Повышение эффективности снабжения компании в современных реалиях

В последнее время разработаны качественно усовершенствованные логистические системы, направленные на планирование снабжения компании, к которым относят следующие: JIT, KANBAN MRP-1/MRP-2 SDP, LP, LRP, DDT, сетевое планирование и др.

В настоящей статье рассматривается концепция JIT «точно в срок», которая тесно связана с составляющими логистического цикла. Рассмотрим характеристику концепции применительно к торговой компании. Ее суть заключается в том, что торговые запасы (готовая продукция) доставляются в определенный участок логистической цепи только в тот момент, когда в них возникает потребность, что ведет к минимизации излишних запасов в торговой сети. Большинство современных логистических систем функционируют в коротких промежутках логистических циклов, ориентируясь на концепцию JIT1.

Также одной из модификаций концепции «JIT» является система «Семь 0» («0» означает не сведение к абсолютному нулю, а минимизация, к которой необходимо стремится). Ее особенности2:

• -    0 дефектов (высокое качество);

• -    0 простой (времени наладки при смене изделия);

• -    0 размер партии на рабочем месте;

• -    0 потери времени и затрат на транспорт;

• -    0 сверхнормативной продукции;

• -    0 простоев при устранении неисправностей;

• -    0 длительность цикла (итог 6 первых пунктов).

Из основных особенностей концепции JIT «точно в срок» следует, что поставщик компании должен быть очень надежным, поскольку запасы, будь то производственные или торговые, должны быть доставлены вовремя. Поэтому предлагается разработка рейтинговой оценки потенциальных и действующих поставщиков компаний на предмет их надежности для внедрения концепции JIT «точно в срок»3.

Рассмотрим механизм действия рейтинговой оценки поставщиков.

• 1.    Руководитель службы качества поставок инициирует проведение аудита Поставщика. Основаниями для аудита Поставщика могут быть:

• -    первичная оценка потенциального Поставщика;

• -    выбор и одобрение Поставщика;

• -    периодическое одобрение Поставщика;

• -    возникновение рисков поставки продукции, не соответствующей установленным в договоре требованиям.

• 2.    Руководитель службы качества поставок назначает Руководителя группы аудита из состава сотрудников Службы качества поставок.

• 3.    Руководитель группы аудита в течение 5 рабочих дней после назначения:

Руководитель службы качества поставок информирует Руководителя группы аудита о цели, желаемых сроках проведения аудита и передает необходимую информацию о предприятии Поставщика.

• -    формирует перечень вопросов для аудита в программе «Аудит»;

• -    формирует группу по аудиту.

• 4.    Руководитель группы аудита подготавливает программу «Аудит» для проведения аудита. Для этого в лист «Отчет» программы вносится необходимая информация:

• А) в раздел «СВОДКА ПО АУДИТУ» (рисунок 1):

Рисунок 1 – Пример заполнения вкладки «Отчет» при подготовке к аудиту

«АУДИТОР» – указываются Фамилия и имя Руководителя группы аудита;

«ВИД АУДИТА» – выбирается в зависимости от вида аудита («Предварительный», «Предконтрактный» или «Целевой»);

«СТАТУС АУДИТА» – выбирается статус «Заполнение». По окончании заполнения отчета он будет изменен на «Утвержден»;

Б) в раздел «СВЕДЕНИЯ О ПОСТАВЩИКЕ»:

«НАИМЕНОВАНИЕ ПОСТАВЩИКА» – указывается название предприятия Поставщика;

«СЕРТИФИКАТ» – указывается сертифицированная система качества Поставщика (например, ISO 9001, AS/EN 9100);

«ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ» – выбирается в зависимости от того, является ли Поставщик разработчиком изделия;

«ВИД ДОГОВОРА» – выбирается исходя из видов работ, на которые заключен (или предполагается заключить) договор;

«НАИМЕНОВАНИЕ ПРОДУКЦИИ» – указывается название продукции;

«ТИП ПРОДУКЦИИ» – выбирается исходя из вида продукции, поставляемой по договору.

В соответствии с внесенной информацией программа «Аудит» автоматически формирует в листе «Контрольный лист» перечень вопросов для Поставщика.

Для идентификации отчетных документов в Службе качества поставок регистрируют их в установленном порядке, и идентификационные номера проставляются на документах в листе «Отчет» программы.

Руководитель группы аудита официально уведомляет о планируемом аудите:

• -    иностранных Поставщиков за 15 рабочих дней;

• -    российских Поставщиков за 10 рабочих дней до начала аудита.

Письмо адресуется Руководителю предприятия Поставщика и содержит, как минимум, следующую информацию:

• -    цель проведения обследования предприятия;

• -    планируемые сроки аудита;

• -    проект Плана аудита;

• -    контактные данные Руководителя группы аудита;

• -    перечень вопросов для аудита;

• -    просьбу назначить должностное лицо, ответственное за проведение аудита со стороны Поставщика, и сообщить его контактные данные

Руководителю группы аудита для решения организационных вопросов при подготовке аудита;

• -    просьбу назначить специалистов предприятия для сопровождения аудиторов и предоставления им необходимой информации. Назначенные специалисты должны иметь опыт и профессиональную компетентность в областях аудита;

• -    просьбу подготовить необходимые документы и данные

• -    подтверждение возможности принять и организовать работу группы по аудиту Заказчика в соответствии с Планом аудита.

