Расширенные возможности поиска и редактирования в электронном каталоге в рамках АБИС Koha

ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ. ДОВБНЯ Е.В. РАСШИРЕННЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ПОИСКА И РЕДАКТИРОВАНИЯ В ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ В РАМКАХ АБИС KOHA

Необходимым условием эффективного функционирования современной научной библиотеки является наличие качественного программного обеспечения. Библиотеки идут разными путями – некоторые сами разрабатывают АБИС, подстраивая их под свои нужды. Другие используют готовые разработки, здесь уместно упомянуть понятие «корпоративная библиотечная система с открытым кодом».

Итак, если мы говорим о системах с открытым исходным кодом (или «open source»), то одним из самых ярких примеров такой системы является АБИС Koha. Эта система не так широко известна в нашей стране, хотя много лет успешно применяется за рубежом [3].

Первоначально, программа была разработана для малых и средних библиотек, но была модернизирована и в настоящее время ее используют около 1000 библиотек по всему миру.

Библиотека по естественным наукам Российской академии наук (БЕН РАН) перешла на программное обеспечение Koha в сентябре 2021 года. Почему именно Koha?

Наиболее важные причины такого выбора раскрываются в сборнике, посвященном 50-летнему юбилею БЕН РАН [1].

«Во-первых,… приверженцы системы Koha делают упор на то, что у этой системы…отсутствуют лицензионные платежи, а у ее пользователей есть возможность изменять программное обеспечение таким образом, чтобы адаптировать его к своим потребностям.

Во-вторых, Koha – это открытая система, которая может обслуживаться не только нынешним составом специалистов БЕН, но и последующими поколениями IT-специалистов.

В-третьих, Koha способна объединить все подразделения БЕН и интегрировать все операции библиотеки в целое… Koha, по оценке сторонников внедрения именно этой системы, является достаточно универсальной системой, благодаря использованию общепринятых стандартных форматов, по каталогизации, хранению информации и обмену библиографическими данными, а также наличию механизма гибкой настройки под те или иные нужды и задачи» [1, с. 155].

Итак, после внедрения нового программного обеспечения сначала в БЕН РАН, а затем и во всех ее отделах (филиалах), все технологические процессы библиотеки начали функционировать в рамках АБИС Koha.

Самым главным и очевидным итогом внедрения новой программы стало создание единого сводного электронного каталога БЕН РАН и всех его отделов (44 отдела). В каталог, наряду с книгами и продолжающимися изданиями, вошли также и журналы, чего раньше не было. Возможности программы Koha, а именно: простой и понятный интерфейс; многоаспектный и оперативный поиск; эффективное управление документными потоками; возможность импортировать и экспортировать библиографические записи; поддержка любого количества участников и многое другое, позволили более эффективно организовать работу БЕН и его отделов.

На странице портала БЕН РАН по адресу: в режиме удаленного доступа читатели и библиотекари могут вести расширенный поиск изданий, входящих в единый сводный электронный каталог (рис. 1).

_ | □ || ®

* и БЕН PAH—Рамблер/поиск X | Ресурсы X БЕН РАН Электронный катал X +

^- -> О OS (И 9°% ф Q Поиск

Начало ; Расширенный поиск

Поиск:

| Ключевое слово

Ключевое слово

К Автор

Заглавие

| К Издательство

М е сто п ол оже н и е изд аге л я

ISBN

ISSN

1 Шифр хранения

Тематика

эстополсжение

Поиск

Больше параметров Новый поиск

Коллекция

Полный текст

□

Автореферат

□

Алл и гаг к о н волю та

□

Атлас

Брошюра

□

Выпуск журнала

□

Годовой комплект

□

Диссертация

• □    Журнал

□

Журнал из Библиобуса

□

Карты

□

Книга

• □    Конволют

□

Препринт

□

Пр од олжающеес я изд а н и е

□

Статья

• □    Труды конференций

Электронная копия

12:08 04.09.2023

Рис. 1 - Поиск в электронном каталоге БЕН РАН

Здесь, в зависимости от цели поиска, можно ограничить его каким-либо отделом БЕН РАН или же вести поиск по всем библиотекам; определить, какой тип издания нужно искать (книга, журнал, продолжающееся издание и т.д.); искать издание по автору, заглавию, ISBN, по шифру и другим поисковым признака; можно комбинировать признаки и добавлять новые поисковые поля. Результатом поиска будет полное описание, обычное и в виде полей MARC21, а также в виде карточки, на который кроме описания будет проставлен системный номер библиографической записи в базе Koha. По результатам этого поиска можно увидеть, какое количество экземпляров данного издания есть в библиотеке;

в каких отделах библиотеки эти экземпляры находятся, увидеть шифр данного издания, а также доступность его для выдачи, если же книга выдана, узнать срок ее возврата.

Однако, не стоит забывать, что библиотекарям необходимо работать с каждым экземпляром отдельно, иначе невозможна книговыдача, редактирование и приписка экземпляров. Все это доступно при условии работы непосредственно с рабочей базой Koha.

