Повышение эффективности управления компанией при использовании корпоративной информационной системы

INCREASING THE EFFICIENCY OF COMPANY MANAGEMENT WHEN

USING THE CORPORATE INFORMATION SYSTEM

The material presented in the article is devoted to issues related to the study of CIS (Corporate Information Systems), the role of which in the financial work of a company is very important. The strategies for the formation of the CIS are described. The types of corporate information systems, their disadvantages and advantages, the results of their application in company management are also studied. Keywords: corporate information system, information, efficiency.

Вводные замечания

При расширении фирмы, открытии новых филиалов, отделов, дочерних компаний, а также при расширении спектра оказываемых услуг и производимой продукции возникают потребности в обновлении используемых систем, обнаруживаются недостатки в управлении. В связи с этим необходимо заменять устаревшие функциональные системы новыми, которые будут мощнее и эффективнее.

Также появляется необходимость в формировании инновационных систем, функционирование которых возможно при наличии множественных технологических связок. Речь идет о файлах обмена, конверторах информации, повторном введении информации из одной системы в иную. Для осуществления этих действий, получивших название «кусочной» (хаотичной) автоматизации, необходимо большое количество обслуживающего персонала [2]. Также требуется следовать установленным правилам, касающимся синхронизации информации в разного рода системах. В противном случае нарушается информационная целостность, происходят перебои в обеспечении управленцев точными актуальными данными.

В результате возникает необходимость в постоянном увеличении вычислительных мощностей, расширении штатов подразделений эксплуатации, появляется потребность в обучении, переквалификации работников данных служб, следовательно, стремительно возрастают расходы на поддержание информационных систем, тогда как требуемая функциональность системы растет гораздо медленнее [1].

84 и нформационные технологии и оптимизация управления

В настоящее время появляется все больше инновационных технических средств, которые делают нашу жизнь проще и рациональнее. Заметим, что создание и применение новшеств происходит в основном в бизнесе, что позволяет повысить производительность труда, снизить расходы, увеличить конкурентоспособность товара. Это, в свою очередь, приводит к росту прибыли компании. Для достижения оптимального распределения имеющихся в распоряжении ресурсов, а также с целью снижения вероятных расходов разрабатываются специализированные программные средства. В числе прочих к ним относятся корпоративные информационные системы (КИС). Благодаря использованию КИС можно получать актуальную информацию, видеть возможности новых управленческих решений.

Необходимо заметить, что КИС представляют собой разновидность информационных систем, главная особенность которых заключается в широте функционала. Благодаря их использованию можно добиться слаженного функционирования различных филиалов, отделов компании [4].

Существующие стратегии формирования КИС

Чаще всего проводится сравнение двух альтернативных подходов:

• •    развитие происходит прежним путем, одновременно с этим внедряются отдельные функциональные системы с учетом главнейших бизнес-задач;

• •    у конкретного производителя покупается новая интегрированная система, которая приспосабливается к особенностям бизнес-процессов предприятия.

Полномасштабное использование готовой системы ERP (Enterprise Resource Planning, Планирование ресурсов предприятия) эффективно, если предприятие работает стабильно, его организационная структура устоялась, бизнес-процессы также давно сложились [1]. В случае, когда фирма находится на этапе организационного строительства, наблюдается частое изменение ее бизнес-целей, появляются новые бизнес-процессы, использование готовой системы ERP не всегда эффективно. Возможна ситуация, при которой часть проблем исчезнет, но появится множество новых. По этой причине в большинстве случаев использование «тяжелых» ERP-систем помогает решить проблемы в тех сферах работы компании, которые являются самыми формализованными, подчиняются действующему законодательству. Чаще всего это сферы, касающиеся создания корпоративных либо налоговых отчетов. Речь идет о бухгалтерском учете, кадровом управлении, подсчете заработной платы и других сферах деятельности фирмы.

Заметим, что при использовании любой интегрированной системы даже приблизительно не могут быть удовлетворены все нужды фирмы, особенно потребности, обусловленные спецификой ее деятельности. К новым проблемам, которые могут появиться при использовании корпоративных информационных систем, чаще всего относятся:

• •    зависимость фирмы от конкретного изготовителя;

• •    уменьшение возможностей, связанных с выбором оптимальных решений, удовлетворяющих нужды функциональных подразделений компании;

• •    вопросы, касающиеся сохранения вложений в ранее разработанные системы, обучение кадров;

• •    устаревание фирмы, поскольку прочие фирмы являются более современными и эффективными и продают свои решения по более низкой цене;

Повышение эффективности управления компанией ...

• •    необходимость поддержки продолжительного переходного периода, когда требуется обеспечение интеграции с системами, уже используемыми в компании;

При сложившемся интернациональном опыте формирования и совершенствования КИС был разработан третий подход, который базируется на решениях самых эффективных интегрированных систем. Такие системы лишены недостатков, характерных для «кусочной» автоматизации [5], и основаны на применении интеграционных платформ, состоящих из следующих главных элементов:

• •    средства интеграции, которые дают возможность установки приложений, выполненных в разных архитектурах, на различных средствах управления базами данных, системно-технических платформах;

• •    средства описания и контролирования главных бизнес-процессов компании, при этом у бизнес-процессов должна быть возможность полного доступа к информации, а также к функциям уже используемых на предприятии функциональных приложений и к тем, которые только устанавливаются;

• •    средства предоставления доступа к информации и возможностям корпоративных систем не только внутренних, но и внешних пользователей, причем доступ должен быть возможен как ко Всемирной сети, так и к корпоративному защищенному ресурсу – документации, знаниям и проч. [6].

С помощью комплексной КИС можно охватить большинство бизнес-функций, а также существующие на предприятии процессы управления. В больших компаниях такая КИС бывает максимально эффективной, так как дает возможность взаимодействовать массовым, эффективно организованным процессам благодаря применению быстродействующих инструментов инновационных телекоммуникационных, а также информационных технологий высшего технического и научного уровня.

Существует несколько главных причин необходимости установки КИС в компании. Одна из них – это замена уже существующих информационных систем, которые не соответствуют потребностям современного рынка. Такие системы могут создавать сложности с логистикой, а также планированием работы компании, обеспечивают низкую скорость решения основных задач компании, не поддерживают мультивалютность и многоязычность.

Быстрое развитие компании, а также вызванный этим рост степени информатизации приводит к необходимости эффективного выбора информационной системы руководством фирмы. Она должна автоматизировать требуемые для деятельности фирмы биз-нес-процессы и функции. Зачастую выбор и установка комплексной информационной системы приводит к реорганизации бизнес-процессов, а также используемой в компании системы управления. Изучив практику использования в российских фирмах КИС в последние годы, можно установить важные факторы, которые необходимо принимать во внимание при подборе оптимальной КИС:

• 1)    полнота функциональных возможностей;

• 2)    степень реализации функциональных модулей;

• 3)    длительность, а также цена внедрения;

• 4)    воздействие КИС на бизнес-процессы компании;

• 5)    результативность применения системы в компании.

Создание целей и стратегии – главнейшие условия результативного внедрения КИС. Проекты, которые основаны на четком стратегическом представлении и оценивании,

• 86 и нформационные технологии и оптимизация управления

приносят максимально заметные результаты, по сравнению с проектами, имеющими нечеткие, условные цели [4].

Гораздо более сложной задачей является разработка системы, удовлетворяющей всем предъявляемым к ней требованиям. Возможно использование каждым подразделением компании отдельного программного обеспечения (ПО), которое будет разработано с учетом специфики их деятельности. Информационная система должна объединить всех в пределах единой интегрированной программы, взаимодействующей с общей базой данных, чтобы у всех появилась возможность обмениваться сведениями, а также взаимодействовать между собой. Подобное объединение вполне способно привести к значительной эффективности, если у ответственных за установку системы сотрудников получится сделать это правильно.

Преимущества и недостатки КИС

При анализе возможностей КИС возникает множество вопросов выгоды их применения. Преимуществами использования КИС можно считать:

• •    возможность получать актуальные данные за максимально короткий промежуток времени;

• •    рост результативности управления компанией;

• •    уменьшение времени, требуемого для осуществления простейших действий.

Благодаря тому, что растет внутренняя управляемость, гибкость, невосприимчивость фирмы к воздействиям извне, повышается результативность работы предприятия, что приводит к росту ее конкурентоспособности на рынке и, соответственно, к увеличению прибыльности. Благодаря внедрению на предприятии КИС уменьшаются расходы, что делает возможным рост объемов реализации продукции и уменьшение ее себестоимости. Также это позволяет эффективно контролировать остатки на складах, уменьшать время производства.

Тем не менее внедрение КИС связано и с рядом недостатков:

• •    довольно высокая цена;

• •    на установку КИС требуется много времени [6].

Чаще всего цена внедрения корпоративной информационной системы с помощью внешних компаний вдвое или втрое выше цены самого ПО. Те фирмы, которые не имеют возможности тратить свои средства на оплату услуг консультантов, могут рассмотреть возможность интеграции корпоративной информационной системы собственными силами. Также допустимо развитие событий по сценарию, когда у компании есть средства на оплату услуг сторонней организации, однако ее руководство решает установить ПО самостоятельно (силами своих сотрудников). Перед этим выполняется детальное изучение работы компании, проводятся расчеты и сравнение цены установки в одном и другом случаях, принимаются во внимание возможные в каждом случае риски [3].

Необходимо учитывать, что расходы на оплату работы собственных кадров тоже будут достаточно велики. В этом случае издержки на услуги установки будут состоять из фактической оплаты труда работников, принимающих участие в проекте, и расходов на его реализацию (амортизация персональных компьютеров, затраты на аренду офисов, подключение к интернету и проч.)

Электронный портфолио курсанта военной академии...

Преимущество отдается работе силами своей команды, если управляющие менеджеры фирмы полагают, что самостоятельное внедрение будет способствовать более эффективной и оперативной работе над проектом. Подобная ситуация – не редкость в компании, руководители которой ранее сталкивались с внедрением автоматизированных систем.