Подбор и расстановка персонала в организации

Подбор и расстановка персонала - это одна из основных функций управленческого цикла, выполняемых руководством организации.

Для успешного набора кадров требуется лишь системный подход с использованием нескольких рациональных методик в рамках процесса найма и отбора кадров.

По мнению А.П. Егоршина,1 профессиональный отбор кадров в организации предполагает ряд следующих этапов:

• -    формирование кадровой комиссии;

• -    разработку требований к кандидатам исходя из специфики вакантного рабочего места;

• -    публикацию объявлений о конкурсе в средствах массовой информации;

• -    медицинское обследование кандидатов;

• -    оценку психологической устойчивости кандидатов;

• -    изучение интересов, увлечений и вредных привычек кандидатов;

• -    ранжирование кандидатов и составление окончательного списка;

• -    утверждение кандидата на вакантную должность;

• -    заключение трудового договора с кандидатом;

• -    оформление соответствующих документов в отделе кадров.

Для того чтобы построить эффективную систему поиска и расстановки кадров, прежде всего, важно понять ее место в общей системе управления человеческими ресурсами организации. Поиск и расстановка кадров, являясь одним из ключевых элементов кадровой политики, тесно связана практически со всеми основными направлениями работы в сфере управления персоналом организации. Подбор персонала требуемого профессиональноквалификационного уровня сегодня - неотъемлемая часть формирования трудового потенциала в организации, так как дает ей возможность нанять мотивированного сотрудника для решения поставленных задач, а не подстраивать систему мотивации под имеющийся кадровый состав.2 Основной целью функционирования системы подбора и расстановки персонала является решение проблемы оптимального размещения персонала в зависимости от требований выполняемой работы.

Подбором и расстановкой кадров является рациональное распределение работников организации по участкам, структурным подразделением, рабочим местам учитывая принятую в организации систему разделения и кооперации труда, с одной стороны, и способностями, психофизиологическими и деловыми качествами работников, отвечающими требованиям содержания выполняемой работы, - с другой. Данные функции должны обеспечить такое распределение сотрудников по рабочим местам, при котором несоответствие между характеристиками сотрудника и предъявляемыми требованиями к выполняемой им работе является минимальным, отсутствует чрезмерная или недостаточная загруженность работой.

Все руководители от бригадира до директора занимаются подбором персонала, который также сопровождается расстановкой кадров в соответствие с деловыми качествами. От качества подбора и расстановки кадров, как в производственной системе, так и в системе управления во многом зависит эффективность работы организации.

Подбор и расстановка персонала подразумевают соблюдение определённых для данных условий пропорций по квалификации, социальной активности, возрасту, полу. В инструкциях по расстановке кадров должны быть зафиксированы также и социально-психологические аспекты совместимости сотрудников.3 Подбор и расстановка персонала должны обеспечивать в организации слаженную деятельность коллектива с учетом объема, характера и сложности выполняемых работ на основе выполнения следующих условий:

• -    равномерной и полной загрузки работников всех служб и подразделений;

• -    использования персонала в соответствии с профессией и квалификацией (конкретизация функций исполнителей с тем, чтобы каждый работник ясно представлял круг своих обязанностей, хорошо знал, как выполнять порученную ему работу);

• -    обеспечение необходимой взаимозаменяемости работников за счет овладения смежными профессиями;

• -    обеспечить полной ответственности каждого за выполнение своей работы, т.е. точного учета ее количественных и качественных результатов; закрепления за исполнителем работы, которая соответствует уровню его знаний и практических навыков.

Подбор персонала решает следующие задачи:

• -    создание условий для профессионального развития каждого из сотрудников;

• -    формирование эффективно действующих трудовых коллективов в рамках структурных подразделений.

Как отмечает Г.М. Тульчинский «…подбор кадров - это работа по определению компетентности претендентов на выполнение определенных должностных обязанностей…». По мнению автора, итогом подбора будет расстановка работников по конкретным должностям. Под подбором персонала автор М.Ю. Вортман подразумевает «принцип альтернативности или конкуренции», который реализуется через привлечение в организацию как можно большего количества претендентов.

