Риски использования финансового аутсорсинга на промышленном предприятии

Постоянно растущая конкуренция заставляет компании различных отраслей экономики повышать эффективность производства и сокращать издержки. При этом предприятиям зачастую для укрепления своих позиций приходится прибегать к внешней помощи.

Аутсорсинговые услуги, успешно применяемые на Западе, сегодня находят своего потребителя и в России в связи с возрастающей на рынке конкуренцией, требующей от субъектов предпринимательства роста эффективности производства и сокращения издержек. Использование механизма аутсорсинга позволяет отдать часть производственных процессов сторонним организациям и сконцентрироваться на основном виде деятельности.

В российском законодательстве понятие аутсорсинга отсутствует. Под аутсорсингом обычно понимается передача непрофильных функций субъекта внешним исполнителям, специализирующимся в конкретной области и обладающим знаниями, опытом и соответствующим техническим оснащением, на договорной основе.

Одним из успешно применяемых инструментов ведения бизнеса за рубежом и в нашей стране является финансовый аутсорсинг, который позволяет, в первую очередь, промышленным предприятиям делегировать осуществление бухгалтерской и иной финансовой деятельности.

Наиболее крупными и стабильными игроками на российском рынке услуг финансового аутсорсинга с точки зрения показателей рэнкинга традиционно являются Интеркомп, БДО Юникон, Интерком-Аудит и Кадровый холдинг АНКОР.

Все услуги, оказываемые аутсорсером в части финансового аутсорсинга, можно также разделить на три уровня. На первом уровне аутсорсеру передается обработка простых рутинных операций (участков учета), при осуществлении которых не требуется глубокое знание специфики деятельности конкретной организации. Например, обработка авансовых отчетов, расчет заработной платы, сверки с контрагентами и т. п. При этом аутсорсер не имеет никаких самостоятельных полномочий: заказчик передает схему взаимодействия, порядок расчетов и всю необходимую информацию. Аутсорсер несет ответственность только в части соответствия оказанных услуг заявленным требованиям. Ответственность за результат всего процесса остается на заказчике. В этом случае риски заказчика связаны с некачественной работой конкретных сотрудников.

На втором уровне аутсорсеру поручаются более сложные процессы и передаются соответствующие полномочия. Например, заказчик передал на аутсорсинг все учетные функции, за исключением подготовки и сдачи отчетности, а также уплаты налогов. При этом с целью обеспечения качественного результата оказания услуг полномочия аутсорсера были расширены в части форм, методов и периодичности контроля за обработкой учетных документов и информации. Однако и в этом случае ответственность за результат всего процесса также остается на заказчике. Здесь к рискам первого уровня добавляются риски, связанные с некорректной работой системы менеджмента качества аутсорсера.

Например, аутсорсер во внутренних регламентах может установить недостаточно частый выборочный контроль результатов работы отдельных сотрудников, что не позволит своевременно выявлять критичные проблемы.

На третьем уровне аутсорсер получает в управление весь процесс осуществления учетных функций, полномочия и несет за это всю полноту ответственности. На этом уровне риски заказчика максимальны2.

По источнику возникновения риски использования финансового аутсорсинга промышленными предприятиями можно разделить на риски внутренней среды аутсорсера и на риски внутренней среды аутсорси. Риски внутренней среды аутсорсера и аутсорси в большинстве случаев связаны с человеческим фактором. Даже при корректном выборе аутсорсера и выстроенном взаимодействии аутсорсер — аутсорси вновь принятый на работу сотрудник к заказчику или исполнителю при недостатке требуемых знаний и качеств может разрушить выстроенные процессы как частично, так и полностью. Риски также могут быть связаны как с недостаточной проработкой регулирования деятельности финансового аутсорсинга на государственном уровне, так и с пробелами, неточностями и несостыковками в действующем бухгалтерском и налоговом законодательстве.

Автором выделены следующие риски внутренней среды аутсорсера:

• 1.    Низкий профессионализм работников исполнителя и низкое

• 2.    Нарушение конфиденциальности сотрудниками аутсорсера

• 3.    Навязывание избыточных услуг и завышение стоимости в

• 4.    Перестраховка при уплате налогов и сборов аутсорсером с

• 5.    Неадекватное управление аутсорсинговой компанией может

качество коммуникаций.

намеренно или по неосторожности.

случае отсутствия у заказчика сотрудников, разбирающихся в сути финансового аутсорсинга при одновременном пренебрежении этикой оказания услуг сотрудниками исполнителя.

целью избегания штрафных санкций.

привести к мошенничеству и судебным тяжбам с последующим банкротством аутсорсера.

Источниками рисков внутренней среды заказчика могут выступать непонимание сути финансового аутсорсинга и сопротивление персонала заказчика при переходе на новую модель работы. Изменение условий труда связано с необходимостью изучать новые процессы и привыкать к ним, что вызывает дискомфорт в работе сотрудников заказчика, ассоциируется с получением ими дополнительной нагрузки. Очень часто приоритетом ставится экономия в денежном выражении без учета других, не менее весомых преимуществ. В дополнение к этому расчет экономии от использования услуг финансового аутсорсинга иногда производится некорректно. Так, например, стоимость аутсорсинга сравнивают с заработной платой бухгалтерии без учета налогов на фонд оплаты труда, не говоря уже об учете косвенных расходов.