Коренное отличие АБИС Koha от разработки БЕН РАН – программы Bibliobus – то, что старая программа была автономной и требовала установки на сервере локальной библиотеки. Об этом говорил непосредственный разработчик АБИС Bibiobus А.В. Васильев: «для локальных библиотек, имеющих свою внутреннюю Централизованную библиотечную систему (ЦБС) является оправданной установка полностью автономной системы, База данных которой размещена на сервере локальной библиотеки» [2, с. 253].

Программа Koha не требует установки в каждом отделе БЕН РАН, она работает через vpn-сервис (библиотекари подключаются через индивидуальные логины и пароли к общей рабочей базе, установленной на сервере БЕН РАН).

Работа с экземплярами книг (журналов), размещенных в сводном каталоге Koha начинается с «Расширенного поиска». Надо сказать, что поиск в рабочей базе значительно отличается от поиска в каталоге, размещенном на сайте БЕН РАН.

В расширенном поиске добавлена опция «Поиск экземпляров», здесь можно найти издания не только по заглавию, автору, ISBN (ISSN), по дате публикации и другим привычным поисковым признакам, но и по штрих-коду, шифру хранения, инвентарному номеру, а также по полям так называемого пользовательского поиска: по дате поступления в библиотеку, по источнику поступления, по местонахождению, по статусу выдачи, по стоимости и т.д. (рис. 2).

Начало > Каталог > Поиск экземпляра

Поиск экземпляров

Перейти к расширенному поиску

QПоиск

Штрих-код

+ Новое поле

Вы может» Штрих-код

% соотвеп Шифр хранения

соответс

Инвентарный номер

Заглавие

От pacci

До pacci

Автор Издательство Дата публикации Название коллекции

пьно)

пьно)

Пс ISBN

Количе! ISSN

Пост Поля пользовательского поиска

Дата поступления (952 $d)

। | ISO формат (ГГГГ-ММ-ДД)

Источник поступления (952$е)

Коллекция (952 $8)

Местонахождение (952$с)

Общедоступное примечание (952$z)

Служебное примечание (952$х)

Статус выдачи (952$7)

Стоимость (952$д')

тека по естественным наукам РАН вном ботаническом саду им. Н. В. Цицина Институте геохимии и аналитической химии V тека по естественным наукам РАН

Текущая библиотека |

(ГБС) Отдел в Главном ботаническом саду им. Н. В. Цицина

(ГЕОХИ) Отдел в Институте геохимии и аналитической химии V

Новые издания, поступившие из БЕН РАН в ее отделы (филиалы) также нуждаются в редактировании, потому что необходимо зашифровать книгу, проставить в каждом экземпляре инвентарный номер, указать местонахождение того или иного экземпляра, изменить статус записи, для того, чтобы она стала доступной для книговыдачи. Без соблюдения этих условий запись не будет видна в электронном сводном каталоге БЕН РАН.

Несомненно, одной из приоритетных задач для БЕН РАН и ее отделов является отображение в сводном электронном каталоге всех книг и журналов, входящих в фонд библиотек сети БЕН РАН.

Поэтому таким важным является приписка экземпляров изданий, которые не были ранее отображены в электронных каталогах отделов БЕН, но имеются в рабочей базе Koha (в других ее отделах). Следует отметить, что приписать экземпляры можно только к полностью идентичным по всем признакам изданиям, а именно: год издания, автор, заглавие, ISBN (при наличии), количество страниц и т.д. То есть невозможно приписать книгу под одним и тем же названием, но другого года издания.

Здесь могут возникнуть некоторые сложности, поэтому, чтобы избежать ошибок, нужно особенно тщательно искать издания, к которым можно что-то приписать. Особенно это касается ретро-изданий (изданных ранее 1995 года).

Поскольку у таких книг не всегда есть ISBN, а также те описания, к которым можно было бы их приписать, не всегда идентичны одно другому (потому что они могут быть описаны по-разному и программа их по этой причине идентифицирует как разные издания), нужно быть особенно внимательным во время поиска для приписки (редактирования) экземпляров.

Практика показывает, что программа Koha в расширенном поиске скорее отдает предпочтение поиску по заглавию, нежели по автору. Приведем пример такого поиска (рис. 3).

в Koha > Каталог > Расширенны X

I Портал Бен Ран

О 6 (lI 80% ^2? Q, Поиск

Выдача Возврат / Выполнение Продление Поиск читателей

Начало > Расширенный поиск

Расширенный поиск

Перейти к поиску экземпляров

Ограничить любым из следующих:

Тип экземпляра Местонахождение

□ Автореферат

□ Годовой комплект

Q Книга

□ Труды конференций

□ Аллигат конволюта I □ Атлас     □ Брошюра                □ Выпуск журнала

□ Диссертация       □ Журнал   □ Журнал из Библиобуса      С Карты

□ Конволют         □ Препринт  □ Продолжающееся издание I □ Статья

□ Электронная копия

Отметим, что это книга 1989 года издания, у нее есть ISBN, но он введен таким образом, что поиск по нему не эффективен (потому что введен без пробелов). В поисковом поле «Заглавие как фраза», ищем это издание с целью приписки экземпляров, для этого необходимо использовать опцию «Редактировать экземпляры» и далее приписывать их последовательно, не забывая указывать все необходимые для этого поля (дата поступления, источник поступления, стоимость каждого экземпляра (по инвентарной книге), инвентарный номер, шифр хранения, штрих-код, дату, на которую актуальна стоимость экземпляра, тип издания) (рис. 4).

