Роль системы электронного документооборота в работе контрактной системы

Современные тенденции наглядно демонстрируют, что эффективность работы каждого учреждения любой формы собственности определяется уровнем ее технической обеспеченности и используемыми информационными системами.

Внедрение современных информационных систем предоставляет возможность более эффективно использовать трудовые ресурсы, обеспечить сбор статистических данных и принимать управленческие решения, основанные на достоверных данных, непрерывно осуществлять оперативный контроль над деятельностью организации, обеспечивая прослеживаемость.

Для конкретного пользователя – сотрудника организации – автоматизация документооборота означает повышение производительности его труда и точности расчетов, предоставляет возможность планирования на большой период времени и гарантии информационной безопасности.

Контролирующие органы также заинтересованы во внедрении информационных технологий в финансовые сферы деятельности учреждений, поскольку они позволяют автоматизировать их контрольные функции, устанавливать контрольные значения, лишая возможности участников таких отношений скрыть следы правонарушений или «договориться» в частном порядке пойти на те или иные уступки.

Документооборот на бумажных носителях всегда связан с аккуратностью исполнителей и требует дополнительных затрат времени на регистрацию, архивирование, обеспечение сохранности, конфиденциальности, утилизацию, поиск документов, их систематизацию для сбора необходимой информации. При этом обеспечение финансовой дисциплины напрямую зависит от эффективности внутреннего контроля и организации документооборота, которые являются главными источниками информации для управленческого учета, который, в свою очередь, теряет свой смысл при чрезмерных затратах времени на сбор информации.

Современные условия требуют от сотрудников и работников универсальных навыков работы в различных системах и на электронных ресурсах без возможности предоставить время на дополнительное обучение. Так внедренная в государственном секторе интегрированная система управления общественными финансами «Электронный бюджет» непрерывно дорабатывается и актуализируется, незначительно видоизменяя функциональные и другие свойства таблиц, в связи с чем пользователям необходимо самостоятельно осваивать нововведения.

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационнотелекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

В соответствии со ст. 5 закона 44-ФЗ допускается электронный документооборот в рамках Закона 44-ФЗ с соблюдением двух обязательных требований - заявки на участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), окончательные предложения и электронные документы, направленные при определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) должны быть:

• 1 ) подписаны усиленной электронной подписью;

• 2 ) поданы с использованием электронной площадки, специализированной электронной площадки.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Оформление ЭЦП осуществляется в аккредитованных удостоверяющих центрах – получатели частники бюджетного процесса имеют возможность оформить ЭЦП в органах федерального казначейства по месту своего нахождения.

Рис. 1. Организация электронного документооборота в контрактной системе в сфере закупок

Внедрение ЭДО обеспечивает:

• -    юридическую силу при создании и хранении электронных документов,

• -    доверие к полномочиям подписанта,

• -    «внепространственное» управление средствами электронной подписи.

Заместитель руководителя Казначейства России А.Т. Катамадзе еще 28.04.2018 объявила, что с 1.01.2019 года состоится в полном объеме переход на электронные процедуры в сфере закупок, назвав это цифровой революцией.

С этого момента единственно легитимным и юридически значимым документом будет электронный контракт, заключенный со стороны заказчика в ЕИС и со стороны поставщика на электронной площадке»

К настоящему времени государственные и муниципальные учреждения внедрили и используют различные системы электронного документооборота (далее СЭД) в части для выполнения следующих операций:

• -    предоставления различным контролирующим органам, в том числе налоговой, статистической, и других форм отчетности,

• -    осуществления удаленных процедур регистрации объектов недвижимости, внесения изменений в регистрационные документы,

• -    обмена первичными документами (счетами, актами, товарными накладными),

• -    обмен информацией и проведение конкурсных процедур в рамках закупок.

Результат от внедрения автоматизированной СЭД складывается из двух основных частей:

• -    экономия средств благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме за счет сокращения затрат на расходные материалы, на оборудование, на физическое перемещение бумажных документов, на их хранение.

• -    экономия рабочего времени сотрудников на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций, на первичную проверку документов, их поиск.

Ключевое место в финансовой работе государственных учреждений занимает контрактная система - система проведения конкурсных процедур в сфере государственных закупок. Особое внимание данной сфере объясняется, во-первых, тем, что закупки связаны с расходованием бюджетных средств, снижение которых всегда в приоритете задач, а во-вторых, значительным объемом нарушений в данной области.

Для обеспечения законности государственных закупок предусмотрено 6 уровней контроля: общий, казначейский, внутренний финансовый контроль, ведом- ственный контроль, контроль заказчика, общественный контроль. Эффективность каждого из указанных видов контроля характеризуется, в том числе, соотношением затраченного времени и количеством реализованных без нарушений и ошибок контрольных процедур и во многом определяется уровнем автоматизации документооборота.

Внедрение электронного документооборота в сфере государственных и муниципальных закупок также выполняет такую важную функцию как противодействие коррупции и других нарушений в данной сфере, которые достигаются за счет:

• -    использования единого информационного ресурса в Интернет;

• -    введения законодательно установленных требований к участникам размещения заказов;

• -    обеспечения анонимности участников размещения госзаказов;

• -    регламентирования и автоматизированного контроля за соблюдением установленного порядка осуществления процедур;

• -    фиксация порядка внесения изменений в условия контрактов;

• -    установление процедур обжалования действий заказчиков и т.д.

Несмотря на популярность различных программных продуктов, позволяющих обеспечить юридически значимый документооборот при осуществлении государственных закупок, исследователи отмечают замедление темпов внедрения ЭДО, а в некоторых регионах России - явный спад [1].

Электронный документооборот при осуществлении государственных и муниципальных закупок на современном этапе является обязательным. Сбои в работе информационных ресурсов либо потеря интернет соединения парализует и приостанавливает все процедуры, своевременное исполнение которых обеспечивает реализацию возложенных на учреждение задач.