Разновидности делового письма

Одним из важнейших факторов, определяющих успех делового общения, является умение вести деловую документацию, соблюдение этических норм в сборе, обработке и распространении служебной информации. Сегодня расширение многогранной деятельности любого предприятия, организации или отдельного руководителя невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени [1, c.80]. В данной статье мы уделим основное внимание деловым письмам и их разновидностям.

Деловая переписка – основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели – побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Понятие «деловая переписка» объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.

Самый распространенный вид деловой переписки – деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию.

Современное деловое письмо – это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.

Виды деловых писем

• ❖    Коммерческие - используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

• >    оферта (письмо-предложение) - заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

• >    письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

• >    рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование

возмещение убытков.

• ❖    Некоммерческие (собственно деловые письма) - используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:

• >    благодарственное письмо - содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

• >    гарантийное письмо - содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

• >    информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) – предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

• >    письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

• >    письмо-подтверждение - содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

• >    письмо-поздравление - содержит поздравление по какому-то поводу;

• >    письмо-приглашение - содержит приглашение на какое-то мероприятие;

• >    письмо-просьба - содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

• >    письмо-соболезнование - содержит сочувствие по какому-то поводу;

• >    сопроводительное письмо - составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов,материальных ценностей.

По признаку получателя деловые письма делят на:

• ❖    Циркулярные письма - письма, адресованные нескольким получателям одновременно.

• ❖    Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

• ❖    Одноаспектные - рассматривают один вопрос.

• ❖    Многоаспектные - затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

• ❖    Регламентированные - составляются по определенному установленному образцу.

• ❖    Нерегламентированные - содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления деловые письма могут быть:

• ❖    Конвертные - отправленные с помощью почты в конверте.

• ❖    Электронные - отправленные в электронном виде на e-mail.

• ❖    Факсовые - отправленные по факсу [2, с. 268-269].

Выход на внешний рынок связан с соблюдением определенных этических норм ведения бизнеса. В эти нормы входят и правила ведения деловой переписки, соблюдение которых поможет выгодно представить деятельность предприятия, избежать каких-либо недоразумений, наладить долгосрочные контакты и, в конечном счете, способствовать коммерческому успеху.

В заключение отметим, что написание делового письма – это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо – один из залогов успеха вашего дела [3, с. 125].