Реинжиниринг бизнес-процессов: факторы успеха

Цели большинства организаций состоят в том, чтобы развиваться с высокой производительностью, добиваться отличной работы, минимизировать стоимость услуг и продуктов, и повышать ценность для клиентов за счет хорошего понимания их требований. Следовательно, цели необходимо эффективно и постоянно пересматривать с учетом влияния новых технологий, текущих изменений и позиций наиболее сильных конкурентов, а также перепроектировать их для того, чтобы добиться стратегического и оперативного успеха. Причинами стратегических неудач организаций, как правило, являются неэффективность бизнес-процессов, отсутствие инноваций, что влечет за собой серьезные последствия для компании и ее конкурентоспособности. За два последних десятилетия были разработаны различные инструменты и методы улучшения и ускорения организационных процессов. Одним из таких инструментов является реинжиниринг бизнес-процессов (РБП), который привлек широкое внимание ученых, а также стал востребованным явлением в менеджменте.

Цель исследования – проанализировать концепцию реинжиниринга и выделить основные факторы успеха внедрения РБП.

Материалы и методы исследования

В ходе выполнения работы, был проанализирован обзор зарубежной и отечественной литературы, а также материалы, размещенные в интернет-ресурсах. Использовались такие методы исследования, как анализ методологических основ бизнес-процессов организации и концепции реинжиниринга бизнес-процессов, обобщение опыта применения реинжиниринга, во избежание типичных ошибок при внедрении проекта РБП.

Большинство российских организаций всё еще базируются на принципах, которые сформулировал Адам Смит в своем основном, фундаментальном труде «Исследование о природе и причинах богатства народов», опубликованном в 1776 г. [4]. Учёный предлагал разбить производственный процесс на элементарные задания, которые смог бы выполнять один рабочий без высокой квалификации, и умения выполнять работу в целом, достаточно, чтобы сотрудник специализировался на одном или нескольких простейших заданиях. Эту идею реализовать не составило трудности, следовательно, такие принципы стали весьма успешны в производстве, требующем большого количества рабочих на простое оборудование. Однако, в современных реалиях этого недостаточно. Продукцию необходимо ориентировать под узкие группы потребителей, исполнители, в свою очередь, хорошо образованны и ответственно подходят к выполнению задач. Конкурентный рынок стал заметно шире, а фокус внимания нацелен на потребителя. Там не менее, многие компании продолжают придерживаться старых идей. Именно поэтому необходимо переосмыслить концеп- цию видения бизнеса и использовать принципиально иной подход, который способен реализовать преимущества новых технологий и человеческих ресурсов.

Один из таких подходов – реинжиниринг бизнес-процессов, используемый с 1990 года, работает в больших масштабах и принес много преимуществ, таких как снижение затрат и увеличение производства, улучшение качества продукции и повышение удовлетворенности потребителей. Майкл Хаммер и Джеймс Чампи впервые ввели определение реинжиниринга: «Это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-про-цессов для достижения существенных улучшений в ключевых для современного бизнеса показателях результативности» [3]. Это означает пренебрежение всеми существующими структурами вокруг бизнес-процесса, изобретение новых способов завершения, выполнения работы, и выполнения работы в рекордно короткие сроки.

Реинжиниринг – это повторное обновление бизнес-процесса, которое начинается с предположений и не принимает ничего, как должное [1].Это определение подразумевает, что перед реинжинирингом необходимо понять процесс и фундаментальную бизнес-операцию, игнорируя основополагающие правила и предположения традиционных / старых бизнес-процессов, затем выполнить радикальную перестройку бизнес-процесса, с целью достижения впечатляющей производительности, которая может быть измерена с точки зрения времени, скорости, стоимости и качества. Каждая из частных и государственных организаций либо использует, либо ищет альтернативные методы, которые приводят к достижению тех же результатов. Хотя многие организации приняли концепцию РБП, лишь немногие из них добились успеха.

Результаты исследования и их обсуждение

Был проведен обзор литературы для выявления факторов, которые потенциально могут повлиять на успех реинжиниринга. В результате этого обзора, выделим 7 факторов успеха:

• 1)    Эгалитарное лидерство. Главный ключ в управлении состоит из вовлеченности сотрудников, характера лидерства и коммуникаций. Топ-менеджеры должны предоставить видение (поделиться видени-

• ем), чтобы стимулировать изменения. Все сотрудники должны более чутко реагировать на изменения. Все члены команды РБП должны знать и иметь больше информации об этом процессе. Высшее руководство должно повышать осведомленность сотрудников через каналы связи, открыто и непрерывно развивать их способности и расширять возможности сотрудников, а также работать в новой системе принятия организационных решений, устанавливая доверие между сотрудниками внутри организации. Для этого можно использовать технологию системы поддержки коллективной работы – Groupware, что поможет сократить время, необходимое для анализа этапов РБП, и дать возможность высшему руководству реализовать оптимальную работу процесса за счет эффективного использования своих идей.

