Распределение ответственности в организации - ключевая проблема управления персоналом

Эффективность системы управления часто определяется тем, как именно распределены полномочия, задачи и ответственность между подразделениями структуры организации и её сотрудниками. Основным средством, благодаря которому устанавливаются формальные взаимоотношения сотрудников в организации и распределение между ними ответственности и функциональных обязанностей является непосредственно сам процесс делегирования задач и полномочий.

Существует два основных аспекта организационного процесса в компании. Ключевым является деление организации на различные подразделения, которые соответствуют целям и стратегии компании. Однако, более значимым, но менее осязаемым в устройстве организаций является система полномочий, связывающая высшее руководство с сотрудниками, а также обеспечивающая возможность распределения и координации задач. Основным инструментом, посредством которого руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий является делегирование.

Необходимо дать определение самому термину «распределение ответственности». Делегирование представляет собой средство распределения задач среди персонала, выполнение которых необходимо для достижения целей компании, а также её стратегии, а также это постановка задач перед определенным лицом, и одновременно наделение его полномочиями для их решения, соответственно, это так же означает, что данное лицо принимает на себя и ответственность за выполнение определённых поручений. Термин «ответственность» представляет собой обязательное выполнение сотрудником данных ему задач, а также он отвечает за удовлетворительное их разрешение. Руководитель, как правило, осуществляет это путем делегирования задач вместе с полномочиями, однако ответственность не может быть делегирована [1].

В то время, когда сотрудник принимает на себя ответственность за качественное выполнение порученного ему задания, организации необходимо предоставить ему необходимые ресурсы. Следовательно, мы можем охарактеризовать полномочия, как ограниченное право пользования ресурсами организации и направление усилий некоторых её сотрудников для выполнения определённых задач. Передача полномочий происходит по вертикали: от начальника к подчиненному. Когда мы говорим об ответственности, мы всегда подразумеваем, что слово «кому-нибудь» является ключевым и определение данного термина обязательно должно присутствовать [2].

Распределение обязанностей в организации зависит от организационной струк- туры, которая создается для выполнения монотонных и ежедневных задач. Она относительно стабильна на протяжении длительных промежутков времени. Данный подход к разделению труда разумно применять по отношению к организации, в которой задачи максимально регламентированы. Под термином «задача» мы понимаем спланированную работу, выполняемую произвольным или предписанным образом. Если организация хочет добиться поставленных целей, то её менеджеры, главным образом, должны уметь давать чёткую формулировку задачи, причём в этой формулировке всегда должен присутствовать результат, который руководитель может легко и быстро проверить. Очевидно, что для решения поставленной задачи, необходимо предоставить чёткие права (полномочия) лицам, отвечающим за успешное выполнение этих задач, а также определить лицо или орган управления, перед которым исполнитель будет нести ответственность. Полномочия мы определяем, как ограниченное право пользования ресурсами организации и направления усилий некоторых её сотрудников с целью выполнения определенных задач [3].

В процессе организации работ управленцы ставят перед своими подчинёнными задачи, предоставляют им необходимые полномочия, а также передают ответственность за их решение. То есть, главной функцией управления, выполняемой менеджерами ежедневно, является распределение задач, полномочий и ответственности.

Однако, существует ряд задач, которые руководитель не может делегировать своим подчиненным, по причине того, что они не входят в его компетенцию. Это, в первую очередь, цели и задачи своего уровня управления. Конечно, руководителю не обязательно выполнять всю работу самостоятельно, тем более что, менеджеры выполняют свою работу с помощью других лиц. Но стоит сказать, что менеджер не просто передает свою задачу подчинённым, он прежде всего структурирует ее и далее перед каждым сотрудником ставит более конкретные задачи, их выполнение позволит достичь конкретной цели, стоящей перед менеджером [4].

В практике управления персоналом в организациях применяются две системы распределения ответственности по уровням иерархии, а именно – «ёлочка» и «матрёшка».

