Процесс управления музыкальных мероприятий с этническим содержанием

При организации концертов очень важно повышение эффективности работы по организации концертов, расширение контактов и работа с предполагаемой аудиторией зрителей. Коммуникативный подход в данном случае ориентирует субъекта на развитие внутренних и внешних коммуникаций, а также на активное изучение зрительской аудитории, поскольку концерт, как социальный феномен, также является коммуникацией.

В контексте вопроса организации концертных мероприятий также можно выделить следующие типы взаимодействия:

• -    внутреннее (горизонтальная, вертикальная коммуникация; формальная, неформальная);

• -     внешнее (бизнес-коммуникации, реклама, PR).

Основы в деятельности по организации концертных мероприятий включают в себя разработку стратегии внутренних и внешних взаимодействий.

К системе внутренних коммуникаций относят вертикальные и горизонтальные коммуникации. Поскольку любая организаторская деятельность, так или иначе, сочетает в себе элементы концепции менеджмента, целью которой является управление деятельностью организации в определенных социально-экономических и культурных условиях, то особое внимание следует уделить системе горизонтальных и вертикальных коммуникаций, а также формальных и неформальных.

Вертикальными коммуникациями называют коммуникации, идущие по иерархической лестнице организации. Система развития вертикальных коммуникаций обеспечивает взаимосвязь и циркуляцию информации между управленческим звеном организации и подчиненными, т.е. двустороннюю связь.

Горизонтальные коммуникации характеризуют обмен информацией между субъектами в рамках одной иерархической ступени (звена), т.е. между сотрудниками. В качестве главных целей использования горизонтальных каналов можно обозначить следующие:

• 1)    координация работ;

• 2)    решение проблем;

• 3)    разделение информации;

• 4)    разрешение конфликтов.

Формальными коммуникациями называют коммуникативные каналы, которые установлены руководством. Линии, связывающие должностных лиц и подразделения организационной структуры компании, обычно и представляют собой формальные каналы коммуникаций. Информация, которая передается по этим каналам, обладает особой точностью, так как она исходит от верхних уровней организации и, как правило, носит директивный характер. Неформальными называют вид организационных коммуникаций, которые осуществляется на основе слухов или «поддерживающих коммуникаций». Как правило, это общение между сотрудниками, которое либо не относится к работе, либо исходит от начальства, но осуществляется в форме «выходов в народ» или «виноградной лозы».

В такой специфической области как организация концертных мероприятий, индивид, который выполняет управленческие функции, должен совмещать в себе личностные качества, как менеджера, так и лидера и обладать высоким уровнем коммуникативной компетентности.

Особо важным при осуществлении групповой деятельности является проблема получения информации о целях и факторах, влияющих на эту деятельность. Тут необходимо отметить такой фактор, как информированность, а также участие не только в обсуждении, но и в принятии решений, что формирует у людей чувство собственной значимости в общем деле, а, следовательно, положительно сказывается на его желании работать.

Организация концертного мероприятия предполагает три этапа:

• I.    подготовительный (деятельность по подготовке к проведению мероприятия: создание необходимых условий, распространение информации, коммуникации);

• II.    концерт (деятельность организации во время концерта на данном этапе сосредоточена на контроле билетов, работы технического отдела, общению со зрителями);

• III.    постконцертная деятельность (постконцертные коммуникации, подведение итогов): предполагает продолжение сотрудничества со

СМИ, в частности, освещение события в прессе, на телевидении. Особо желательно, чтобы факт проведения мероприятия (а также организаторы) был занесен в какие-либо отчеты о культурной жизни региона (города).

Следует также отметить, что последовательность выполнения работ, равно, как и сроки, определяются ситуацией, жанром концерта, его зрительской аудиторией. Внутриорганизационная коммуникация между «отделами» также приветствуется, что предполагает взаимозаменяемость людей в ходе работы.

Таким образом, на основе рассмотренной модели организации концертных мероприятий сформулируем следующий алгоритм организации музыкального мероприятия на примере концерта, завершающего фестиваль с этническим содержанием в ДК.

Алгоритм организации концерта:

• 1.    обсуждение задач/идеи мероприятия инициативной группой (организацией). Предполагает донесение до сведения сотрудников информации о предстоящем мероприятии;

• 2.    составление плана необходимых для организации концерта работ. План работ предполагает следующие пункты:

• •    определение состава исполнителей (актеров, музыкантов; поскольку речь идет о «сборном» концерте, где предполагается несколько номеров, то необходимо определить предварительный состав участников)

• •    определение даты концерта

• •    поиск помещения и организация проживания иногородним исполнителям

• •    принятие решения о названии мероприятия

• •    разработка «фирменного стиля» мероприятия (дизайн афиш, растяжек, билетов, флаеров)

• •    поиск спонсоров, а также организация информационной поддержки, которая предполагает активную работу со СМИ, переговоры с организациями и предприятиями

• •    организация охраны мероприятия

• •    выбор средств распространения рекламы

• •    рекламная кампания, которая проводится в несколько этапов: знакомство зрителя с предстоящим мероприятием (распространение информации о концерте, возможно, даже без указания определенной даты и места, с целью заинтересовать потенциальную зрительскую аудиторию. Эту функцию может выполнить визуальная реклама, а именно плакаты); по мере приближения к дате концерта расширяется список каналов распространения рекламы, увеличивается количество рекламы, идет активная работа со СМИ:

• •    рассылка приглашений vip-персонам

• •    техническое обеспечение (подготовка необходимой техники)

• •    распространение билетов

• 3.    Проведение концерта

• 4.    Общение с представителями СМИ. Закрепление существующих контактов

• 5.    Анализ результатов проведенной работы. Оценка ее эффективности:

• •     достигнуты ли поставленные цели и задачи;

• •    выявление плюсов и минусов рекламной кампании;

• •     извлечение полезной информации о целевой аудитории

(насколько глубок ее интерес к подобным мероприятиям);

• •     соотношение предварительных расходов и общей прибыли, их

оценка;

• •     самооценка, собственные выводы и ощущения.