Процесс подбора и расстановки персонала предусматривает:

• -    планирования служебной карьеры, которое реализуется посредством оценки следующих характеристик: потенциала работника, возраста, трудового стажа, квалификации, индивидуального вклада в развитие организации, наличия вакантных должностей;

• -    обеспечение достойных условий труда и достойного вознаграждения, включающее:  гарантированную ежемесячную зарплату, премиальные,

организацию и оснащение рабочего места, социальные льготы и гарантии;

• -    обеспечение движение кадров в системе управления, включающее: повышение, перемещение, понижение, увольнение работников зависимости от оценки результатов их труда и иных факторов.

Во время процесса подбора кадров создается база данных работников с определенной специализацией, которая составляется, учитывая критерии, приведенные менеджментом организации по данной специализации. В процессе подбора персонала работодатель должен принять следующие основные решения, в зависимости от размера предприятия:

• - какое количество дополнительных работников потребуется предприятию;

• - где предприятие планирует искать требуемых работников;

• - какие специальные квалификации и опыт действительно необходимы;

• - каким образом предприятие планирует распространять информацию о вакансиях;

• - как планируется оценивать эффективность работы по подбору персонала.

Система подбора и расстановки кадров должна работать как в интересах организации, так и в интересах ее персонала.

Определение субъекта и объекта системы подбора персонала может вызывать ряд сложностей, так как равноправными сторонами отношений являются как работодатель, так и соискатель.4

Для организации важно располагать в нужное время, в нужном месте, в нужном количестве и с соответствующей квалификацией таким персоналом, который необходим для решения производственных задач, достижения ее целей. При подборе кадров естественно необходимо полагать, что ожидания и требования есть как у работодателя, так и у кандидата. Только при максимальном соответствии этих ожиданий можно рассчитывать на приобретение лояльного к организации и высокоэффективного работника. Именно в этих условиях при определении требований к кандидатам важно помнить, что они должны быть реалистичными. Если же излишне завысить требования, можно вообще не найти ни одного кандидата или получить работника с заведомо завышенными притязаниями. Необходимо создавать условия для мотивации более высокой производительности труда и удовлетворенности работой. Людей привлекают главным образом те рабочие места, где созданы условия для развития их способностей и гарантирован высокий и постоянный заработок. Важно учитывать интересы всех работников организации. Система подбора и расстановки кадров эффективно работает только тогда, когда она интегрирована в общий процесс планирования организации.

Таким образом, можно сделать вывод, что не существует определенной правильной технологии подбора. Многое зависит от сферы деятельности, кадровой политики предприятия, специфики организации, количества и качества занятых работников. А также ситуации на рынке труда, региональной и отраслевой принадлежности организации, ее стратегических и тактических целей, стадии жизненного цикла, особенностей структуры и организационной культуры предприятия, специфики вакантной должности. В процессе подбора персонала необходимо оценить уровень профессиональных навыков, умений и знаний соискателя, возможности его потенциала в соответствии с перспективными задачами организации.5

Правильная расстановка персонала очень важна для организации, ее руководства, т.к. именно этот процесс в первую очередь определяет успех деятельности предприятия. Основной задачей при такой расстановке считается оптимальное размещение кадров с учетом выполняемой работы. С одной стороны руководством берется во внимание профессиональные требования к работе, а также с другой стороны рассматриваются личные качества сотрудников.

Следовательно, расстановкой персонала является процесс распределения и перераспределения кадров в системе управления, учитывая специфику производства, соответствия психофизиологических качеств сотрудника содержанию трудовой деятельности. В результате анализа работы и требований к кандидатам необходимо поэтапно решить две задачи:

• -    отсеять работников, не отвечающих установленным минимальным требованиям;

• -    выявить лучших кандидатов, в наибольшей степени соответствующих выработанным критериям.

Расстановка персонала начинается с точной характеристики работы. Для этого необходимо провести анализ работы. Анализ работы позволяет:

• -    разработать должностные инструкции;

• -    определить требования к должности;

• -    установить критерии, используемые в процессе отбора.

Подбор и расстановка персонала в организации, являясь непосредственным выражением разделения и кооперации труда, создает производственный коллектив. При его формировании необходимо иметь в виду не только профессиональные, деловые и личностные качества каждого его члена, но и эффект их сочетания - так называемую психологическую совместимость, которая помогает людям быстро и успешно сработаться друг с другом, что порождает удовлетворенность своей работой и ведет к росту производительности труда.6 Когда характеристика работы готова, необходимо создать квалификационные требования к вакансии определенного рабочего места. Требования к должности указывают на то, какими качествами должен обладать человек, чтобы успешно выполнять данную работу: это не только формальные требования: образование, опыт, технические знания и навыки, состояние здоровья, но и такие психологические показатели, как мотивация, ценности, установки и интеллектуальные способности, личные и деловые качества. В требования к должности могут входить и такие специальные условия как ненормированный рабочий день, необходимость переезда в другой город или частые командировки.

По каждому из этих пунктов необходимо определить:

• -    существенный минимум, без которого кандидат на должность никогда не достигнет удовлетворительного уровня в работе;

• -    желательный уровень, необходимый на самом деле, чтобы обеспечить удовлетворительные стандарты;

• -    противопоказанный уровень, т.е. черты, являющиеся очевидными недостатками.

Это чрезвычайно важно, потому что на первой стадии подачи заявления на работу людей с нежелательными чертами отсеивают, и имеет смысл знать их все, чтобы не пропустить таких людей дальше уже на этой стадии.

Квалификационные требования к персоналу должны быть конкретными, чтобы работник отдела кадров мог сформировать четкое представление о человеке, который требуется. Одним из полезных подходов к решению этой задачи выступает критическое рассмотрение уже имеющихся служащих, которые работают хорошо и плохо, чтобы выявить личностные и профессиональные черты, благодаря которым служащие работают успешно.

Исходными данными для расстановки кадров служат:

• -    модели служебной карьеры;

• -    философия предприятия;

• -    Трудовой Кодекс РФ;

• -    материалы аттестационной комиссии;

• -    трудовой договор сотрудника;

• -    штатное расписание;

• -    должностные инструкции;

• -    личные дела сотрудников; - положение об оплате труда; - положение о расстановке кадров.

Научно обоснованная расстановка кадров предусматривает:

• -    Планирование служебной карьеры, которое реализовывается исходя из результатов оценки потенциала и персонального вклада, возраста работников, производственного стажа, квалификации и наличия вакантных рабочих мест (должностей);

• -    Условия и оплата труда. Определяются в контракте размеры гарантированной оплаты и премиальные, оснащение рабочего места, социальные блага и гарантии;

• -    Движение кадров. Перемещение, повышение или понижение кадров производится в зависимости от результатов оценки работников и соответствия условий оплаты труда их жизненным интересам;

• -    Увольнение персонала. Работник сменяет место работы в связи с неудовлетворенностью трудом или несоответствием рабочему месту.

Выполнение этих задач обеспечивает заполнение вакантных рабочих мест в организации с учетом индивидуальных пожеланий сотрудников и их планируемой карьеры.

Верный подбор и расстановка персонала подразумевает, что каждому работнику должна соответствовать деятельность, в зависимости от уровня его знаний и практического опыта. Исходя из этого, распределяя людей по рабочим местам, нужно стремиться к тому, чтобы сложность поручаемых работ соответствовала квалификации сотрудника и имела наименьшие отклонения. Недопустимо, чтобы разряд работы был ниже разряда работника. Значительным пунктом в решении этой задачи являются тарифно-квалификационные справочники. Их использование позволяет уйти от неоправданного разнобоя при установлении профессионально -квалифицированного разделения труда на аналогичных производствах и при выполнении одинаковых работ.7