Разработка методики совершенствования бизнес-процессов

Современная информационно насыщенная, динамично развивающаяся бизнес среда, в которой функционируют предприятия, требует от них постоянного совершенствования и внедрения актуальных на сегодняшний день биз-нес-процессов. В большей степени это касается системы управления.

Процессный подход к управлению активно применяется в развитых странах, что позволило многим Европейским и американским корпорациям стать монополистами и завоевать рынки развивающихся стран.

Суть процессного подхода заключается в том, что каждый сотрудник предприятия сосредотачивает усилия на выполнение конкретных задач, обеспечивая при этом жизнедеятельность определенного бизнес-процесса, направленного на достижение общей цели предприятия.

Под бизнес-процессом в данном случае понимается совокупность взаимосвязанных операций или действий, которые обеспечивают выполнение поставленной цели. Чаще всего основной целью бизнес-процесса является создание продукта или выполнение работ для потребителей. Данная цель представляет конечный результат и достигается за счет основных бизнес процессов. Но, учитывая сложную организационную структуру современных предприятий, стоит выделить вспомогательные и управленческие бизнес-процессы, без которых достижение основной цели становится затруднительным или невыполнимым заданием.

В Российской бизнес среде все еще предпочтение отдается структурному подходу к организации бизнеса, который более прост и понятен для управляющего состава и работников предприятия. В данном случае процессы протекают в рамках структурных подразделений и могут иметь иерархическую подчиненность. Преимуществом данного подхода является его простота, но при этом, он искажает взгляд на процессную модель в целом.

В связи с этим возникает необходимость перехода российских предприятий на новую модель управления и применения современных методик моделирования бизнес-процессов.

Управление бизнес-процессами и применение методик их совершенствования, позволяет своевременно выявить слабые точки в деятельности предприятия и принять меры по их устранению. Учитывая нестабильность на рынке энергетических продуктов, особую востребованность приобретает разработка методик совершенствования бизнес-процессов энергетических предприятий на основе унификации и стандартизации управленческих процессов, которая обеспечит реализацию концепции развития энергетической отрасли в России.

В ходе анализа бизнес-процессов АО «Газпром» при помощи метода выделения проблемных областей были выявлены недостатки в системе моделирования бизнес-процессов. Исходную ситуацию можно представить следующим образом (рисунок 1).

Принятая корпоративная нотация моделирования процессов (Cross Functional Flowchart) не удовлетворяет потребностям бизнеса и ИТ в части информативности и практической применимости (например, при реализации ИТ проектов, использовании моделей в SAP Solution Manager).

Отсутствует возможность реализовать автоматизированный функционал

V у управления бизнес-процессами (интеграция, анализ, формирование отчетности), 2J2               используя существующее ИТ решение (Microsoft Visio).

Наличие децентрализованной оргструктуры процессного управления, отсутствие Единого Центра компетенций, реализующего задачи повышения эффективности управления объектами бизнес-архитектуры Компании.

к    ) Отсутствует корпоративный репозиторий (база данных знаний) по бизнес-процессам.

Рис. 1. Недостатки в системе моделирования бизнес-процессов АО «Газпром»

Учитывая выявленные недостатки моделирования      бизнес-процессов

АО «Газпром», были определены на- правления их совершенствования (ри сунок 2).

Разработать политику и методологию моделирования, документирования, совершенствования бизнес-процессов;

Внедрить специализированный инструментарий для поддержки задач управления процессами;

Создать в компании центр компетенций по управлению процессами и корпоративную базу знаний по процессам и их окружению.

Рис. 2. Направления совершенствования бизнес-процессов АО «Газпром»

Для эффективного процессного управления в АО «Газпром» необходимо разработать политику и методологию моделирования, документирования, совершенствования бизнес-процессов, внедрить специализированный инструментарий для поддержки задач управления процессами, создать в компании центр компетенций по управлению процессами и корпоративную базу знаний по процессам и их окружению.

После определения основных направлений совершенствования бизнес-процессов формируется их желательный образ, т.е. проектируется такой бизнес-процесс, который будет иметь существенно лучшие показатели своей результативности, эффективности и адаптивности.