Каждый аудитор должен получить необходимую и достаточную информацию для обоснованных выводов о состоянии проверенного объекта и подтверждения выявленных несоответствий.

Основными источниками информации о соответствии/ несоответствии Поставщика установленным в Контрольных листах требованиям являются:

• -    нормативная документация Поставщика;

• -    наблюдения за деятельностью сотрудников предприятия Поставщика, производственной средой, условиями и средствами труда в подразделениях Поставщика;

• -    интервью с сотрудниками предприятия Поставщика.

Аудитор работает только в присутствии назначенных представителей Поставщика, которые обеспечивают ознакомление аудиторов с необходимой информацией, относящейся к объектам обследования.

При выявлении несоответствия аудитор доводит его до сотрудника предприятия Поставщика, который представлял информацию по проверяемому вопросу, и до сопровождающего лица. Сотрудники предприятия Поставщика имеют право предоставлять дополнительную информацию, подтверждающую выполнение требований Заказчика.

Спорные несоответствия аудитор выносит на обсуждение группы по аудиту, решение по вопросу принимает Руководитель группы аудита4.

В случае если по результатам аудита Поставщик должен устранить выявленные в ходе аудита несоответствия, Руководитель группы по аудиту обеспечивает составление и утверждение Поставщиком ПКМ в срок, установленный в протоколе заключительного совещания.

Руководитель группы по аудиту контролирует своевременность и полноту выполнения Поставщиком каждого мероприятия ПКМ. Для этого он по истечении установленных сроков выполнения мероприятий запрашивает у предприятия Поставщика отчет об их выполнении и объективные доказательства устранения несоответствий.

Руководитель группы по аудиту после получения отчета от Поставщика на основе предоставленной Поставщиком информации делает вывод о выполнении/ невыполнении КМ Поставщиком. В случае если представленной информации недостаточно, Руководитель группы по аудиту принимает решение о выезде на предприятие Поставщика для проведения очной проверки выполнения ПКМ.

Порядок очной проверки выполнения ПКМ Поставщиком аналогичен порядку организации и проведения аудита и проводится только в объеме выявленных несоответствий5.

Оценка соответствия Поставщика требованиям Контрольных листов проводится по балльной системе:

«1» – несоответствие, обусловленное полным отсутствием на предприятии определенных в вопросе Контрольного листа процедуры, процесса или документа. В графе «Обоснование соответствия или отклонения» аудитор указывает критерий аудита, документ и/или должностное лицо, в процессе интервью с которым обнаружено несоответствие;

• « 2» - частичное несоответствие, например, процедура, процесс или документ на предприятии присутствует, но его содержание не удовлетворяет требованиям Заказчика или нормативной документации. В графе «Обоснование соответствия или отклонения» аудитор указывает объективные доказательства: критерий аудита, место, факт наблюдения и/или должностное лицо, в интервью с которым обнаружено несоответствие;

• « 3»  - соответствие. В данном случае указание объективных

доказательств соответствия в графе «Обоснование соответствия или отклонения» необязательно и остается на усмотрение аудитора;

«n/a» - требование не применимо. Данная оценка выставляется предприятию в том случае, если требование несовместимо с деятельностью предприятия, т.е. имеются объективные доказательства того, что предприятие не может его реализовать в силу специфики своей деятельности. Если объективных доказательств не обнаружено, то выставляется оценка «1».

Аудитор ясно и точно формулирует несоответствие для того, чтобы Поставщик имел возможность разработать адекватные корректирующие действия для его устранения.

После оценки всех вопросов в «Контрольном листе» программа «Аудит» автоматически считает на листе «Отчет» оценку по каждому разделу, а также итоговый балл (рисунок 2).

Оценка по разделу определяется как сумма оценок всех вопросов этого раздела, поделенная на количество вопросов:

• -    за каждое соответствие присваивается 1 балл;

• -    за каждое частичное несоответствие 0,5 балла;

• -    за несоответствия 0 баллов;

• - вопросы с ответом n/a исключаются из расчета.

Рисунок 2 – Пример автоматического расчета баллов, вида и условий сотрудничества с Поставщиком в программе «Аудит»

В зависимости от полученного итогового балла программа «Аудит» определяет вид и условия сотрудничества. В программе предусмотрены следующая градация видов и условий сотрудничества в зависимости от присвоенного Поставщику балла:

0-60 баллов – сотрудничество невозможно;

60-80 баллов – сотрудничество возможно при разработке и успешном внедрении ПКМ;

80-95 баллов – сотрудничество возможно при разработке и успешном внедрении ПКМ для критических несоответствий;

95-100 баллов – стратегическое партнерство.

По окончании заполнения «Контрольного листа» Руководитель группы аудита составляет Приложение к отчету по результатам проведения аудита Поставщика. Для этого в программе «Аудит» на листе «Приложение к отчету» необходимо нажать кнопку «Заполнить», после чего программа автоматически формирует Приложение к отчету.

Приложение к отчету содержит перечень несоответствий Поставщика. Первыми отображаются критические несоответствия, затем требования, которые имеют оценку «1» (несоответствие), затем требования, которые имеют оценку «2» (частичное несоответствие).

Для распечатывания отчетных документов по аудиту Руководитель группы аудита на листе «Отчет» в поле «СТАТУС АУДИТА» выбирает опцию «Утвержден».

Таким образом, в данной статье разработана рейтинговая методика оценки потенциальных и действующих поставщиков компаний на предмет их надежности для внедрения концепции JIT «точно в срок».