• 2)    Совместная рабочая среда. Это связано с равноправной культурой, сотрудничеством (благоприятной средой) и является важным фактором успеха проектов РБП. Сотрудники должны работать вместе в одном и том же отделе организации и одновременно дружески и с доверием взаимодействовать друг с другом. В коллективе должна царить культура признания – эмоциональное взаимодействие между сотрудником и организацией в лице руководства или коллег. Компании с развитой культурой признания отличаются высоким процентом целеустремлённых, инициативных сотрудников. Регулярная обоснованная похвала вызывает в сотрудниках чувство выполненного долга; ощущение, что обратная связь от руководителя помогает становиться лучше, как специалисту; чувство, что компания использует их сильные стороны на общее благо.

• 3)    Обязательства высшего руководства. Необходимо четко определить стратегическую миссию, ее необходимость для перепроектирования. Стратегическое управление является наиболее важной сферой в любой существующей организации, поскольку в ней задействованы старшие должностные лица, которые определяют стратегические направления организации. Высшее руководство должно быть полностью осведомлено обо всех условиях организации; иметь достаточные знания о проектах РБП и фактических прогнозах результатов РБП.

• 4)    Изменения в системе управления. Данный фактор демонстрирует, как меняется система, улучшает работу и повышает производительность организации за счет

совершенствования организационных процессов, а также показывает, как организационный переход влияет на людей и команды. Целью управления изменениями является обеспечение условий для того, чтобы новая система применялась и могла эффективно выполнять все процедуры.

• 5)    Использование информационно-коммуникационных технологий (ИКТ). ИКТ представлены как естественный фактор РБП и важнейший компонент, играющий значительную и постоянную роль в проектах РБП. ИКТ включают в себя области информационной системы и коммуникационных технологий, которые предоставляют членам необходимую информацию. С помощью ИКТ общий доступ к базе данных способен сделать информацию применимой в любых местах. Использование телекоммуникационных сетей позволит организации быть централизованной и децентрализованной одновременно.

• 6)    Сопротивление переменам. Естественно, это изменение является базовым в реинжиниринге, но обычно человек сопротивляется ему. Это сопротивление считается наиболее распространенной проблемой успеха РБП. Сотрудники противятся изменениям из-за того, что нет понимания, какими они будут в будущем, после процесса изменений, которые вносит реинжиниринг. На рисунке представлены основные мнения сотрудников по поводу сопротивления переменам.

• 7)    Достаточные финансовые ресурсы. Очевидно, что реализация РБП без достаточных финансовых ресурсов немыслима. Бюджетные отчисления на реинжиниринг – это долгосрочные инвестиции для достижения благоприятных результатов. Необходимо понимать, что внедрение РБП – дорогостоящий процесс. Поэтому организации должны иметь достаточные финансовые ресурсы для осуществления изменений и быть готовыми к столкновению с непредвиденными ситуациями [2].

Организациям необходимо уделять особое внимание данным факторам, так как они способны повысить конкурентные возможности, непосредственно влияющие на прибыльность организации. Отметим, что организация, получившая поддержку и приверженность высшего руководства проекту РБП и имеющая хорошее управление изменениями, будет готова к реинжинирингу, и наоборот.

Сопротивление переменам

Сотрудники боятся потерять работу

Скептицизм по поводу результата проекта

Руководство среднего звена боится потерять

авторитет

Сотрудник чувствует себя некомфортно в новой рабочей среде

«Сопротивление переменам»

Следовательно, факторы успеха для РБП – это, в основном, способность управлять изменениями, поддержка и приверженность высшего руководства, организационная структура, ИКТ и достаточные финансовые ресурсы. В то время как факторами неудачи являются: сопротивление сотрудников изменениям, отсутствие гибкости, неспособность собрать хорошую команду по реинжинирингу, неспособность протестировать процесс, отсутствие надлежащего обучения, непонимание и неправильное применение концепции РБП.

Выводы

Реинжиниринг помогает организациям достигать новых высот успеха, кардинально изменяя существующие бизнес-процессы. В данной статье были рассмотрены факторы успеха реинжиниринга бизнес-процессов при реализации стратегии. Подводя итоги, выделим важность управленческой компетентности, достаточно сильной в организации, чтобы проявлять такие качества, как поддержка и приверженность, лидерство и спонсорство. В соответствии с проблемами управления изменениями, организация должна рассмотреть вопрос о внедрении систем вознаграждения, эффективной коммуникации, расширении прав и возможностей, вовлечении сотрудников, обучении персонала наряду с созданием культуры перемен и поощрением восприимчивости к изменениям, чтобы добиться успеха в реинжиниринге бизнес-процессов.