Целевая модель совершенствования бизнес-процессов АО «Газпром» предполагает проведение следующих мероприятий (рисунок 3).

Рис. 3. Цели совершенствования бизнес-процессов АО «Газпром»

Таким образом, можно сформулировать задачи проекта совершенствования бизнес-процессов в АО «Газпром».

• 1)    выбрать и внедрить инструментарий управления бизнес-процессами;

• 2)    разработать проект методического документа компании «Соглашение о моделировании компонентов бизнес-архитектуры»;

• 3)    сформировать концепцию процессного управления АО «Газпром»;

• 4)    разработать проекты НМД по процессному управлению.

В рамках мероприятия по формированию единого корпоративного стан- дарта описания объектов бизнес-архитектуры с привязкой к ИТ архитектуре предстоит выбрать инструментарий управления бизнес-процессами.

В настоящее время разработано много программ для построения моделей бизнес-процессов, которые были кратко рассмотрены нами ранее. Для выбора программы, которую будем применять в настоящем проекте, проведем сравнительную характеристику инструментов управления бизнес-процессами (таблица 1).

Таблица 1. Сравнительная характеристика инструментов управления бизнес-процессами

Инструмент управления бизнес-процессами	Функционал	Преимущества
BizAgi Suite	Моделирование бизнес-процессов, их проверка и анализ Создание описания бизнес-процессов Создание исполняемых приложений на базе моделей Выполнение и отслеживание процессов в реальном времени Назначение процессов сотрудникам Назначение других ресурсов бизнес-процессам Программа на русском языке	Позволяет превратить модели в исполняемые приложения.
ELMA BPM	Построение моделей бизнес-процессов Назначение ролей бизнес-процессов сотрудникам Выполнение и отслеживание процессов в реальном времени Системная работа с документооборотом Удобная «справка» Отличная поддержка Интеграция с 1С	Возможность интеграции с платформой 1С.
Business Studio	Моделирование процессов в разных нотациях Автоматическая генерация документов Постановка целей компании по Системе сбалансированных показателей Интеграция со сторонними системами. Контроль выполнения процессов База знаний	Присутствует возможность имитационного моделирования, проведения функционально стоимостного анализа и автоматической генерации документов.
ARIS      Business Designer	Нотации eEPC и BPMN Карта процессов Организационная структура Функция Smart Design Выгрузка модели в графическом виде Простой интерфейс	Наличие функции Smart Design, которая позволяет быстро забить необходимые данные в таблицу и программа самостоятельно создаст диаграмму.
Gliffy	Полная поддержка BPMN Взаимосвязи моделей через гиперссылки Удобное построение моделей Гибкая настройка внешнего вида элементов	Позволяет создавать не только модели в нотации BPMN, но и рабочие потоки, проектировать пользовательский интерфейс, создавать диаграммы UML, организационные диаграммы, карты сайтов и т.д.
Draw io	Построение различных диаграмм Сохранение моделей в Google Drive, Dropbox или One Drive Отсутствует возможность коллективной работы	Позволяет строить огромное количество диаграмм и имеет большой набор элементов.

Из выше перечисленных инструментов управления бизнес-процессам наиболее удобным является программа Business Studio, в которой для постановки целей, используется концепция Системы сбалансированных показателей. Это одна из самых успешных методик перевода стратегии компании, в осязаемый и понятный вид. Но, данная программа уже используется ПАО «Газпром», и имеет ряд недостатков.

В рамках реализации проекта на основе информации ведущих мировых информационных агентств, а также по результатам проведения внутреннего обследования был проведен анализ инструментов моделирования бизнес-архитектуры. В ходе рассмотрения результатов сравнительного анализа решением руководства АО «Газпром» в качестве целевого инструмента моделирования Бизнес-архитектуры был при- знан инструмент ARIS Business Designer.

