Роль документного обеспечения деятельности кафедры в реализации ею функций учебно-исследовательского подразделения вуза

Изменение языкового состава документного текста вызывается «экстралингвисти-ческими причинами – социально-политическими, культурными и административными изменениями в обществе, а также лингвистическими – самим ходом формирования русского литературного языка» [9, с. 110].

Роль документного обеспечения деятельности кафедры как учебно-исследовательского подразделения ВУЗа обусловлена тем, что эффективное документационное обеспечение позволяет значительно повысить производительность труда, сократить время, затрачиваемое на процессы документооборота. Рациональное документное обеспечение деятельности кафедры дает возможность полноценно реализовать учебно-исследовательские функции.

Делопроизводство – важнейший элемент системы управления любой организации, в том числе и высшего учебного заведения. Поэтому любые проблемы в системе делопроизводства немедленно вызывают соответствующие нарушения и в системе управления вузом в целом.

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления, в том числе и вузов, ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Неэффективная организация делопроизводства является актуальной проблемой современного ВУЗа. Система менеджмента качества и государственное законодательство в целом предъявляют серьезные требования к организации документного обеспечения учебно-исследовательской деятельности ВУЗа, что обусловлено ее важнейшей ролью.

Кафедра информационных систем и компьютерного моделирования ВолГУ была создана в феврале 2008 г. в качестве выпускающей по инженерным IT-направлениям. Кафедра подчиняется ректору, проректору по учебной работе, директору института, в состав которого она входит, а по вопросам учебной и методической работы – начальнику

Учебно-методического управления вуза. Положение о кафедре и обязанности профессорско-преподавательского состава, научных работников и вспомогательного персонала кафедры разрабатываются в ВолГУ и утверждается ректором.

Организацией процесса документного обеспечения занимается заведующий кафедрой. Непосредственную работу с документами осуществляет специалист по учебно-методической работе.

В документном обеспечении деятельности кафедры информационных систем и компьютерного моделирования важное место занимает «Процедура управления документами и записями ВолГУ» (утверждена ректором ВолГУ 05.05.2009 г., №01-14-01-69). Настоящая процедура устанавливает требования к управлению документацией и записями ВолГУ как внутреннего, так и внешнего происхождения. Процедура управления документацией и записями является обязательной для исполнения всеми сотрудниками ВолГУ. Цель управления документацией и записями состоит в обеспечении доступности действующих редакций необходимых документов и четких, легко идентифицируемых записей в местах их использования (наличие документов и записей в нужном месте в нужное время). Результат процесса – наличие актуальных документов и записей в местах использования.

Проведенный анализ показал, что документное обеспечение кафедры осуществляется с использованием современных технологий. Однако на кафедре отсутствует регламентированная методика оценки эффективности документного обеспечения в области развития учебно-исследовательской деятельности. Данная методика позволяет сформировать объективную картину о качестве учебно-исследовательской деятельности кафедры, что в условиях инновационной экономики России является крайне значимым и актуальным. При недостаточном внимании к проблеме возникает негативная ситуация как на уровне кафедры, так и на уровне всего университета – снижение научно-исследовательского потенциала.

Основная проблема кафедры – неэффективная оптимизация процессов управления документооборотом, которая не позволяет снизить нагрузку на преподавателей с помощью уменьшения объема создаваемых документов и сокращения времени поиска необходимых документов для реализации научноисследовательского потенциала каждого из сотрудников и студента.

Информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Для научно-исследовательской деятельности информационные потоки очень часто не менее важны, чем материальные. Потеря информации или ее использование посторонними людьми, может нарушить авторские права сотрудников вуза.

Основные причины подобной ситуации:

• 1 . Трудности в обучении персонала;

• 2 . Недостаток финансирования.

Можно выделить ряд проблем, которые возникают на практике:

• –    потеря документов;

• –    накопление большого количества неиспользуемых документов;

• –    отсутствие места для нормативного хранения документов;

• –    несоблюдение конфиденциальности документов и информации в целом;

• –    большие трудозатраты на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

• –    дублирование нескольких копий одного и того же документа с последующими его исправлениями и сложностью отслеживания последних «правильных» копий;

• –    временные трудозатраты на подготовку и согласование документов.

Основные задачи, стоящие перед кафедрой:

• –    обеспечение эффективной работы всех подразделений;

• –    упрощение работы с документами, повышение ее эффективности;

• –    рост производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

• –    повышение оперативности доступа к информации.

Для устранения выявленных проблем и решения поставленных задач рекомендуется внедрить концепцию документного обеспечения деятельности кафедры информационных систем и компьютерного моделирования, ос- новная идея которой – развитие учебно-исследовательского процесса на кафедре с помощью эффективного документного обеспечения.

С помощью внедрения концепции можно решить следующие проблемы кафедры:

• –    снижение конкурентоспособности кафедры как ведущей научно-педагогической школы в сфере теории и практики IT.

• –    уменьшение имеющихся на кафедре научных тем и концепций;

• –    снижение координации тематики научных исследований аспирантов, их концентрация на основных направлениях научных исследований кафедры;

• –    уменьшение участия кафедры в общероссийских и международных проектах, регулярное осуществление публикаций по кафедральным темам;

• –    частичное отсутствие устойчивых научных связей с базовыми партнерами и учреждениями;

• –    снижение кадрового потенциала кафедры.

Основные инструменты в рамках концепции:

• 1.    Подготовка к изданию и издание учебников и учебных пособий по профильным дисциплинам кафедры. Постоянное совершенствование и систематизация материалов УМК. Разработка фондовых лекций и типовых методических планов проведения занятий по дисциплинам кафедры.

• 2.    Разработка учебно-методических материалов по дисциплинам специализации кафедры по проведению всех видов учебных занятий, а также других пособий, предусматривающих использование наиболее целесообразных форм и методов преподавания, рациональное сочетание методических приемов, эффективное использование современной учебной техники, компьютеров и лабораторного оборудования.

• 3.    Открытое обсуждение проектов учебных программ курсов и учебно-методических материалов.

• 4.    Разработка эффективных способов контроля за освоением студентами учебных курсов: ежемесячное электронное тестирование, обязательность выступления на конференциях и т. д.

• 5.    Формирование библиотеки кафедры.

Одним из важнейших этапов предлагаемой концепции является оценка результативности документного обеспечения как инструмента развития учебно-исследовательской деятельности кафедры.

Критериями данной оценки являются фактически достигнутые результаты по учебно-исследовательской деятельности. Проводить оценку должен заведующий кафедрой. Методика оценки должна быть единой всех кафедр ВУЗа с определенными показателями, которые адекватно отражают ситуацию. Возможно применение программных продуктов.

Обобщая все вышесказанное, можно сделать вывод, что существующая практика функционирования кафедры выявила серьезные проблемы и недостатки, которые не позволяют сформировать условия, приемлемые для результативной учебно-исследовательской деятельности. То есть кафедра не выполняет функции учебно-исследовательского подразделения. Подобная ситуация требует эффективного и комплексного подхода. Внедрение эффективного документного обеспечения позволит кафедре стать более мобильной, оперативной и эффективной. Кроме этого она сможет быстрее реагировать на изменяющиеся потребности общества и мира в целом.