Роль деловых коммуникаций в управлении организацией

В наше время модели управления предприятиями не могут существовать без отложенного процесса эффективных коммуникаций. Качественное управление строится на принципе что все участники процесса имеют равный доступ ко всем видам нужной информации, активно взаимодействуют друг с другом, создавая таким образом условия для принятия решений и успешной работы.

Коммуникации стали неотъемлемой частью в управлении организацией. Ведь небрежно налаженные коммуникации способствуют затягиванию времени на принятие решений, порождающих возникновение недоразумений. Организация не сможет эффективно реагировать на внутренние и внешние изменения, что может привести к неэффективному управлению.

Для того чтобы в организации можно создать эффективную систему коммуникации нужно проанализировать нынешнее состояние коммуникаций на предприятии и определить пути решения проблемы.

Раскрывая роль коммуникационного менеджмента как важного фактора в эффективном управления организацией нужно отметить двуединую природу коммуникационного менеджмента [2] .

Роль коммуникационного менеджмента, прежде всего, заключается в том, что осуществляется информационное обеспечение всех видов менеджмента, поскольку важным ресурсом выступает информация, а основной технологией - коммуникация, без которой процесс управления становится невозможным.

Среди целей системы внутренних коммуникаций можно выделить следующие:

• -    организация эффективного руководства на всех уровнях;

• -    организация взаимосвязи между линейными и функциональными подразделениями;

• -    организация эффективной работы в коллективах подразделений, служб.

Идеальной моделью коммуникаций в организации является такая модель, при которой все решения руководства доводятся до работников, а сами решения базируются на информации, поступающей с различных структурных подразделений при налаженных связях. Вместе с созданием системы налаженных связей организация получает существенное уменьшение текучести кадров и корпоративные ценности. Это важно для организаций, которые имеют территориально удаленные подразделения.

Для того чтобы построить эффективную систему коммуникации в организации нужно использовать все возможные ресурсы и каналы. Служба персонала должна заниматься своевременным информированием работников о всех новостях, миссии, стратегии и цели организации. Для эффективных коммуникаций характерными должны быть ясность, простота, достоверность, что в целом будет способствовать их адекватному пониманию.

Нужно понимать и форму, которую выберут для коммуникаций. Она будет влиять на взгляды работников, их мотивацию, понимание и поддержку руководства и его политики. Также это может помочь уменьшить сопротивление изменениям работников. От того насколько полна и достоверна информация зависит количество конфликтов внутри организации [1] . Для проведения эффективной информационной политики, доведение до персонала важной информации, сообщений нужно определить те критерии которые будут выдвигаться к информации, которая будет обнародована или обсуждена. Нужно также отметить что лояльность работников к организации будет расти в том случае, когда информация поступает постоянно и своевременно, будет демонстрироваться доверие к работникам за их участие в решении спорных вопросов.

Если коммуникация лежит в сфере официальных отношений и направлена на решение конкретной проблемы или достижение необходимого результата, исходя из общих интересов и целей коммуникантов, то она называется деловой. Деловое общение – самый массовый вид общения людей в социуме. Без него не обойтись в сфере экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений.

Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую бумагу и многое другое в настоящее время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего, лидера общественной организации. Для достижения высокой результативности практически в любом виде управленческой деятельности вы должны владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения коммуникации, о постулатах делового общения [3] .

Таким образом, эффективное функционирование и управление организации невозможно без налаживания процесса коммуникаций. Они создают условия для раскрытия деловых и профессиональных качеств работников, способствуют созданию творческого потенциала. Эффективная система коммуникаций представляет собой синтез теории организации, структуры управления, теории коммуникаций. Если же действовать некомпетентно в одной из сфер это повлияет на все другие сферы.