ARIS Business Designer, работающий на web-основе, обеспечивает масштабируемое управление бизнес-процессами. Его удобный интерфейс поддерживает легкое автоматизированное проектирование бизнес-процессов и быстрое освоение принципов работы широкими слоями сотрудников любого предприятия. Программный продукт позволяет многим пользователям получить доступ к центральному корпоративному хранилищу моделей бизнес-процессов.

Приобрести программу предлагается в компании ЗАО «СИГИР», которая предоставляет полный спектр услуг по созданию и сопровождению корпоративных информационных систем и имеет офисы в Москве и Санкт-Петербурге. Т.е., установка, сервисное обслуживание и обучение работе с программой сотрудников АО «Газпром» будет осуществляться специалистами компании СИГИР.

Так же, необходимо разработать проект методического документа компании «Соглашение о моделировании компонентов бизнес-архитектуры», которое предназначено как для специалистов исполнителя, знающих принципы моделирования и интерфейс пользователя инструментальной системы, так и для сотрудников заказчика, проводящих экспертизу качества построенных моделей в рамках установленных границ проекта.

Далее формируется концепция процессного управления АО «Газпром». В основе процессного подхода к управлению АО «Газпром» лежит выделение в организации бизнес-процессов и управление этими бизнес-процессами. Потом разрабатываются проекты НМД по процессному управлению. На данном этапе разработаны проекты документов предприятия, устанавливающих единые требования:

• -    к порядку разработки, согласования и утверждения моделей процессов;

• -    к порядку изменения, согласования и утверждения моделей процессов, а также к разработке, согласованию и утверждению моделей в целях совершенствования процессов;

• -    к проведению аудита и порядку взаимодействия сотрудников внутри процесса проведения аудита.

После разработки всех документов необходимо обучить персонал АО «Газпром» работе с инструментарием ARIS. Обучение предлагается проводить в форме лекционных занятий и практических семинаров.

На данном этапе проведены следующие курсы подготовки специалистов (рисунок 4):

1)для аналитиков/ моделировщиков – «Моделирование бизнес-процессов в ARIS»

2)для экспертов и руководителей – «Основы чтения моделей и работы в ИС ARIS»

3)для администраторов ИС ARIS Business Server – «Моделирование процессов и администрирование проектов»

4)для администраторов ИС ARIS Business Server – «Введение в администрирование ARIS»

5)для администраторов ARIS Business Publisher – «Администрирование и конфигурация ARIS Business Publisher»

6)для разработчиков Jawa Script (скриптологов) – «Введение в ARIS script»

7)для администраторов ARIS Business Architect for SAP – «ARIS Business Architect for SAP»

Рис. 4. Курсы подготовки специалистов АО «Газпром» по работе с ARIS

По окончании обучения сотрудников проводится тестовое моделирование процессов. Практическое документирование процессов с использованием инструментария ARIS выполнялось при участии экспертов бизнес-подразделений на реальных процессах. Созданы диаграммы пилотных процессов:

• -    «Закупка ИТ-услуг»;

• -    «Бюджетирование закупок»;

• -    «График отгрузок и паспортизации газа».

После проведения тестирования система передается Процессному офису в промышленную эксплуатацию.

Таким образом, внедрение методики совершенствования бизнес-процессов АО «Газпром» осуществляется в несколько этапов: установка программы, разработка необходимой документации, обучение сотрудников, тестирование моделей бизнес-процессов и передача системы в работу на производство.

Методика совершенствования биз-нес-процессов АО «Газпром» предполагает внедрение нового инструмента управления бизнес-процессами ARIS Business Designer, разработку соглашение о моделировании компонентов биз-нес-архитектуры, формирование концепцию процессного управления АО «Газпром» и разработку проектов НМД по процессному управлению. Мероприятия по совершенствованию биз-нес-процессов в АО «Газпром» могут способствовать повышению зрелости бизнес-процессов предприятия, повышение скорости, гибкости и прозрачности управления и сокращению операционных затрат.

DEVELOPMENT OF THE IMPROVEMENT METHODOLOGY BUSINESS PROCESSES

National research university "Moscow power engineering institute"

(Russia, Moscow)