Роль документооборота в системе управления персоналом

В настоящее время в связи с развитием экономики полностью сформировалась смена приоритетов касаемо важности ресурсов предприятия. Основное значение в хозяйственной деятельности некоторых отраслей экономики приобретает человеческий ресурс, который является важной составляющей ресурсов предприятия.

Одним из главных мотивирующих факторов для персонала предприятия является четкое закрепление прав и обязанностей сотрудников, системы бонусов и вознаграждений, рамок ответственности персонала.

В связи с этим документационное и кадровое обеспечение системы управления персоналом получает большое значение в вопросах, которые касаются повышения уровня эффективности деятельности службы управления персоналом.

Документационное обеспечение системы управления персоналом – это, во-первых, совокупность документов организационнораспорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых, их создание (или получение от других организаций), обработка и организация движения по всем уровням вплоть до передачи в другие подразделения.1

Под документированием понимают ту часть кадрового делопроизводства, которая связана непосредственно с созданием названных документов в соответствии с принятыми требованиями.2 Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) представляются понятием документооборот.

Для начала необходимым является рассмотрение основных делопроизводственных функций системы управления персонала:

• •     своевременная обработка поступающей кадровой документации;

• •     регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;

• •    разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;

• •     доведение кадровой документации до соответствующих

работников для исполнения;

• •     контроль за исполнением документов;

• •     распределение документов по кадровым вопросам и др.

Требования к оформлению документов основываются на нормативноправовой базе делопроизводства, которую представляет собой свод законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Виды документации, которые можно выделить предприятие в системе управления персоналом организации представляет собой следующую последовательность:

организационно-кадровая документация - устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), положения о структурных подразделениях, положения о выполнения отдельных видов работ (например, инструкция по кадровому делопроизводству), должностные инструкции;

исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» и «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 22.08.2004 № 122-ФЗ.

организационно-распорядительная документация, которую условно можно подразделить на два вида:

• а)    распорядительная документация – приказы, постановления, распоряжения, указания, решения;

• б)    информационно-справочная документация – письма, телеграммы, факсы, телефонограммы, акты, протоколы, докладные и объяснительные

записки;

документация по личному составу – приказы (распоряжения) по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии, резюме, рекомендации, заявления, характеристики, трудовые книжки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны, разного рода справки и 3

т. д.

Более того, в системе управления персоналом обращается плановая, отчетно-статистическая документация, документация по социальному обеспечению. В структурных подразделениях организации разрабатывается и используется ряд других документов внутреннего характера, связанных с управлением персоналом.

В связи с тем, что очень часто организации сталкиваются с большим и неоправданным разнообразием используемых в системе управления персоналом документов, такие их виды как ,например, учетные формы, подверглись унификации. Если говорить о требованиях к оформлению других видов, в частности, к оформлению организационнораспорядительной документации, то данные требования остались 4 стандартизированы.

Хотелось бы отметить, что локальные нормативные акты предприятия, которые являются особым видом документов в системе управления

• ³    Формирование отечественной системы управления персоналом организации: опыт и проблемы: Материалы Всероссийской научно-практической конференции 17 мая 2009 г./ Под общ. Ред. А.И. Турчинова, А.А. Москаленко – М.: Изд-во РАГС, 2009. С. 140.

• ⁴    Теория государства и права. Курс лекций под ред. Матузова Н.И., Малько А.В., М., 2011 г., С. 114.

персоналом, по праву занимают особое место в формировании эффективной системы управления персоналом.

Создание внутренних документов осуществляется самой организацией в соответствии с принципами и правилами, имеющимися в законодательстве, с учетом собственного понимания путей и способов достижения легитимных целей своей деятельности.

Локальные нормативные акты - юридические документы, содержащие нормы трудового права, регулирующие трудовые и иные, связанные с ними отношения, принятые работодателем в установленном порядке в пределах своей компетенции в соответствии с действующим законодательством, коллективными договорами и соглашениями, в целях развития и конкретизации общих правил применительно к специфике соответствующей организации.5

Локальные нормативные акты формируют специальный порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом. Документация по личному составу всегда относится к конкретному работнику и отражает специфику его должности, условий приема на работу, результатов труда и т. д.

