Планирование, контроль и управление проектами

Современный рынок требует от производителей не только просто создавать товар, но и постоянно совершенствовать процессы производства и реализации. При возникновении у организации необходимости системного развития в соответствии с управленческими подходами, наиболее актуальными в условиях современно действительности, на помощь приходит проектное управление.

Существует несколько различных методов управления проектами. Выбор того или иного метода зависит от желаемого результат и сферы деятельности. В оптимизации денежных потоков и принятии решений по тем вопросам, которые возникают между субъектами хозяйствования в процессе реализации проектов.

Процесс управления проектами в общем виде это совокупность действий, которые направлены на реализацию определенных планов и целей, применяя при этом имеющийся капитал, людей и время.

Два основных подхода имеет система управления проектами: гибкий и традиционный.

Хорошей адаптацией к быстроизменяющейся внешней среде характеризуется гибкий подход к реализации проектов. Для творческих и инновационных проектов рекомендовано использовать именно гибкий подход, так как в таких проекта обычно непредсказуемы запросы заказчика и цель проекта не является достаточно четкой.

Agile является наиболее популярным гибким методом управления проектами. Данный метод отличается быстротой и гибкостью к проектному управлению. Основан данный метод на принципах сотрудничества, постоянного совершенствования и адаптивности.

В случаях, когда проект имеет четки задачи, цели и временные границы, используют традиционный подход к управлению. Задачами данного вида контроля являются разработка плана, определение содержания проекта, определение времени реализации каждого этапа проекта, а также возможность осуществления контрольных мероприятий на протяжении реализации проекта. Четкое следование разработанному плану характеризует традиционный метод управления проектами.

Первоначальным и наиболее важным этапом проектного управления является его планирование. Сам термин «планирование» означает научное и практическое обоснование определенных целей, поставленных задач, сроков и скорости реализации того или иного явления.

Одним из основных процессов в управлении проектами является именно их планирование. Объяснить это можно следующими фактами:

• 1.    Все последующие этапы управления проектом тесно связаны с планированием. Результаты этапа инициации проекта обязательно необходимо учитывать на этапе планирования. Таковыми являются устав проекта, стратегия управления проектом и реестр участников проекта [1] .

• 2.    Основным инструментом мониторинга и контроля является именно план управления проектом. При появлении новой информации и изменения тех или иных показателей, к примеру, сроков, план должен корректироваться. По средствам контроля и мониторинга можно определить, насколько процесс реализации проекта соответствует запланированным показателям и желаемым результатам.

План управления проектом разрабатываю именно на этапе планирования. Первоначально составляется очередность основных действий. В последствии данный перечень дополняется деталями.

Таким образом, становится очевидным, что на все ключевые процессы управления проектами оказывает непосредственное влияние процесс планирования.

В этой связи, необходимо рассмотреть процесс планирования проекта более подробно. На рисунке 1 представим основные инструменты планирования проектного управления.

Существует два вида планов управления проектами: базовый и рабочий.

«Базовый» план является первоначальным. Как правило, он достаточно стабилен. Базовый план согласовывается со всеми участниками проекта и зондированными лицами. Утверждается базовый план заказчиком или иным уполномоченным лицом.

PBS (Product Breakdown Structure) — инструмент для анализа, документирования и передачи результатов проекта. PBS — часть методики планирования на основе продукта (один из главных методов в модели проектного менеджмента PRINCE2)

WBS (Work Breakdown Structure) — иерархическая разбивка проектной работы на более мелкие задачи (операции) до того уровня, когда понятны способы выполнения работ, есть возможность оценки и планирования. Список разделов плана дополняется в зависимости от особенностей конкретного проекта

Рисунок 1. Основные инструменты планирования управления проектами

«Рабочий» план представляет собой развернутую версию рабочего плана. В данном документе отражаются различные параметры проекта, такие как стоимости и сроки.

Процесс создания плана является интеграционным и интерактивным. Иными словами, результаты иных процессов планирования используют при составлении плана проекта [2] .

Масштабам проекта должен соответствовать объем и состав плана.

Наиболее распространенным при проектном управлении является метод «набегающей волны» (рис. 2).

Суть данного метода состоит в том, что на первоначальной стадии развития проекта невозможно для всего плана составить подробный план. Для этого нет оснований. Данный метод позволяет более эффективно планировать развитие проекта уже в процессе его реализации, когда поступает больше информации. Можно сказать, что волна детализации движется по проекту.

Рисунок 2. Метод планирования «набегающая волна»

Детальное планирование долгосрочных проектов наиболее эффективно проводить в первые 2-3 месяца начала осуществления проекта.

Структура плана управления проектом представим на рисунке 3.

Рисунок 3. Структура плана по реализации проекта

Осуществление контроля за реализацией проекта должно строится, таким образом, что бы можно было вовремя выявить ошибки в планировании и устранить их без особых последствий для всего проекта. План измерения проектных работ подразумевает процедура контроля[3].

План осуществления контроля проекта – это перечень совокупных элементов, который позволяет измерить ход работ, осуществляемых в процессе реализации проекта. Разрабатывается данный план на основании декомпозиции проекта в отношении промежуточных результатов осуществления проекта и касается ответственных за их исполнение подразделений.

Перечень элементов, которые включает в себя контроль за ходом проекта представим на рисунке 4.

Процесс контроля за ходом проекта

Рисунок 4. Элементы контроля за реализацией проекта

На методе освоенного объема основана методика контроля стоимости или управления стоимостью проекта. Суть данного метода состоит в том, что бы оценить текущее состояние проекта и сравнить полученные данные с показателями изначально запланированными. Данный анализ предполагает оценку затрат и уровень достижения запланированных результатов.

Достаточно часто при осуществлении контроля за осуществлением управления проектами используют систему «стоимость/график». Такая система имеет много общего с методом оценки проекта «по освоенному объему», а также включает в себя наибольшее количество присущих данному методу элементов оценки[1].

Пять, идущих друг за другом элементов обеспечивают интегрированность системы «стоимость/график». На рисунке 5 представим элементы составные элементы указанной системы контроля.

Рисунок 5. Элементы системы контроля «стоимость/график»

На стадии планирования применяются первые три элемента данной системы, а два последних применяют на стадии реализации проекта.

Необходимо также отметить такую процедуру проектного контроля, как проектный аудит. Данная процедура контроля осуществляется на этапе завершения проекта. Проектный аудит может осуществляться как после завершения проекта, так и в процессе его реализации. Показатели работы и данные прогноза используются при проведении аудита. Аудит проекта включает в себя следующие аспекты (рис. 6).

Получение независимого стороннего взгляда на проект является основной целью проектного аудита. Все необходимые изменения и полученные выводы в результате выполненных или реализуемых проектов должен содержать отчет о проверке[2].

В отношении проектного управления – аудиторский отчет является инструментом для реализации последующих проектов.

причины одобрения проекта

Рисунок 6. Элементы проектного аудита

Результаты проведенного аудита группируются в отчет, который содержит информацию о масштабах проекта, стратегии реализации и участниках проекта, аналитический материал и блок рекомендаций.

Таким образом, невозможно эффективное управление проектом без осуществления контроля качества, графика и объема выполненных работ, а также контроля затрат на реализацию проекта. База для контроля формируется на этапе планирования основных элементов проекта.