Применение информационных технологий в системе управления информационными потоками

Ключевые    слова:    информационные    потоки,    управление информационными потоками, информационные технологии, системы электронного документооборота, системы управления корпоративным контентом, СЭД, ECM.

Duminova D.

student

North-West Management Institute of the Russian Academy of National Economy and Public Administration under the President St. Petersburg Tarasevich A.

Professor, Doctor of Economic Sciences of Northwest Institute of Management of the Russian Academy of National Economy and Public Administration under the President

St. Petersburg APPLICATION OF INFORMATION TECHNOLOGIES IN THE

INFORMATION FLOW MANAGEMENT SYSTEM

Annotation: The article discusses the information technology used to manage the information flows of modern enterprises - electronic document management system (EDMS) and corporate content management system (ECM). The stages of implementation and possible problems in the organization of workflow using information technology are described.

Tags:  information flows, information flow management, information technologies, electronic document management systems, corporate content management systems, EDMS, ECM.

Для обеспечения эффективного управления хозяйственноэкономической деятельностью руководителям предприятий необходимо постоянно прослеживать, анализировать информационные потоки и своевременно производить их оптимизацию [7] .

Для управления информационными потоками современные предприятия используют информационные технологии, которые позволяют осуществлять процессы сбора, обработки и распространения данных [1] .

Актуальность повсеместного перехода к организации управления информационными потоками на основе информационных технологий связана с тем, что для традиционного документооборота, через который ранее и проходили основные информационные потоки предприятия, характерно наличие следующих проблем:

• -    возможность потери документов;

• -    накопление определенного объема документов с неизвестным назначением и источником;

• -    возможность попадания документации в чужие руки;

• -    потери рабочего времени в связи с поиском необходимого документа;

• -    рост затрат в связи с созданием копий документов;

• -    потери рабочего времени в связи с подготовкой и согласованием документации.

Решить указанные проблемы позволяют информационные технологии для управления информационными потоками предприятия, среди которых наиболее распространены системы электронного документооборота (СЭД), а также системы управления корпоративным контентом (ECM (Enterprise Content Management)).

При этом ECM-системы представляют собой комплекс приложений для создания единого информационного пространства предприятия. К основным функциям, доступным пользователям ECM-систем, следует отнести:

• -    ввод данных (сканирование, распознавание, ввод вэб-форм и т.п.);

• -    хранение контента, создание резервных копий;

• -    категоризация, разметка контента;

• -    поиск и индексация;

• -    представление контента пользователю;

• -    совместная работа над контентом;

• -    контроль доступа;

• -    контроль версий;

• -    публикация контента;

• -    управление бизнес-процессами.

Таким образом, ECM-системы предоставляют широчайшие возможности по управлению информационными потоками предприятия, осуществляемыми как внутри, так и за его пределами. В то же время большинство российских предприятий на данный момент не нуждается в столь обширном функционале и ограничивается применением СЭД, которые представляют собой организационно-технические системы, обеспечивающие процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также позволяющие контролировать потоки документов в организации [10].

СЭД в основном выполняют следующие функции:

• -    работа с различными внутренними документами;

• -    управление взаимодействием с клиентами;

• -    обработка обращений клиентов;

• -    автоматизация работы сервисной службы;

• -    организация проектного документооборота и др.

Главным отличием ECM-систем от СЭД является наличие у последних модуля автоматизации работы канцелярии, который не предусмотрен в ECM-системах.

И СЭД, и ECM-системы построены на следующих принципах:

• -    однократная  регистрация документа, позволяющая однозначно

идентифицировать документ;

• -    возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;

• -    непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

• -    единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

• -    эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;

• -    развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов [9] .

Современные системы электронного документооборота подразделяют на такие виды:

• -    универсальные системы;

• -    средства групповой работы;

• -    системы управления особыми видами документов;

• -    специальные модули управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем предприятий [5] .

Применение СЭД/ЕСМ-систем позволяет компаниям получить ряд преимуществ, которые обозначены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Стратегические и тактические преимущества от внедрения информационных технологий в систему управления информационными потоками предприятия [7]

Таким образом, с помощью СЭД/ЕСМ-систем повышается эффективность деятельности коммерческих компаний и промышленных предприятий, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением [8] .

В последних версиях СЭД/ЕСМ-системы обеспечивают также возможности удаленного доступа, в т.ч. с применением облачных технологий, что позволяет использовать их для управления территориально распределенными компаниями [2, 8] .

Для успешного внедрения СЭД необходимо:

• -    детально обследовать предприятие,

• -    описать существующий документооборот,

• -    выработать предложения по внесению изменений в существующую схему документов и отчетности,

• -    спроектировать архитектуру и функционал системы, который будет удовлетворять потребностям предприятия;

• -    разработать нормативную документацию: инструкции по документообороту, регламенты работы с различными документами;

• -    провести обучение пользователей СЭД [5] .

При внедрении СЭД и ECM-систем компании могут столкнуться с рядом проблем, к которым можно отнести недостаточную осведомленность о возможностях и функциях СЭД, несогласованность действий между поставщиком и заказчиком, неготовность IT-инфраструктуры предприятия к использованию системы, отсутствие регламентов, формализации бизнес-процессов, сопротивление и низкая вовлеченность сотрудников в процессы внедрения СЭД, недостаточная квалификация персонала для её использования. Решения данных проблем должны быть подготовлены заранее.

Системы электронного документооборота широко внедряются как в отечественных бизнес-структурах, так и в области государственного управления. Об этом свидетельствуют темпы роста российского рынка реализации программных продуктов СЭД и ECM-систем (см. рис. 2).

51,7

ю 40

Q_ =t 30 Q.