Система «ёлочка» заключается в том, что права и ответственность вышестоящего руководителя охватывают только небольшую часть прав и ответственности нижестоящего руководителя. Отличительной чертой данной системы является высокая чёткость при фиксации прав и ответственности руководителя организации. Однако, у нее есть и недостаток – «ёлочка» подразумевает делегирование ответственности сверху вниз: от начальника к подчинённому, в то время как в силу глубокого разделения труда цели организации чаще всего достигаются по горизонтали.

Система «матрёшка» представляет собой двойной или множественное подчинение. В отличие от предыдущей системы, «матрёшка» построена так, что права вышестоящего руководителя полностью поглощают права нижестоящих руководителей. Вышестоящее руководство часто возлагает свою ответственность на нижестоящих [5].

Рассмотрим основные проблемы распределения ответственности на примере ПАО «БАНК УРАЛСИБ». Он входит в число самых крупных российских банков с развитой региональной сетью. Банк является универсальным с направлением на обслуживание счетов и кредитование физических и юридических лиц.

Стратегические приоритеты банка:

– выстроить долгосрочные отношения с клиентами, основываясь на их потребностях;

– повысить эффективность, путем усовершенствования бизнес-процессов;

– сформировать высококлассную команду;

– увеличить капитал для роста бизнеса.

Одним из важнейших направлений деятельности УРП (управления по работе с персоналом) является обучение сотрудников. Компания ПАО «БАНК УРАЛСИБ» непрерывно инвестирует в человеческий капитал и тратит большое количество средств на развитие своих сотрудников.

Нами было проведено исследования среди сотрудников Банка. Респондентам был задан вопрос «Какая, на Ваш взгляд, самая главная причина в делегировании полномочий в ПАО «БАНК УРАЛСИБ?». Результаты исследования отобразим на рисунке 1.

Рис. 1. Причины возникновения проблем при делегировании полномочий в ПАО «БАНК УРАЛСИБ»

Как мы видим, 46,7% указали главной причиной отсутствие навыков постановки задач. Это может быть связано с тем, что руководитель неверно формулирует цель. Правильная постановка задачи является залогом её успешного решения.

30% назвали причиной отсутствие предоставленных полномочий. На наш взгляд, это связано с тем, что часто никто из вышестоящих руководителей при постановке задачи не задумывается о том, как и посредством каких средств подчинённые будут решать поставленные перед ними задачи. Далее, 23,3% назвали причиной проблемы делегирования полномочий в банке неопределенность в ответственности. Это связано с тем, что в ПАО «БАНК УРАЛСИБ» действует ранее упомянутая система «матрёшка», которая эту неопределённость формирует сознательно.

По нашему мнению, необходимо провести ряд мер, которые позволят устранить существующие проблемы распределения ответственности в ПАО «БАНК УРАЛСИБ», а именно: при разделении труда необходимо руководствоваться принципом единства и соответствия постановки задач и распределения ответственности. Согласно принципу единства, при постановке задачи руководитель должен будет дать соответствующие полномочия, а также определить лицо или орган управления, перед которым сотрудник будет нести ответственность. Принцип соответствия подразумевает, что полномочия и ответственность должны соответствовать задаче, поставленной перед подчинёнными, а также в том, что исполнителю необходимо предоставить ровно столько полномочий, сколько потребуется для успешного выполнения задачи. Если полномочий предоставят недостаточно, задача будет выполнена некачественно. Так, чем выше уровень управления, тем сложнее стоящие перед ним задачи. Именно поэтому, согласно принципу соответствия полномочий задачам, пределы полномочий могут расширяться в направлении более высоких уровней управления компанией.

Делегирование ответственности относится к новым задачам, переходящим из сферы ответственности руководителя в сферу ответственности подчинённого. В этой ситуации главной задачей менеджера по работе с персоналом является снижение риска возникновения конфликта, управление конфликтом, его разрешение с положительным результатом, другими слова- ми, ему необходимо передать полномочия и ответственность, при этом получив сотрудника, который будет мотивирован на решение поставленной задачи.