Построение эффективной системы управления временными ресурсами в организации

Acknowledgements. We express our gratitude to the metallurgical enterprise engaged in the processing of waste and scrap of ferrous metals for the opportunity to collect materials for this research work. Separately, we would like to express our gratitude to St. Petersburg State Electrotechnical University «LETI».

Развитие любой современной компании во многом зависит от эффективности менеджмента. В этой связи в настоящее время лидеры различных организаций, помимо принятия ответственных решений, все больше внимания уделяют грамотному планированию как своей деятельности, так и работы персонала компании в целом. Практически все успешные современные компании внедряют и активно применяют такую технологию, как тайм-менеджмент.

Под тайм-менеджментом принято понимать технологию принятия решений, используемую людьми для структурирования, защиты и адаптации своего времени к изменяющимся условиям [1]. Несмотря на то, что тайм-менеджмент по-прежнему остается не очень популярным элементом анализа и управления временем на многих крупных предприятиях, его внедрение значительно повышает производительность труда персонала и, в конечном счете, влияет на эффективность компании.

В этой связи целью данной статьи является освещение вопросов, связанных с построением эффективной системы управления временными ресурсами на предприятии - внедрение тайм-менеджмента в организации, влияние планирования и распределения временных ресурсов на эффективность работы компании в целом.

Задачи данного исследования:

• 1)    обозначить основные методы потери времени и предложить оптимальную систему контроля рабочего времени в организации;

• 2)    указать на эффективность применения методов бережливого производства в связи с тематикой исследования;

• 3)    выявить корреляции между тайм-менеджментом и методами бережливого производства в трех организациях города Новокузнецка и обозначить особенности построения эффективной системы управления временем в организации.

На сегодняшний день, в современной России прослеживается экономический спад, который, согласно данным Центрального Банка Российской федерации [2], будет сохраняться вплоть до 2024г. Следствием этого является закрытие большого числа предприятий. При таких условиях перед организацией стоят две задачи – выстоять на рынке и продолжить успешно развиваться. Повышение эффективности организации является необходимой составляющей успешной деятельности фирмы. Перед управляющим в организации встают вопросы, каким образом и за счет чего возможно сделать деятельность организации намного эффективней. В первую очередь, необходимо обратить внимание на проблемы, существующие внутри организации, которые можно решить без привлечения денежных средств с целью экономии бюджета организации.

Одной из наиболее часто встречающейся проблемой в любой организации является потеря рабочего времени, которая приводит к снижению эффективности труда, что в свою очередь сказывается на отрицательном развитии компании и финансовых потерях вследствие нерационального расходования временного ресурса. Ликвидация данной проблемы позволяет осуществить систематизацию рабочего времени, что оказывает положительное влияние на всю деятельность компании. Умение грамотно планировать и распределять свое время показывает, насколько хорошо ор- ганизован человек, что является следствием высокоэффективной продуктивности труда.

Вопросу потери рабочего времени в литературе уделяется особое внимание, например, авторы часто описывают сущность, виды, причины, инструменты изучения потерь, а также способы их устранения. Стоит уделить свое внимание работам таких авторов, как В. Б. Бокарева [3], В. К. Гупалов [4], С. И. Калинин [5] и другие.

Актуальность данной темы неоднократно поднималась в средствах массовой информации, многие известные предприниматели и политики в своих выступлениях подтверждают, что рациональное использование рабочего времени сказывается на продуктивности не только человека как работника, но и на всей деятельности организации. Значение грамотного использования временных ресурсов также доказывает высказывание президента Российской Федерации Владимира Владимировича Путина: "В экстремальных условиях, когда самым ценным для всех нас было время, многие предприятия промышленности, сельского хозяйства, других секторов экономики скорректировали подходы к организации бизнеса, по-новому посмотрели на рутинные, казалось бы, процессы, отсекли все громоздкое, неповоротливое и устаревшее, достаточно быстро перешли на новые решения и в результате повысили свою эффективность"[6]. О проблеме неэффективного использования времени говорит и «Интерфакс» со ссылкой на результаты опроса исследовательского центра Superjob.ru, по данным которого 9% работающих россиян считают, что бесполезный труд занимает от 30 до 50 % их рабочего времени, а 53% пожаловались, что их работа абсолютно неэффективна [7]. Данные примеры подтверждают, что тема является достаточно актуальной на территории Российской Федерации.