Неадекватные или завышенные ожидания сильно осложняют процесс получения качественных услуг и разочаровывают заказчиков. Наиболее распространенным ожиданием является отсутствие необходимости контроля за процессом осуществления учетных функций на аутсорсинге.

Кроме этого, одним из рисков внутренней среды аутсорси можно назвать выбор невыгодной модели оказания услуг, проблемы ценообразования. Поскольку рынок услуг финансового аутсорсинга еще молод, модели оказания услуг еще не устоялись как по содержательному наполнению, так и по ценообразованию. Например, некоторые заказчики предпочитают фиксированную стоимость оказания услуг, поскольку она дает иллюзию большей управляемости стоимостью. Здесь подстерегают три проблемы.

Первая – фиксированная стоимость изначально дороже почасовой оплаты, потому что аутсорсер подстраховывается на случай роста объемов документов у заказчика и закладывает дополнительную «подушку безопасности». Эта модель особенно невыгодна при сокращении объемов бизнеса заказчика.

Вторая – вы имеете дело с неопытным поставщиком услуг, который сам не понимает сути ценообразования и предлагает действительно фиксированную стоимость.

Третья – фиксированная стоимость является иллюзией, потому что в перечне работ поставлены ограничения на количество часов и операций, поэтому любое превышение будет оплачиваться сверху на основании почасовой тарификации.

Недостаточная проработка условий договора в условиях слабо развитого законодательства и начальной стадии развития рынка услуг финансового аутсорсинга существенного повышает риски получения некачественных услуг.

Крупные заказчики могут навязывать невыгодные условия контракта аутсорсинговым компаниям. Наиболее распространено навязывание фиксированной стоимости. Аутсорси не понимают, что аутсорсинговая компания – это партнер, с которым заказчик будет идти рука об руку долгое время, рассчитывая на повышение своих конкурентных преимуществ. При таких исходных данных желание «отжать» у аутсорсера по максимуму приведет к низкому качеству и, в конечном счете, к разрыву контакта по инициативе исполнителя или заказчика3.

Кроме перечисленных внутренних рисков аутсорси, важно отметить также риск некорректной передачи финансовых процессов. Перед тем как начинается собственно оказание услуг, должна произойти приемка-передача финансового процесса от заказчика к исполнителю. От корректности прохождения этого этапа зависит дальнейшее качество услуг, особенно в случае передачи на финансовый аутсорсинг процессов крупных организаций. Очень важно наличие инструкций для сотрудников исполнителя, которые описывают нюансы учета, обмена документами и информацией с заказчиком и третьими лицами. К сожалению, написанием инструкций часто пренебрегают.

Иногда, при передаче финансовых функций на аутсорсинг, заказчик оставляет в штате главного бухгалтера, финансового директора и (или) финансового контролера для решения глобальных задач и осуществления эффективного контроля за деятельностью аутсорсера. Такая модель не очень привычна для этой категории руководителей и у некоторых из них возникает желание набрать собственный штат подчиненных, который можно только получить с помощью дискредитации работы аутсорсера.

Основные положения, которые необходимо раскрыть при заключении контракта и формировании регламента взаимодействия:

Описание предмета договора и требований к оказанию услуг, которые будут отражать цели и задачи проекта финансового аутсорсинга.

Назначение и замещение ответственных лиц сторон контракта.

Правила обмена документами и информацией.

Стоимость: правила формирования, порядок оплаты и основания изменения стоимости.

Порядок контроля за качеством услуг и приемка.

Уровень сервиса.

Ответственность сторон: границы, исключения и ограничения.

Правила разрешения конфликтных ситуаций и расторжение договора.

В процессе оказания услуг, в том числе при попытках решения выявленных проблем, может развиться конфликтная ситуация, которую можно эффективно разрешить с помощью работы согласительной комиссии через консультационные совещания, поскольку лица, принимающие решения с обеих сторон, как правило, не обладают необходимой для принятия решения экспертизой.

Для проведения консультационного совещания собираются члены команд со стороны заказчика и исполнителя и происходит поиск взаимоприемлемого решения, которое должно быть принято в формате выгодности обеим сторонам (WIN-WIN), и только в случае фиаско работы согласительной комиссии следующим шагом должен стать сбор документов и информации для начала судебного процесса.

Всеми выше перечисленными рисками можно в той или иной степени управлять. Риски внешней среды заказчика в части влияния внешних факторов, не связанных с рисками внутренней среды исполнителя, можно уменьшить путем грамотного выбора поставщика услуг и мониторинга изменений внешней среды в части законодательства и финансового благополучия аутсорсера по ключевым параметрам с заданной периодичностью.