Проектный подход - наиболее эффективная для предприятий event-индустрии методология управления

Рынок event-услуг является молодым рынком: начало формирования event-индустрии в России произошло в 90-х гг. До этого времени в России не практиковались event-проекты, сама идея этого бизнеса привнесена из практики других стран. Этот факт является основной причиной недостаточного понимания и изученности процессов и жизненных циклов предприятий данной отрасли.

Опыт первых десятилетий развития индустрии в России показал, что система управления в большинстве event-предприятий формировалась стихийно, в условиях отсутствия профессионального подхода. Низкий уровень профессиональных управленческих компетенций отраслевых специалистов являлся следствием специфики рынка, в котором общепринятыми ключевыми и необходимыми для достижения наилучшего результата считались творческие компетенции.

Недооценка в event-проектах степени влияния менеджмента на конечный результат привела к снижению качественной и финансовой результативности event-проектов [1].

Одна из главных специфических особенностей event-рынка - разнонаправленная типология мероприятий, которая формирует большое количество рисков для event-компаний. Широкий спектр типов event-мероприятий, их абсолютная уникальность как по содержанию, так и по результату не дает возможности event-компаниям унифицировать технологию управления специальными мероприятиями, следовательно, снижает шансы на успешную реализацию event-проектов.

Кроме того, существующие тенденции рынка event-услуг также подтверждают необходимость усиления функции менеджмента, изучения и внедрения наиболее эффективных методологий управления для event-предприятий.

Наиболее значимые тенденции event-рынка последних 10 лет, которые будут иметь силу в среднесрочной и долгосрочной перспективе:

• 1.    Рост объема рынка. Развитие спроса на event-услуги.

• 2.    Сегментация рынка. Укрупнение участников.

• 3.    Четкая маркетинговая ориентация event-проектов.

• 4.    Реклама и коммуникации в event-проектах.

• 5.    Кадровый состав event-компаний и уровень подготовки event-специалистов.

В силу своей уникальной специфики (возможности реализовать уникальные мероприятия с учетом самых специфических задач) и относительной доступности по цене, event в настоящее время является очень востребованным инструментом воздействия на целевую аудиторию. Это способствует смещению акцентов в бюджетах заказчиков в пользу специальных мероприятий и, как следствие, расширению услуг event-компаний и дальнейшему росту рынка.

В условиях растущего спроса на event-услуги необходимым для участников рынка становится повышение уровня профессионализма, как в части творческих инноваций, так и в части менеджмента. В противном случае слабые и нерентабельные агентства будут вынуждены закрываться, либо будут поглощаться более сильными и успешными игроками. Необходимо также отметить, что эксперты прогнозируют пополнение состава участников российского event-рынка крупными международными агентствами, что, безусловно, станет драйвером для повышения качества event-услуг, предоставляемых российскими операторами.

По данным экспертов и аналитиков рынка, в среднесрочной и долгосрочной перспективе будут востребованы услуги агентств, способных сформулировать комплексную маркетинговую стратегию в соответствии с задачами заказчика и не менее эффективно реализовать event-проект.

Современные event-проекты зачастую имеют сложную структуру по содержанию и предполагают использование различных средств и методов массовых коммуникаций, таких как PR, реклама, BTL. Это требует наличия профессиональных знаний в смежных отраслях, а также приобретения навыков управления сложными проектами, участниками которых становятся множество внешних контрагентов.

Ситуация с подготовкой специалистов для event-индустрии не отвечает требованиям рынка и основным тенденциям, связанным с его развитием.

В России на сегодняшний день есть единственное высшее учебное заведение, обеспечивающее подготовку специалистов для event-индустрии. В основном же подготовка event-менеджеров осуществляется за счет специализированных обучающих школ на базе 2-х профессиональных агентств, являющихся лидерами отрасли. Дополнительно к этому, обучение на внутреннем рынке проводится в рамках семинаров и тренингов, организованных профессиональными агентствами. Такая инфраструктура для подготовки специалистов не является достаточной для обеспечения необходимого количества специалистов, имеющих профессиональную подготовку. Это является дополнительным ограничением для event- компаний в части подбора и подготовки специалистов, а значит, служит препятствием в повышении качества услуг, оказываемых российскими event-компаниями.

Кроме того, анализ системы менеджмента российских event-компаний, проведенный автором, показал, что еще одной важной и неучтенной проблемой является специфика жизненного цикла специальных мероприятий. В рамках детального исследования деятельности event-компаний было выявлено, что процесс управления специальными мероприятиями обладает следующими характеристиками:

• 1.    Процесс управления специальным мероприятием всегда направлен на достижение определенной, заранее заданной цели, которая определяется на стадии планирования и проектирования мероприятия и на которую направлены все усилия исполнителей со стороны компании, партнеров и подрядчиков.

• 2.    Реализация специального мероприятия представляет собой комплекс взаимосвязанных задач (работ). Невыполнение или некачественное выполнение одной из них генерирует риск для другой и/или результата в целом.

• 3.    Множество задач, которые необходимо выполнить в ходе подготовки и реализации специального мероприятия, требуют координации со стороны конкретного ответственного лица, которое обеспечит взаимосвязанное исполнение всех работ и приведет к запланированному конечному результату в установленный срок.

• 4.    Каждое мероприятие уникально по своему результату, а следовательно, содержанию, то есть нет повторяющихся event-проектов.

• 5.    Каждому специальному мероприятию свойственна достаточно высокая степень неопределенности и вероятности наступления рисков, так как каждое мероприятие уникально.