В настоящее время нередко можно встретить предприятия, где время руководящего состава используется нерационально, что влечет за собой финансовые потери самой организации. Многие руководители видят причину в неэффективности и безграмотному подходу к своей работе у своих сотрудников, и при этом не акцентируют свое внимание на своем распорядке дня, то и на что и как они расходуют свой временной ресурс. Как показывает практика такого рода проблемы негативно сказываются на психологическом климате во всей организации, что нередко приводит к потери кадрового состава. Имея большой процент увольнения сотрудников организация, естественно, несет финансовые и временные потери (затраты на обучение новых сотрудников). Исходя из вышесказанного видно, как одна проблема накладывается на другую из-за нерационального использования рабочего времени [8]. Руководителю следует научиться грамотно и рационально управлять своим временем, и только потом браться за улучшение процесса организации времени сотрудников.

Следует отметить, что существует ряд методов, которые можно применить в организации для выявления проблем потери времени и контроля рабочего процесса. Далее представлены методы изучения затрат рабочего времени на предприятии:

• •    Метод моментальных наблюдений - позволяет в случайно выбранные моменты времени работника (нерегулярные и непродолжительные наблюдения) определить потери и затраты времени;

• •    Фотография рабочего дня - позволяет проанализировать время определённого рабочего путем документирования всего его времени;

• •    Хронометраж - суть данного метода заключается в том, что происходит фиксация длительности повторяющихся рабочих процессов;

• •    Фотохронометраж - заключается в совместном использовании двух ранее представленных методов, таких как: хронометраж и фотография рабочего дня.

Применение выше представленных методов помогает выявить нерациональное использование рабочего времени. Применяя обозначенные выше методы, можно избежать привлечения специалистов со стороны, что позволяет сэкономить бюджет организации, и позволит мягко решить сложившиеся проблемы в организации.

Существует много инструментов, методов и концепций для сокращения потерь рабочего времени. Помимо традиционных методов изучения, появился и такой метод, как «концепция бережливого производства».

Бережливое производство является одной из самых эффективных методик в сфере современного менеджмента [11].

В основе концепции бережливого производства лежит системный подход к выявлению скрытых потерь и поиску способов нейтрализации и недопущения этих потерь в дальнейшем. Также, при осуществлении системного подхода, учитываются потери части времени, предназначенного для работы на производстве. В концепции бережливого производства было разработано и практически апробировано множество инструментов и методик, благодаря которым можно успешно избежать потери качества использования рабочего времени. Основные инструменты концепции бережливого производства, направленные на нейтрализацию потери качества использования рабочего времени представлены ниже: [12]

• 5 S – один из инструментов бережливого производства, направленный на организацию и рационализацию рабочего места сотрудников;

Кайдзен - японская философия, заключающаяся в постоянном совершенствовании всех функций и вовлечении сотрудников всех структурных подразделений;

TMP – система заключающаяся в всеобщем поддержании ухода за производственным оборудованием, машин и т.д.;

Стандартизация работы - в концепции бережливого производства рассматривается как более нацеленное на получение точности и информативности для каждого исполнителя;

Многопроцессная работа – предполагает, что один сотрудник выполняет одновременно несколько многопрофильных работ.

Проанализировав представленную информацию, можно сделать вывод о том, что приведенные инструменты, не требуют значительных денежных затрат, и их применение позволяет существенно повлиять на общий результат деятельности организации, независимо от ее направленности (в данном исследовании рассматривается деятельность предприятия занимающимися переработкой металлолома). Устранение потерь рабочего времени является главной целью данных инструментов. Кроме того, приведенные выше инструменты являются основными и входят в концепцию бережливого производства.

Информация, используемая в данной статье, была получена в ходе проведения авторского исследования. Базой для исследования стало одно крупное металлургическое предприятие в городе Новокузнецк, Кемеровская область. Участие в самом исследовании принимали руководители организации, а именно начальники смен бригад №1,2,3. Необходимо сообщить, что возрастная группа, опыт работы на предприятии и гендерные признаки представителей для данного исследования практически не отличаются. Для выявления наличия потерь рабочего времени в организации был использован визуальный способ контроля за деятельностью сотрудников – «фотография рабочего времени». Данный параметр - инструмент анализа трудовых процессов - представляет особый интерес для использования в исследовании потому, что он позволяет измерить все затраты рабочего времени. Благодаря использованию метода «фотография рабочего времени» можно получить следующие данные: какой именно деятельностью и в какой промежуток времени занимался конкретный сотрудник, и сколько он произвел затрат на выполнение той пили иной операции во время рабочего дня. Необходимо отметить, что данный метод является экономически выгодным для самой организации, так как не требует привлечения сторонних специалистов. Проведение данного исследования возможно специалистом по внедрению системы менеджмента качества той организации, в которой проходит исследование. В конечном результате специалист получает данные, где подробно можно увидеть, что и в какое определенное время делал работник. Данный метод позволяет произвести точные расчеты сколько производится временных затрат на определенные операции, что позволяет вывить потери как по вине самого работника, так и найти причины, которые от него не зависят, например нерациональная локализация предметов труда. Фотография рабочего дня помогает рационально оптимизировать рабочий процесс, без привлечения средств самой организации, и данный метод имеет колоссальное преимущество в сравнении с приведенными выше методами – это детальность и точность полученных результатов.

Данное исследование проводилось на базе одной крупной организации, специализирующейся на переработке отходов и ломов черных металлов. В рамках исследования были привлечены начальники смен по трем бригадам, каждому из них был присвоен порядковый номер, согласно номеру бригады, в которой они работают. К каждому из них был прикреплен человек, который документировал их рабочий день с начала и до конца смены, надо уточнить, что длительность одной смены составляет 12 часов (с 08:00 до 20:00, данное исследование проводилось во всех бригадах в понедельник). Для данного исследования изучалась активность руководящего звена только в дневное время, ночные смены не изучались по причине наличия неизмеримого отдыха (сон) в течение смены. В ходе исследования приведенного метода нами были получены данные, вследствие чего, был составлен баланс рабочей смены начальников смен по трем бригадам. Данные проведенного анализа представлены в таблице 1.

Анализируя полученные данные, приведенные в таблице 1, можно сделать вывод о том, какое количество времени (в процентном соотношении) занимает определенный блок работы для определенного руководителя смены. Как видно из таблицы, результаты исследования не являются идентичными, но проследить определенную закономерность представляется возможным.

Обратим внимание на результаты такого вида работ как отдых и личные надобности, можно заметить, что в процентном соотноше-

Таблица 1 – Фактический баланс рабочего времени начальников смен по трем бригадам Table 1 – The actual working hours balance of shift supervisors for three teams

Виды выполняемых работ в течение смены/ Types of work performed during the shift	Начальник смены № 1 / shift supervisor № 1		Начальник смены № 2/ shift supervisor № 2		Начальник смены № 3/ shift supervisor № 3
	Затраты времени (мин)/ investment of time (min)	Затраты времени в %/ investment of time In %	Затраты времени (мин)/ investment of time (min)	Затраты времени в %/ investment of time In %	Затраты времени (мин)/ investment of time (min)	Затраты времени в %/ investment of time In %
Подготовительно-за ключительная работа/ Preparatory and final work	159	22,1	94	13,1	148	20,6
Оперативная работа/ Operational work	270	37,5	284	39,5	268	37,3
Обслуживание рабо чего места/ Workplace maintenance	77	10,7	86	11,9	68	9,4
Отдых и личные надоб ности/ Rest and personal needs	122	16,9	116	16,1	122	16,9
Простой по организаци онно - техническим при чинам/ Downtime due to organizational and techni cal reasons	44	6,1	54	7,5	55	7,6
Простой в связи с на рушением трудовой дисциплины/ Downtime due to violation of labor discipline	48	6,7	86	11,9	59	8,2
Всего / in all total	720	100	720	100	720	100

нии разница между тремя бригадами мала, но в сравнении с общим процентным соотношением за весь период рабочего дня (16,1-16,9%) это занимает практически 1/5 всего рабочего времени. Данный факт свидетельствует о том, что в данной организации прослеживается тенденция, затрагивающая каждую бригаду, тратить рабочее время на личные нужды. Начальники данным примером нарушают правила трудового распорядка, что служит отрицательным пример для всех подчиненных в данной бригаде. В такой ситуации необходимо внести изменения в нормативные локальные акты. В связи с чем, необходимо внедрить такой инструмент как «кайдзен», который является японской философией, касающейся процессов, постоянного улучшения работы и привлечения всех сотрудников организации. Кайдзен рассматривает повышение производительности как постепенный и методичный процесс [13]. Поступательные изменения в организации рабочего дня начальников смен, а вследствие и мастеров, бригадиров, операторов учета производства, подсобных рабочих и крановщиков электро-мостовых кранов способствуют мягкому, но эффективному росту производительности труда.

Следующий вид работ, на котором следует акцентировать внимание – это подготовительно-заключительная работа. Как и в пре- дыдущем примере руководящее звено тратит на это более 1/5 своего рабочего времени. Данная тенденция опять прослеживается по всем бригадам, что свидетельствует о том, что результаты исследования являются абсолютно объективными, и не искажаются в связи с индивидуальными особенностями исследуемой личности. Поэтому делается вывод, что такая норма поведения и планирования своего рабочего времени является повседневным явлением в данной организации.

Другим видом работы, который также отнимает весомую часть времени от всего рабочего дня сотрудника является обслуживание рабочего места. Руководители тратят на этот вид деятельности около 10% своего времени. Данный и предыдущий выводы говорят о том, что, проанализировав их, мы убедились, что начальники смен каждой из трех бригад, принявших участие в настоящем исследовании, нерационально используют свое рабочее время. Это оказывает влияние на работу структурных подразделений и ведет к снижению показателей эффективности деятельности самой организации (не выполняются ежесуточные нормативы по переработке металлолома и его отгрузке). В таком случае, в первую очередь, необходимо полностью изменить подход к планированию времени с целью повышения его эффективности. Начать процесс оптимизации рабочего времени следует с рабочего места начальников смен (все сотрудники посменно передают друг другу рабочее место). Данный процесс является временно затратной процедурой. Для сокращения данной статьи затрат времени можно применить один из инструментов бережливого производства.

Оптимальным для данного случая будет решение использовать систему 5S. Система 5S включает в себя совокупность этапов, один из которых называется управление рабочим временем [14]. Путем сокращения нерационального использования временного ресурса можно достаточно успешно оптимизировать работу определенного сотрудника, при этом используя систему 5S. Система 5S позволяет максимально функционально организовать рабочее место, исключив затраты времени на поиск необходимых документов; повысить компетентность сотрудника в работе с оргтехникой. Важной целью системы 5S является организация работы с документами. Необходимо модернизировать хранение всей документации таким образом, чтобы минимизировать временные затраты при поиске необходимого документа. Также недопустимо нахождение ненужных вещей на рабочем месте, особенно если эти вещи не участвуют в рабочем процессе. Сократив время на обслуживание своего рабочего места, можно высвободить рабочее время для более рационального применения.

Проведя фотографию рабочего дня и проанализировав полученные результаты, можно говорить о том, что данная организация ежесменно несет значительные потери в виде временного ресурса. Как видно из вышеприведенного анализа, причиной тому служит отсутствие понимания у руководящего состава о рациональном планировании своего времени. При отсутствии данного понимания у начальников смен, процент продуктивность работы стремительно падает не только у них самих, но и у подчиняющимся им сотрудников.

Таким образом, подводя итог всему вышесказанному, стоит отметить, что проблема неграмотного распределения рабочего времени занимает одно из лидирующих мест в компаниях. Необходимо также отметить, что размер компании не влияет на данную проблему. Руководитель – это всегда пример, на который равняются остальные подчиненные, поэтому на данную проблему стоит обратить особое внимание для успешной деятельности организации. Приведенные методы устранения выявленной проблемы являются экономически выгодными для описываемой компании, не требуют огромных финансовых вложений, внедряя их, вероятность повышения производительности труда возрастает, как и минимизация временных потерь.

В ходе нашей исследовательской работы нами был заключен вывод, что временной ресурс для человека, а в нашем случае для работника организации (начальник смены)

является большой ценностью, которую, к сожалению, невозможно купить или восполнить. Следовательно, необходимо избегать нерациональной траты времени. Поэтому без повышения внутренней эффективности сотрудников, а именно руководящего звена, компания не сможет стремительно развиваться и лидировать среди конкурентов. Таким образом становится очевидно, что построение эффективной системы управления времен- ными ресурсами позволяет минимизировать временные и финансовые потери организации, а внедрение инструментов бережливого производства способствует ее устойчивому развитию и росту. По этой причине специалисту по внедрению системы менеджмента качества на производстве необходимо отслеживать развитие и изменения в данной сфере, для построения эффективной системы управления организацией.