5 20

122,0

120,0

118,0

116,0

114,0

112,0

110,0

108,0

106,0

104,0

2012       2013       2014       2015       2016       2017       2018

^M Объем рынка, млрд. руб. ^^^^^MТемп роста, %

Рисунок 2 – Динамика российского рынка СЭД/ECM [6]

Как видим, наблюдается постоянный рост объемов продаж (более 10% ежегодно) систем электронного документооборота на рынке, что свидетельствует о понимании отечественными компаниями значения эффективного управления информационными потоками в современных условиях.

К тому же, федеральные органы власти часто оказываются даже более прогрессивными в работе с электронными документами, чем коммерческие организации. Поэтому государство является сегодня одним из главных драйверов роста использования организациями СЭД. Среди органов государственной власти и крупнейших компаний с государственным участием, которые уже пользуются СЭД/ECM следует отметить Минпромторг России, Минэкономразвития России, Росстандарт, Минсельхоз России, Минспорт России, Минздрав России, Сбербанк, Фонд социального страхования РФ, Федеральную сетевую компания Единой энергетической системы, РусГидро, Московскую объединенную энергетическую компанию и множество других [6].

Также использование информационных систем для управления информационными потоками распространено в отрасли финансовых услуг, строительстве, торговле, машиностроении, энергетике.

Положительным является тот факт, что в последние годы благодаря политике импортозамещения появилось множество СЭД и ECM-систем, которые являются продуктами российских разработчиков. Проведем обзор наиболее популярных на российском рынке систем электронного документооборота (см. табл. 1).

Таблица 1 – Сравнительный анализ наиболее популярных на российском рынке СЭД/ECM-систем [3, 4, 6]

Наименование	Тип	Функционал/модули	Преимущества	Стоимость
1	2	3	4	5
DIRECTUM	ECM	Управление документами Деловые процессы Канцелярия Управление закупками Управление договорами Финансовый архив Управление совещаниями Управление претензиями Кадровые процессы Проектный документооборот Управление услугами	Быстрый      старт внешнего документооборота Одновременная работа      десятков тысяч пользователей и хранение более 20 млн. документов Возможность использовать разные версии  системы  в холдингах         и компаниях       со сложной структурой Интеграция        с широким   набором ПО Гибкие возможности адаптации Многовариантность доступа Наличие    системы консалтинга       и обучения	Работа локально 8400  руб.   за пользователя Работа в облаке 3510 руб. за 10 пользователей в месяц
ELMA ECM+	ECM	Классическая канцелярия Внутренние документы Управление договорами Моделирование процессов Внутренний портал	Полное законченное решение         по моделированию, исполнению, контролю         и постоянному улучшению  бизнес- процессов Интеграция        с	Платформа 45000      руб., дополнительно приобретаются лицензии: именная – 7200 руб., конкурентная – 18000 руб. за

Организация деятельности отдела продаж

наиболее      часто используемым ПО Наличие  мобильной версии

каждую

1	2	3	4	5
Дело (ЭОС)	ECM	Процессы делопроизводства Контроль исполнения поручений Подсистема оповещений      и уведомлений Подсистема управления процессами Мониторинг документов Подсистема «Повестки заседаний»	Интеграция        с любыми используемыми    в организации информационными системами и бизнес-приложениями Опция «ДЕЛО-WEB» -       возможность удаленного  доступа для предприятий с территориально распределенной структурой Наличие  поточного сканирования	Лицензия    на одно   рабочее место    1155014000  руб.  в зависимости от количества приобретаемых лицензий
DocsVision	ECM	Делопроизводство Управление процессами Административное делопроизводство Средства разработки приложений      и бизнес-процессов	Большое количество конструкторов   для настройки       без программирования, в т.ч. в web-интерфейсе Быстрый доступ к документам       и задачам  с  любого устройства, в т.ч. без постоянного соединения с сетью Наличие разнообразных клиентских рабочих мест:       windows- клиент, web-клиент, почтовый    клиент, мобильное приложение	Лицензия за 1 пользователя: стандартная версия – 7700 руб. корпоративная версия – 13200 руб. ECM – 19000 руб.
ТЕЗИС	СЭД	Контроль исполнительской дисциплины Автоматизация документооборота Электронная канцелярия Дизайнер    бизнес- процессов, конструкторы	Полноценный вебдоступ и мобильная версия Высокая скорость внедрения и настройки Не требуется установка ПО на рабочие места, система	Базовая версия (до           25 пользователей) – 30000 руб. Стандартная версия (до 100 пользователей) – 100000 руб. Расширенная версия

отчетов           и нумераторов

устанавливается на сервер заказчика и запускается через браузер

(неограниченное количество пользователей) – 140000 руб.

Таким образом, на российском рынке представлено достаточно большое количество программных решений для управления информационными потоками с широкими функциональными возможностями, которые даже выходят за рамки организации электронного документооборота. Отметим, что современные СЭД/ECM-системы постоянно развиваются и модернизируются, уже сегодня предлагаются решения с искусственным интеллектом и машинным обучением, блокчейном, чат-ботами, биометрической аутентификацией.

Выбор той или иной СЭД/ECM-системы предприятиями должен исходить из необходимого функционала системы согласно специфике деятельности компании, её размеров, количества пользователей системы, необходимости удаленного доступа, финансовых возможностей и т.д.

При этом внедрение IT-решения не должно становиться самоцелью, а включать только тот функционал, которые действительно необходим компании для эффективного управления и контроля за информационными потоками и повышения продуктивности функционирования всей компании.

При правильном подходе к внедрению СЭД/ECM-система может стать одним из ведущих конкурентных преимуществ компании, так как использование современных информационных технологий для управления информационными потоками позволяет увеличить уровень инноваций, компетентности, информативности и скорости реагирования менеджмента на изменения внешней и внутренней среды.