Проблемы перехода организаций на ЭДО

Электронный документооборот сегодня. Только ленивый не высказывал свое мнение о том, когда из обихода исчезнут бумажные носители и/или исчезнут ли вообще. Насколько экономически не выгодно использовать бумажный документооборот не надо никому доказывать. Цифры говорят сами за себя, а это закупка бумаги, транспортные расходы, архивация и утилизация. И это неполный перечень действий, который необходимо осуществлять при организации работы с бумажным документооборотом. И в этом перечне отсутствует самая страшная составляющая – это производство бумаги. Не секрет, что основной материал в бумажной промышленности - древесина. На комбинаты поставляют стволы целиком. Лес рубим. Нет, конечно, сегодня для изготовления бумаги используют и вторичное сырье: макулатуру, тряпки. Технический прогресс не стоит на месте. Но все же, для изготовления огромного количества бумаги используем лесные ресурсы. И уж тем более «больная» для нашей страны тема экологии. Целлюлозно-бумажная промышленность относится к ведущим отраслям народного хозяйства, так как Россий располагает огромными лесосырьевыми ресурсами [1]. А новые технологии производства бумаги и вовсе безжалостно сотрут с лица Земли все живое за пару десятилетий.

Компьютерные технологии сегодня достигли такого совершенства, что бумажный документооборот можно с легкостью исключить из обихода. Еще совсем недавно полный переход к системе электронного документооборота не всегда был возможен, например, это касалось кадрового делопроизводства, где причиной служило то, что для должного обеспечения взаимоотношений между работником и работодателем необходимо оформление документов, требующих личной подписи, в бумажном виде. Помимо этого, было строго регламентировано и ведение бумажных трудовых книжек. Бухгалтерская отчетная документация требовала наличия что называется «живой» подписи. Но сегодня все эти требования уходят в прошлое.

Мир меняется и электронный документооборот позволяет компаниям экономить пространство и время, человеческие и финансовые ресурсы, выводит кампании на новый уровень общения.

На передний план выступает цифровая подпись. Еще 05.04.2013 в Трудовой кодекс Российской Федерации была добавлена глава «Особенности регулирования труда дистанционных работников» [2]. Согласно внесенным изменениям, если работа осуществляется дистанционно, то обе стороны - работник и работодатель – должны обладать электронной подписью. В 2013 году внесены изменения, но только сейчас в массовом порядке вносятся изменения в федеральный и/или региональные законодательные акты для ускоренного введения в действие электронно-цифровых подписей (ЭЦП). Квалифицированная электронная подпись полноценно заменяет подпись от руки и обладает такой же юридической силой.

Несмотря на весомые преимущества в плане безопасности, применение технологии электронной подписи по-прежнему сопряжено с опасениями и заблуждениями [3].

Но и не только это является сдерживающим фактором перевода делопроизводства с бумажных на электронные рельсы.

В Российской Федерации первыми уходят от использования бумажных носителей государственные и региональные органы. Это и понятно, позволяет федеральное финансирование. Приобретается новое и современное программное обеспечение. Кроме того, сегодня разработаны не плохие отечественные платформы, что удешевляет процесс их закупки и обучения персонала.

Да, основная сложность – финансовая. Небольшие предприятия не имеют возможности осуществлять свою деятельность в рамках необходимых информационных технологий. Кроме того, законодательная база Российской Федерации запаздывает с утверждением необходимых форм цифровых документов.

И все таки, в скором времени, мы откажемся от такой техники как ксерокс, принтер и факс. Сегодня скорость решает все, мир ориентируется уже не на часы, а на считанные минуты.