Вывод: все характеристики, присущие процессу реализации специального мероприятия, идентичны свойствам (признакам) проекта [2]

Это означает, что стандартные методологии менеджмента в случае с управлением event-компанией не будут эффективными, поскольку не учитывают специфику проектов. Необходимым и эффективным решением, способствующим повышению качества и управляемости event-проектов, является применение проектного подхода. Новизна такого решения для event-индустрии заключается в том, что известная и используемая на практике компаний других отраслей методология управления проектами будет высокоэффективна в управлении event-компаниями, поскольку базовые характеристики специального мероприятия полностью соот- ветствуют характеристикам проекта. Данные базовые характеристики и должны быть в основе разработки корпоративной методологии управления проектами в event-индустрии. Тем не менее подавляющее большинство event-компаний, функционирующих сегодня на event-рынке России, не готовы к профессиональному внедрению и применению проектного подхода [3].

Следовательно, необходимо реализовать ряд изменений, которые помогут решить вопрос внедрения проектного менеджмента. Преобразования, которые позволят реализовать данную инициативу, касаются как деятельности отдельных event-компаний, так и отрасли в целом. Участие отраслевых организаций и профессиональных объединений в решении данного вопроса, прежде всего, заключается в следующем:

• -    т обеспечение дальнейшего развития профессионального сообщества, объединяющего event-компании с целью продвижения их интересов и решения проблем отрасли. В частности, разработка образовательных и иных программ отраслевыми экспертами, а также представителями клиентских, смежных и отраслевых сообществ;

• -    развитие специализированных интернет-ресурсов, таких как Event.ru. Это первый электронный специализированный журнал о событиях в event-отрасли, способствующий популяризации деятельности event-компаний, обмену опытом, обучению и развитию event-менеджеров новым технологиям управления;

• -    проведение профессиональных форумов и обучающих мероприятий, участниками которых должны быть лидеры отрасли.

Все эти направления работы профессиональных организаций event-рынка, безусловно, окажут положительное влияние на изучение и внедрение прогрессивных методологий управления, дадут новый импульс для развития рынка, в частности, обеспечат базу для изучения и продвижения проектного подхода.

Инициативы, реализация которых позволит изучить и внедрить в практику российских event-компаний проектный подход, заключаются, прежде всего, в следующем:

• 1.    Компании следует критически посмотреть на результативность своих специальных мероприятий, выявить основные причины отклонений в проектах.

• 2.    Изучить наиболее прогрессивные методологии управления проектами.

• 3.    В соответствии с типами проектов сформировать корпоративную методологию управления проектами, которая будет максимально учитывать специфику деятельности предприятия.

Внедрить в практику корпоративную методологию управления проектами.

Кроме того, хотелось бы отметить основные выгоды от внедрения проектного подхода в event-компании. Внедрение проектного подхода в практику event-компании позволит:

• -    повысить уровень профессиональных компетенций event-менеджеров за счет использования стандартного подхода к ведению всех проектов компании, так как внедрение проектного подхода означает внутрикорпоративное обучение единой методологии управления проектами;

• -    достичь высокой степени идентичности качества проектов, так как каждый проект будет реализовываться с помощью единого подхода и в условиях изучения накопленной практики из истории уже реализованных проектов;

• -    обеспечить простоту мониторинга сроков и статуса проектов. При помощи внедрения календарно-ресурсных планов и планограмм ведения проектов можно добиться полного контроля над сроками и изменениями в проектах, что обеспечит своевременное реагирование на изменения и применения корректирующих мер;

• -    обеспечить прозрачность затрат при ведении сотен проектов. За счет четкой идентификации ресурсов конкретного проекта и при помощи внедрения корректной системы учета и распределения проектных затрат можно легко отслеживать реальные затраты по каждому проекту, а также видеть реальную рентабельность по факту завершения конкретного проекта;

• -    вести единую базу знаний о проектах. Весь опыт по реализованным проектам может архивироваться в стандартных базах и передаваться от проекта к проекту, а каждый сотрудник сможет обращаться к единой корпоративной базе знаний по проектам и учитывать в своей работе предыдущий опыт компании;

• -    управлять качеством, рисками проектов при помощи системы KPI для проектов, планов мероприятий по предотвращению и минимизации рисков проектов и стандартных показателей контроля качества;

• -    повысить эффективность использования ресурсов. В рамках методологии управления проектами появляется возможность проектировать занятость сотрудников, следовательно, более качественно контролировать их загрузку. Одновременно с этим, появляется возможность задействовать одни и те же ресурсы для параллельно идущих проектов, снижая их стоимость;

• -    повысить эффективность распределения ответственности и обязанностей между участниками проекта;

• -    сэкономить до 30 % времени и до 20 % средств;

• -    снизить риски неуспеха проектов.

В заключение хотелось бы отметить, что внедрение проектного подхода в отраслевом масштабе позволит:

• -    повысить качество управления event-проектами, а следовательно, и степень удовлетворенности заказчиков в целом;

• -    увеличить доверие и оценку профессионализма участников рынка со стороны заказчика;

• -    повысить конкуренцию между участниками рынка по вопросам качества реализации event-проектов;

• -    расширять спектр услуг, предлагаемых заказчику;

• -    обеспечить высокую экономическую и финансовую эффективность отдельных event-компаний и отрасли в целом;

• -    обеспечить дальнейшее интенсивное развитие event-индустрии.

  Ссылки: