планирования поставок материальнотехнических ресурсов для центральной дирекции инфраструктуры 1 . Данный регламент определяет порядок взаимодействия структурных подразделений центральной дирекции инфраструктуры, в том числе подразделений региональной дирекции, в части формирования бюджета запасов и закупок и проведения заявочной кампании на поставку МТР. Основные процессы, описанные данным регламентом, с указанием причастных подразделений региональной дирекции инфраструктуры представлены на рисунке 5. Отдельно регламентом выделяется процесс формирования и корректировки плана поставок основного вида материальных ресурсов — материалов верхнего строения пути (МВСП). Стоит отметить, что в каждом процессе бюджетирования и планирования поставок МТР задействовано большое количество участников, что определяет высокий уровень сложности этих процессов. А участие вышестоящих подразделений еще больше их усложняет.

Важным моментом в формировании и исполнении бюджета запасов и закупок, требующим внимания и являющимся потенциальной причиной возможных сложностей, является календарный график исполнения этих процессов. Так, процесс формирования годовой заявки на поставку МТР происходит в июне, притом, формирование и согласование годовых показателей бюджета запасов и закупок происходят в ноябре.

В ходе исследования было проведено информационное обследование и рассмотрено взаимодействие структурных подразделений дирекции в процессе формирования бюджета запасов и закупок, представленного на рисунке 5 этапами «Формирование годовой заявки на поставку МТР» и «Формирование и согласование годовых показателей бюджета запасов и закупок» (рис. 6, 7) в соответствии с Регламентом бюджетирования и планирования поставок материальнотехнических ресурсов для центральной дирекции инфраструктуры (распоряжение № ЦДИ-386/р от 29.04.2021).

Рис. 5. Основные процессы в ходе бюджетирования и планирования поставок МТР с участием структурных подразделений дирекции инфраструктуры

Рис. 6. Макросхема процесса «Формирование годовой заявки на поставку МТР»

Рис. 7. Макросхема процесса «Формирование и согласование годовых показателей бюджета запасов и закупок»

Взаимодействие подразделений, участвующих в реализации процесса «Формирование годовой заявки на поставку МТР», можно представить, рассмотрев систему связей между ними (рис. 8).

Рис. 8. Система связей между основными подразделениями, участвующими в процессе формирования годовой заявки на поставку МТР

— связи соподчиненности и подотчетности

<••>   — связи согласования

В ходе разработки методики проведения мониторинга процесса движения ТМЦ в хозяйствах дирекции инфраструктуры и ее согласования с сотрудниками служб дирекции установлено, что непосредственное распределение функциональных обязанностей между структурными подразделениями ДИ в процессе формирования заявки на поставку МТР (с точки зрения «как есть») может иметь свои особенности. Так, в службе пути внесение заявок на поставку материалов верхнего строения пути (МВСП) в систему заявочной кампании ТФС осуществляется преимущественно силами сотрудников самой службы (отделом эксплуатации), а не линейных предприятий. В процессе внесения заявок в систему ЗК ТФС на поставку прочих материалов в службе пути участвуют как линейные предприятия, так и непосредственно сотрудники службы (экономического отдела). Таким образом, за службой закреплена не только контрольная функция, но и функция исполнителя. Кроме того, в каждой из отраслевых служб в процессе формирования заявки задействованы различные исполнители. Такое положение дел свидетельствует об отсутствии типового процесса по формированию заявки в отраслевых службах.

Изучение данного процесса «как есть» на уровне ДИ позволило уточнить взаимодействие участвующих в нем подразделений. Так, после получения от ЦДИ согласованных параметров годового бюджета затрат по материалам и топливу подразделения ДИ (ДИЭ, ДИФ, ДИИНВ) приступают к формированию и консолидации бюджетов затрат. В свою очередь, отраслевые службы (пути (П), вагонная (В), автоматики и телемеханики (Ш)) обеспечивают формирование данных по поступлению материалов от других филиалов. При этом экономические отделы отраслевых служб участвуют и в процессе формирования бюджетов затрат. Вся указанная информация собирается в ДИМТР — подразделении, отвечающем за формирование сводного бюджета запасов и закупок. На основе собранной информации (рис. 3,4) и с учетом норматива содержания запасов ДИМТР занимается формированием сводного бюджета запасов и закупок, который в дальнейшем направляется в ЦДИМТР и доводится до структурных подразделений ДИ.

Именно отдел координации поставок материально-технических ресурсов (ДИМТР) является ключевым звеном в исследуемых процессах — формировании годовой заявки на поставку МТР и формировании и согласовании годовых показателей бюджета запасов и закупок. Формирование и согласование с филиалом планового и фактического сводного бюджета запасов и закупок МТР дирекции являются одной из основных задач отдела. По результатам анализа функций, закрепленных за отделом координации поставок МТР (согласно положению об отделе), был определен перечень функций, выполняемых отделом в рамках рассматриваемых процессов

Анализ основных процессов в ходе бюджетирования и планирования поставок МТР (рис. 3; 5) выявил значительный временной лаг между процессом формирования годовой заявки на поставку МТР и процессом формирования и согласования годового бюджета запасов и закупок. В таблице представлен план-график реализации процессов бюджетирования и планирования поставок МТР в ДИ. Процессы, реализуемые на уровне дирекции, выделены зеленым цветом.

Таблица

План-график реализации процессов бюджетирования и планирования поставок МТР в ДИ

Процессы	Месяцы (год, предшествующий планируемому)
	V	VI	VII	VIII	IX	X	XI	XII
Получение от ЦДИМТР годовых лимитов на закупку МТР
Получение от отраслевых управлений ЦДИ прогнозных планов основных работ на год
Внесение заявок ЛП на поставку МТР в ЗК ТФС
Рассмотрение и согласование заявок от ЛП в ДИ (на соответствие бюджетным параметрам и объемам работ)
Рассмотрение и согласование заявки в ЦДИ
Работа с замечаниями ЦДИ по заявке, завершение формирования заявки
Передача в ЦДИ информации об ожидаемом исполнении бюджета запасов и закупок текущего года, структуры ожидаемых запасов МТР на конец текущего года
Получение от ЦДИ параметров годовых бюджетов затрат по материалам и топливу
Передача в ЦДИ информации о планируемом получении МТР с других филиалов
Формирование сводного бюджета запасов по ДИ
Внесение заявок под согласованный бюджет
Получение от ЦДИ плана поставок МТР

Представленный план-график (табл.) наглядно демонстрирует существующий временной разрыв между формированием заявки на поставку МТР и формированием сводного бюджета запасов и закупок. Такое положение дел во многом объясняется процедурой проведения закупок в отрасли. Для снижения рисков раннего формирования заявок принято установление лимита на закупку МТР на данном этапе в размере 80% параметров текущего бюджета запасов и закупок. Тем не менее к 1 июля основной перечень ТМЦ для плана поставок на будущий год уже сформирован.

Проведенный анализ позволяет говорить о том, что вопрос сопоставления процесса формирования производственной программы для отраслевых служб по видам деятельности и процесса планирования поставок МТР для выполнения данной программы требует дополнительного и детального изучения в целях повышения эффективности управления материальными ресурсами в крупнейшем филиале железнодорожной транспортной компании.