Разработка информационной структуры для автоматизированного рабочего места "Делопроизводитель"

Разрабатываемый программный продукт предназначен для автоматизации документооборота на ООО СПК «МИДИС-СТРОЙ». Для решения задачи необходимо предварительно изучить фактическую схему документооборота предприятия.

Программный комплекс должен обеспечивать эффективную реализацию следующих функций: ввод новых данных в базу данных; удаление данных из базы; корректировку данных; поиск данных по разным критериям; формирование отчетов с выбором входных параметров; контроль информационной технологии; архивацию данных и обеспечение целостности данных.

База должна включать справочную, контрольную и операционную информацию.

В качестве платформы для создания базы данных была выбрана MS Access 2010. В качестве среды разработки приложения была выбрана среда разработки Delphi, располагающая широкими возможностями по созданию приложений баз данных и большой коллекцией визуальных элементов управления, что необходимо для создания удобного интерфейса между пользователем и исполняемым кодом.

Для осуществления поставленной задачи было создано восемь таблиц. Опишем их подробно.

Первые четыре таблицы являются справочниками, информация из которых будет использоваться другими таблицами. Их основное назначение – избежать дублирования информации в системе. Это таблицы: «Справочник видов документа», «Виды доставки», «Должности» и «Подразделение». Названия таблиц однозначно отражают виды хранимой в них информации. Они предназначены для хранения информации о типах документов, видах доставки, списках должностей, списках подразделений предприятия. Также все они имеют сходную структуру и состоят из одного текстового поля, являющегося ключевым.

Пятая таблица «Сотрудники». Особенность данной таблицы заключается в том, что поля «Подразделение» и «Должность» являются подстановочными. Таким образом, значения в эти поля будут браться из ранее созданных соответствующих таблиц.

Шестая таблица – «Справочник корреспондентов», предназначена для хранения списка корреспондентов.

Седьмая из созданных таблиц – «Входящие». В ней фиксируется информация о входящих документах. Поля «Вид документа», «Вид доставки», «Корреспондент», «Табельный номер» является подстановочным. Последняя из созданных таблиц – «Исходящие». В ней фиксируется информация о исходящих документах. Поля «Вид документа», «Вид доставки», «Корреспондент», «Табельный номер» является подстановочным.

Рисунок 1 – Схема данных

Между всеми таблицами установлены показанные на схеме данных связи. В основном, это вид связи «Одна со многими», который означает, что одной записи из таблицы с ключевым полем может соответствовать бесконечное число записей в подчиненной таблице.

Схема данных, образованная данными таблицами, а также связи между ними показаны на рисунке.