Применение Agile методологии в организации конференций: опыт и перспективы

Повышение качества проведения научных и бизнес-конференций (ивентов, мероприятий) становится основополагающей и сложнейшей задачей, с которой сталкиваются организаторы и управляющие. Как показывает практической опыт автора, организацию конференций целесообразнее раскрывать через призму проектного управления, что обеспечивает комплексное управление рисками и позволяет перераспределять ответственность за качество и характер выполнения задач участниками. Тема управления организацией научных и бизнес-конференций сегодня остается практически неисследованной. Отдельные работы раскрывают общие принципы и особенности ивент-управления (ивент-менеджмент), сводящиеся к интерпретации базовых принципов и инструментов менеджмента, как правило, классического, в организации мероприятий. Однако проведение научных конференций связывается с системными особенностями и пробле- мами, которые определяют необходимость использования гибких методологий управления, ориентированных на управление проектом конференции.

Актуальность исследования гибкого управления организацией и проведением научных и бизнес-конференций определяется и тем, что концепция гибкого управления предоставляет возможность максимально эффективно, быстро и сообразно удовлетворить запрос участников мероприятия, ориентироваться на требования заказчика (участников) и в полной мере достигать коммерческого успеха при полноценной реализации первоначально запланированных целей проведения, которые фактически согласуются с точками интересов участников. В связи с обозначенным, существует объективная потребность в раскрытии особенностей организации научных и бизнес-конференций с применением гибких методологий управления (Agile-подход).

Цель исследования – охарактеризовать особенности и перспективы применения Agile методологий управления организацией конференций.

Достаточно распространенными являются воззрения, указывающие на эффективность и перспективность применения гибких методологий управления при работе над проектами. Данное суждение в целом является истинным, при учете, что во внимание принимаются компетенции управляющих, особенности организуемого проекта, а также целесообразность гибких методологий над другими. Как подчеркивают В.М. Маслова и А.А. Тубалова, в реалиях увеличения темпов динамики внешней среды и происходящих изменений на внутренней, возрастает необходимость перевода деятельности управляющих в «гибкое» русло, связанное с развитием культуры адаптации, изменчивости, проактивности, а также Agile-мышлением. Авторы считают, что ценность гибкого управления предполагает перестройку работы и принципов реализации основных функций с ориентации на прибыль в сторону учета специфических особенностей, интересов и удовлетворение потребностей клиента (заказчика) [4]. В сфере организации конференций (мероприятий) подобное связывается с учетом интересов и ориентиров участников конференций, целевых функций участия, для чего формируются: тематическая направленность, формат и способы проведения, определенные награды и возможности, состав экспертов, спикеров и прочих участников, авторитетность кон- ференции, итоги её проведения и т. п. Например, в научных конференциях интересами участников являются характер рецензирования, индексация, размещение сборников, состав редакционной коллегии, проведение конкурсов на базе конференции и др. Обозначенные составляющие являются специфическими сферами интересов заказчиков или участников конференций, в зависимости от формата организации и поставленных целевых задач становятся фактором привлечения внимания к мероприятию. Так, многие бизнес-конференции обладают имиджевым характером и не ставят извлечение прибыли на первый план; цель таких мероприятий – покрыть издержки и привлечь авторитетных участников, сформировать сообщество, которое в контексте события достигнет значимых общественноэкономических результатов совместной работы, обеспечит интеграцию, «встретит» инвесторов и держателей потенциально прибыльных проектов и т. п.

Учитывая разнообразие спектра интересов и специфичность организации конференций как задачи, стоящей перед проектным менеджером, возникает необходимость внесения коррективов в тематическую направленность и сферу интересов, которые удовлетворяет конференция, по мере их изменения. Подобное становится возможным сугубо благодаря следованию за Agile управлением, которое, как отмечает Э.Ф. Казимов, отличается системой преимуществ (рис. 1).

Рис. 1. Преимущества гибкого управления [1]

Однако достижение обозначенных преимуществ гибкого управления не является гарантированным и во многом диктуется от специфики самой задачи, проекта, управленческих компетенций организатора. Подобная точка зрения прослеживается и в работе Д.А. Локтионова и В.П. Масловского, которые отмечают, что выбор между традиционными и гибкими методологиями управления исходит из особенностей самого проекта, поскольку для четко регламентируемых, подотчетных проектов, с ограниченными бюджетами и неизменными потребностями, содержанием, целесообразность гибкого управления значительно снижается при его сопоставлении с традиционным [3]. Экстраполируя данное мнение на управление организацией конференций, заметим, что в данных процессах также существует несколько точек «интереса» и специфических функций, которые целесообразнее осуществлять с применением традиционного управления, а именно: календарное планирование, соответствие срокам, регламентация времени проведения, установление целевых индикаторов эффективности и т.п. На подобные «ограничения» гибких методологий указывает и А.И. Яковчук, который предлагает сочетать гибкое управление с традиционным, ориентироваться на гибридный подход, в основе которого лежит разделение задач управления организацией мероприятий на традиционные и гибкие методологии [5].

С точки зрения целесообразности применения гибких методологий, на наш взгляд, перспективной видится реализация следующих задач: определение размерности проведения научной или бизнес-конференции (по итогам поступивших заявок); формирование конечной структуры (последовательности) выступлений спикеров и участников (что осуществляется по итогам полученных заявок, от ситуации); создание дополнительных секций участников при достаточном объеме поступающих заявок; реализация технического обеспечения конференции при быстром реагировании на любые проблемы или неполадки; управление рисками в целом, с ситуативным реагированием на них; обеспечение прозрачности порядков и результатов проведения мероприятия; обобщение расходов и формирование каналов поступления прибыли. Примечательным в контексте обозначенных задач видится исследование А.М. Колесникова, А.С. Будагова и К.Ю. Мухина, которые подчеркивают, что гибкие методологии адаптированы под сферу предоставления профессиональных услуг, в том числе услуг по организации мероприятий, когда интересы, потребности и ориентиры заказчика могут изменяться на протяжении всего процесса работы [2]. Подобное определяет перспективность применения гибкого управления в организации конференций, находит отражение на практике. Опыт организации множества научных и бизнес-конференций позволяет отметить, что гибкий подход не применяется только в следующих задачах:

• 1)    Планирование общей сетки мероприятий, с формированием календарного плана (дата проведения) и общей тематической направленности (которая, тем не менее, впоследствии конкретизируется с ориентацией на гибкое управление, поскольку поступают новые заявки, появляются дополнительные спикеры мероприятия и т.д.).

• 2)    Проработка концепции и позиционирования мероприятия для привлечения участников, а также соблюдение четких

регламентов проведения (укрупненные этапы проведения мероприятия).

• 3)    Оценка экономической эффективности, её прогнозирование и внесение коррективов (ввиду ориентированности на базовые значения «безубыточности»).

Оставшийся спектр задач организации конференций предполагает построение цикличной работы, с распределением ответственности, обязанностей и сфер деятельности между микрокомандами из нескольких человек, каждая из которых осуществляет собственные функции (рис. 2).

Рис. 2. Цикл организации конференции в контексте гибкого управления

В соответствии с представленным циклом, при организации конференций всегда накапливается и учитывается опыт, полученный по итогам её организации и результатов применения. При этом всем, за каждый из представленных элементов цикла может быть ответственна как одна команда, так и запущена параллельная работа нескольких команд (команда управляющих, команда маркетологов, команда регистрации и логистики, команда организаторов), на каждую из которых накладываются собственные обязательства, функциональные требования и запросы.

Немаловажным определяющим перспективность и результирующий характер гибкого управления элементом являются внешние требования и ожидания заказчика и участника, которые учитываются при организации конференций (рис. 3).

Рис. 3. Влияние внешних требований на организацию конференций

Исходя из представленной схемы учета требований и ожиданий заказчиков (если таковые имеются) и участников конференции, они оказывают существенное взаимовлияние друг на друга и в конечном счете определяют деятельность организатора конференции. Ориентация на гибкое управление позволяет организатору учитывать такие требования и ожидания, согласовывать управленческую действительность с ними и формировать действительно эффективное управление, что вы- ражается в определении соответствия, согласования точек интересов заказчиков и участников, позволяет обеспечивать взаимную реализацию имеющихся ожиданий

• и целевых ориентиров.

Таким образом, результаты проведенного исследования особенностей и перспектив применения Agile методологий управления организацией конференций позволяют подчеркнуть ключевую перспективу, связанную с ориентацией на динамику внешних требований (заказчиков и участников) с их соотношением с концептуальными принципами и преимуществами гибкого управления организацией конференций, которое позволяет с заданной эффективностью удовлетворять внешние запросы и интересы. В тоже время, гибкое управление не способно полностью исключить инструменты традиционного в задачах планирования, бюджетирования, определения индикаторов эффективности и подотчетности, что предполагает переход к смешанному (гибридному) подходу к управлению организацией конференций.

Перспективы будущих исследований автора связываются с определением показателей эффективности управления организацией конференций в соответствии с их согласованием с требованиями и ожиданиями заказчиков и участников, что найдет отражение в дальнейших работах.