I) - Текущая о ноли отека с - Местонахождение d - Дата поступления е - Источник поступления

Вавилова РАН

Вавилова РАН

Рис. 4 – Приписка экземпляров в базе Koha.

и - статус списания

4 - Статус повреждений

5 - Ограничения

7 - Статус вьщачм

8 - Коллекция

а - Библиотека держатель

f - Оораоотка экземпляра g - Стоимость h - Нумерация,''хронология сериального издания

После добавления всех экземпляров можно посмотреть результат этой приписки (рис. 5).

Изовраженив П" обложки

3 Культура животных клеток: практическое руководство / Фрешни Р.Я.; Хомяков Ю.Н.. Хомякова ТИ. (пер. с 5-го англ, изд.)

Институт почвоведения и фотосинтеза

Книгохранилище

Книгоэкспорт (г. Можайск)

Отдел фондов

Покатать больше

Авторы

Конки, Д.

Панов, М.А.

Фреш ни, Р.

Фреш ни, Р. Ян

Покапать больше

доступно

Фрешни, Р.Я | Хомяков, Ю Н | Хомякова, Т И [перевод].

Серия: Методы в биологии

Сводное описание:

Издатель: Москва: БИНОМ. Паб. знаний, 2010

Характеристика: 691 с. ил.

ISBN: 978-5-94774-596-2

Требования (0) | Добавить в подборку | Редактировать запись | Редактировать экземпляры | Просмотр в ЭК

6 экземпляров , 6 в наличии:---------------------------------

(ИБР) Отдел в Институте биологии развития им. Н. К. Кольцова РАН

[Е038 Ф87] (1)

Книга

(ИВНД и НФ) Отдел в Институте высшей нервной деятельности и нейро физ и о л оги и РАН (1)

Книга

(ИМГ) Отдел в Институте молекулярной генетики РАН [57] (1)

Книга

(ИОГен) Отдел в Институте общей генетики им. Н. И. Вавилова РАН

[57.08/Ф87] (1)

Книга

(ИФР) Отдел в Институте физиологии растений им. К. А. Тимирязева РАН

Книга

(ПНЦ) Отдел в Пущинском научном центре биологических исследований

РАН [Е63/Ф87] (1)

Книга

1 на выдаче:

(ПНЦ) Отдел в Пущинском научном центре биологических исследований

РАН [Е63ХК90] (1) срок возврата: 13/10/2023

Книга

4. Культура животных клеток: Методы / Конки Д.. Фрешни Р. и др., Под ред. Р. Фрешни, Пер. с англ. М.А. Панова

Рис. 5 – Результат приписки экземпляров в рабочей базе Koha.

Конки, Д | Эрба, Э | Фрешни, Р | Панов, М.А [пер.].

Язык: Русский.

Издатель: М.: Мир, 1989

Характеристика: 332 с. ил.

SBN: 5030003592(рус.)

Онлайн доступ: Карточка

Требования (8) [Добавить в подборку| Редактировать запись | Редактировать экземпляры | Просмотр в ЭК

12 экземпляров, 11 в наличии:

(Б ЕН РАН) Библиотека по естественным наукам РАН Отдел фондов [212/5279] (1)

Книга

Гц (ИОГен) Отдел в Институте общей генетики им. Н. И. Вавилова РАН [59 / К90] (1)

Книга

(ПНЦ) Отдел в Пущинском научном центре биологических исследований РАН (3)

Книга

(ПНЦ) Отдел в Пущинском научном центре биологических исследований РАН Институт белка РАН (У)

Книга

(ПНЦ) Отдел в Пущинском научном центре биологических исследований

РАН Институт биохимии и физиологии микроорганизмов РАН (1) Книга

(ПНЦ) Отдел в Пущинском научном центре биологических исследований РАН Институт псмвоведения и фотосинтеза (1)

Книга

(ПНЦ) Отдел в Пущинском научном центре биологических исследований РАН Филиал института биоорганической химии РАН (3)

Книга

Сначала в рабочей базе было 2 экземпляра этого издания (в БЕН РАН и в ИОГен), теперь же их стало 12, один из них выдан, указана дата возврата; все экземпляры, вновь добавленные в базу, становятся доступными в электронном каталоге БЕН РАН.

Хочется отметить, что переход сети БЕН РАН на АБИС Koha позволил оптимизировать библиотечные процессы, создать общий сводный каталог, общую базу читателей, общую систему заказов литературы. В ближайшее время должны быть решены задачи по отображению в рабочей базе Koha всех изданий сети БЕН РАН. Это позволит сделать работу библиотеки еще более эффективной.