Применение технологий "1С" для повышения эффективности деятельности организаций образования

В связи с постоянным и резким увеличением количества информации человеку становится достаточно трудно в ней ориентироваться. Происходит рост документооборота. Возрастает умственная нагрузка. Из-за огромного количества данных люди просто не могут ими воспользоваться в полной мере, поскольку их возможности часто достаточно ограниченны. В результате информационной революции произошел кризис, и перед людьми встала необходимость выхода из него. Именно поэтому важен процесс информатизации во всех сферах жизни общества. Недостаточная грамотность, низкий уровень информационной культуры, отсутствие желания затрудняют процесс информатизации. В связи с этим приоритетными задачами государства являются повышение качества труда и образования.

Для повышения уровня образования в первую очередь возрастает потребность в обеспечении образовательных учреждений средствами автоматизации деятельности их различных структурных подразделений.

Система управления высшим учебным заведением имеет сложную структуру и состоит из нескольких взаимосвязанных подсистем, выполняющих определенные функции в рамках делопроизводства высшего учебного заведения: стратегическое управление вузом, организация и управление учебного процесса, управление финансами и управленческий учет, управление научно-исследовательской деятельностью, управление информационной средой. Каждая из этих подсистем в той или иной степени может быть автоматизирована [1]. С появлением системы «1С:Университет» у вузов появилась реальная возможность автоматизировать многие направления своей деятельности. Используя возможности платформы «1С» в системе можно реализовать разграничение доступа к информации внутри каждого института (определить права доступа к объектам конфигурации на уровне записей). Принимая решение о внедрении программного продукта «1С:

Университет» одной из возможностей пакета является реализация автоматизации работы приемной комиссии по созданию механизмов ввода и загрузки информации об абитуриентах с использованием классов открытого доступа. Помимо настройки системы под специфику вуза, целесообразно создать базу, содержащую данные о студентах старших курсов, а также учебные планы. Предполагая, что это позволит руководителям и секретарям факультетов и институтов работать со списками студентов и их личными данными.

К достоинствам применения данного программного продукта можно отнести следующее – информация по абитуриентам, поступившим в ВУЗ, автоматически заносится в базу данных по студентам; возможность получение полного доступа к информации по всем управляющим документам и движению контингента студентов; личная карточка студента в электронном виде позволяет немедленно просмотреть всю информацию по нему, включая любые изменения статуса; наличие учебных планов по всем направлениям и формам подготовки; интеграция с программами учета учебных планов (загрузка и выгрузка данных в формате ФГБУ "ИМЦА г.Шахты Ростовской области); возможность формирования и печати бланков дипломов на основании имеющейся информации в системе; формирование единых, в соответствии со стандартами оформления, экзаменационных и зачетных ведомостей во всех филиалах, институтах и факультетах университета.

Накопленный объем информации и алгоритмы обработки, реализованные в 1C, позволяют автоматизировать управление деятельностью ВУЗа на факультетах. Максимальный объем различных по форме документов отчетной статистики формируется в базовых подразделениях ВУЗов – кафедрах. Для успешного управления процессом обучения и научных исследований требуется реализовать не только создание, хранение и обработку графиков учебных процессов, закрепление дисци- плин, учет специализаций, распределение учебной нагрузки, но и контролировать научную деятельность преподавателей и сотрудников, работу по студенческим исследованиям, развитие научного сотрудничества и контактов с другими учебными, исследовательскими и производственными заведениями. Учет такой информации позволяет оценивать объективно и беспристрастно деятельность преподавателей и сотрудников факультета, стимулировать развитие этих областей деятельности. Общая оценка по факультету даст объективную картину по выполняемым задачам и поможет выявить слабые участки в работе.

Основной проблемой внедрения информационных систем учета в Мордовском государственном университете им. Н.П. Огарeва в [1] указывается большое количество подразделений, их территориальная удаленность от центральной части вуза, а также большое количество студентов на отдельных факультетах. Все это никак не способствует процедуре внедрения информационных систем и нуждается в разработке новых подходов к автоматизации деятельности крупных вузов. Вместе с тем был выявлен ряд дополнительных проблем, связанных с развертыванием данной системы. Во-первых, недостаточное количество квалифицированного персонала. Не на всех факультетах секретари имеют навыки работы с системой «1С». Поэтому при внедрении системы на каждом факультете приходится решать проблемы по обучению персонала специалистами отдела автоматизации индивидуально, что отвлекает и тех и других от основных обязанностей. Во-вторых, загрузка учебных планов из системы GosInsp сопряжена с определенными трудностями, т.е. экспорт данных требует проверки и последующей ручной корректировки. Любое, даже самое незначительное, изменение учебного плана ведет изменению информации в системе, которую может выполнить только специалист.

Автоматизация процессов, связанных с вводом информации по учебной деятельности факультета, позволяет не только упростить задачу работникам деканата при повседневной работе, но сэкономить время подготовку итоговых отчетных документов руководством подразделений по формированию требуемой отчетности. Зарегистрированные в системе ответственные за данный учет лица получают оперативную информацию без дополнительных накладных расходов непосредственно через подключение к локальной сети ВУЗа.

Применение системы «1С» позволило создать в рамках университета распределенную систему, обеспечивающую высокую производительность выполняемых задач, использовать свойство масштабируемости для подключения новых подразделений и расширения количества точек доступа в систему.