Локальные акты издаются администрацией для решения своих внутренних вопросов. Их действие направлено только на членов конкретного коллектива людей. При этом, условия, закрепленные в этих документах, касаются, например, дисциплины труда, его организации, взаимоотношений между различными подразделениями.

В соответствии с нормами Трудового кодекса РФ, коллективный договор не относится к локальным нормативным актам организации. Коллективный договор принадлежит к отдельным группам источников трудовых норм, принятых в договорном порядке.

Возможности урегулирования трудовых отношений коллективным договором значительно расширены: Трудовым кодексом предусмотрено принятие в организациях Правил внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), также установлено, что для коммерческих организаций системы заработной платы, размеры тарифных ставок, окладов, различного вида выплат устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций. Здесь, имеются в виду традиционно принимаемые в организациях Положения об оплате труда или о мотивации персонала.

Независимо от организационно-правовой формы в коммерческих организациях важно иметь иные Положения, обеспечивающие социально-трудовую сферу и развитие персонала организации - об обучении, об адаптации, об аттестации, о социальных гарантиях и льготах персонала; Положения, обеспечивающие деятельность структурных подразделений организации - о порядке создания, реорганизации и ликвидации филиалов (представительств), о внутреннем коммерческом расчете; Положения, регулирующие выполнение тех или иных функций, распространяемых на все или многие подразделения организации - о договорно-правовой, о претензионно - исковой работе и пр. При отсутствии указанных выше документов деятельность коммерческой организации в определенных сферах не будет эффективной.

Одной из основных причин разработки и применения внутренних документов является обеспечение баланса интересов различных субъектов, принимающих участие в деятельности организации.

Для эффективности правового регулирования большое значение имеет как организация процесса локального нормотворчества — привлечение всех заинтересованных лиц для разработки документов и учет их мнения, так и практика применения имеющихся правовых норм. Противоречивые правовые нормы или нормы, не имеющие механизма реализации, создают ситуацию, когда при их применения субъекты соответствующих отношений вынужденно нарушают существующие предписания. В результате этого у персонала организации может сложиться негативная реакция на игнорирование нормативных документов.

Для обеспечения эффективного применения многие внутренние документы организации, касающиеся правового регулирования социальнотрудовой сферы, целесообразно принимать после широкого обсуждения в трудовых коллективах, профсоюзной организации. Ряд локальных нормативных актов в соответствии с требованиями действующего законодательства должен быть принят с учетом мнения или согласован с представительным органом работников. К числу таких документов, в частности,  относятся  Правила  внутреннего трудового  распорядка,

Положения об оплате труда, об аттестации персонала, о подготовке персонала. Перечень документов, принимаемых с учетом мнения представительного органа работников, может быть расширен по усмотрению самой организации, в рамках развития социального партнерства.

Таким образом, эффективность системы локального нормотворчества определяется целым рядом обстоятельств, в том числе заинтересованностью, квалификацией, активностью лиц, осуществляющих разработку и обеспечивающих применение внутренних документов в организации.

Все выше изложенное позволяет нам сделать следующие выводы о месте локальных нормативных актов организации.

Внутренние документы или локальные нормативные акты:

• •     основаны на законодательстве и иных правовых актах и не могут

противоречить им;

• •     обеспечивают исполнение законодательства и иных правовых

актов;

• •     принимаются в рамках диспозитивного дозволения и не в

противоречие законодательному императивному запрету;

• •    принимаются компетентными органами управления коммерческой организации в установленном порядке и не нуждаются в утверждении или одобрении какими-либо иными, в том числе органами государственного управления, если для определенных организационноправовых форм в части правового регулирования соответствующих отношений не предусмотрено;

• •    распространяются на всех субъектов, участвующих во внутренних отношениях организации: органы управления, акционеры (участники), работники, администрация, структурные подразделения.

Локальные нормативные акты организации могут определять правовой статус органов управления, должностных лиц и структурных подразделений общества, порядок взаимоотношений между ними, правовой режим уставного капитала, вопросы распоряжения имуществом, распределения прибыли общества, управления персоналом, образования и использования фондов и резервов, и иные вопросы организации и деятельности компании.