Система управления деятельностью учреждений высшего профессионального образования

Высшие учебные заведения осуществляют свою деятельность на тех же принципах, что и любой другой хозяйствующий субъект. Естественно, деятельность вуза специфична и определяется характером оказываемых услуг. Высшие учебные заведения являются центром культуры, науки, знаний, выполняют просветительскую функцию. В отличие от обычных коммерческих организаций, учреждения высшего профессионального образования (ВПО) не могут быть ориентированы на прибыль. Однако, как любой хозяйствующий субъект, вуз имеет в своём распоряжении экономические ресурсы, которые должны быть с максимальной эффективностью трансформированы в социальные услуги, направленные на подготовку специалистов с высшим образованием. Поэтому положения теории управления экономическими объектами вполне применимы к вузу. Управленческая наука определяет систему управле- ния социально-экономическими объектами как совокупность взаимосвязанных, взаимозависимых, находящихся в иерархической соподчинённости элементов, объединённых единой целью. К числу таких элементов относятся функции, организационная структура, методы, кадры, технология, информационная база управления.

В соответствии с теорией управления высшее учебное заведение профессионального образования имеет внешние и внутренние цели. Основной целью деятельности вуза остаётся оказание образовательных услуг надлежащего качества.

Важнейшим элементом системы управления выступают функции. До настоящего времени состав и содержание функций управления остаются дискуссионным, учёные в этой области теории управления довольно часто формулируют их исходя из поставленных целей исследования. Мы придерживаемся точки зрения, выработан- ной отечественными учёными, которые определяют функции управления как особые виды специализированной управленческой деятельности, выделившиеся в процессе разделения управленческого труда. Любой управленческий процесс вне зависимости от его содержания и специфики может быть разделён на ряд видов специализированной деятельности, именуемых общими функциями. К ним относят планирование (включая прогнозирование как исследовательскую базу планирования), организацию, контроль, учёт и анализ. Зарубежные школы управления также приводят разнообразные трактовки функций и относят к ним стратегическое планирование, организацию, контроль и мотивацию. Несмотря на различия, можно выявить общие подходы, если рассматривать функцию контроля расширительно, включающую в себя учёт и анализ управленческого процесс. Функцию мотивации целесообразно рассматривать как подфункцию регулирования. В отечественной литературе широкое освящение получили ме- тоды управления, именно они связаны с проблемой мотивации управляемых объектов и исследуют разнообразные способы воздействия на персонал, с помощью которых достигаются поставленные цели.

Наряду с общими универсальными функциями можно выделить специфические, присущие управленческому процессу в конкретных социально-экономических системах.

В учреждениях ВПО можно выделить следующие специфические функции: управление приёмом абитуриентов; управление учебным процессом, управление научными исследованиями; управление повышением квалификации персонала; управление воспитанием студентов; управление материальной базой; управление финансовыми потоками.

Каждый вид специфической управленческой деятельности требует выполнения общих функций управления. Управленческий процесс в учреждении ВПО может быть представлен в матричной форме, которая отражена в таблице 1.

Таблица 1 – Управленческий процесс в учреждении ВПО

Общие функции Специфические функции	Планирование	Организация	Регулирование	Контроль и учёт	Анализ
1. Управление приёмом абитуриентов	1,1	1,2	1,3	1,4	1,5
2. Управление учебным процессом	2,1	2,2	2,3	2,4	2,5
3. Управление воспитательным процессом	3,1	3,2	3,3	3,4	3,5
4. Управление научными исследованииями	4,1	4,2	4,3	4,4	4,5
5. Управление подготовкой и повышением квалификации персонала	5,1	5,2	5,3	5,4	5,5
6. Управление материальнотехнической базой	6,1	6,2	6,3	6,4	6,5
7. Управление финансовыми потоками	7,1	7,2	7,3	7,4	7,5

Все представленные в таблицы функции взаимосвязаны и взаимозависимы, находятся в единстве и подчинены общей цели – оказанию образовательных услуг высокого уровня. Первая функция – управление приёмом абитуриентов в современных ус- ловиях приобретает всё более важное значение. Если ранее она сводилась к отбору наиболее подготовленных выпускников средних школ, то в настоящее время вузы, существующие в конкурентной среде, вынуждены бороться за абитуриентов. Это объясняется как снижением общего количества потенциальных студентов, так и необходимостью привлечения дополнительных финансовых средств в условиях ограниченных бюджетных ассигнований. В настоящее время вузы должны проводить полномасштабные маркетинговые исследования на рынке образовательных услуг и рекламные кампании, как любые организации, действующие в конкурентной среде, создающие привлекательный образ во внешнем окружении.

Такой образ может быть создан только при обеспечении высокого качества учебного и воспитательного процесса. В свою очередь качество учебного и воспитательного процесса достигается наличием высококвалифицированного преподавательского персонала, соответствующей материальнотехнической базы. Два последних элемента (преподавательский персонал и материально-техническая база) также должны быть использованы в проведении научных исследований, которые обеспечивают постоянное повышение квалификации преподавательских кадров и способствуют отбору перспективных студентов, которые в дальнейшем могут участвовать в ротации персонала внутри вуза и найти себе применение в других научных учреждениях.

Следующая функция – управление финансовыми потоками, определяет экономическое положение вуза в настоящих периодах и его будущее. Вуз как полноценная экономическая система должен формировать свой бюджет, его доходную и расходную части. Доходная часть государственных учреждений складывается из двух частей – бюджетных ассигнований и внебюджетных поступлений. Бюджетные ассигнования зависят от уровня управления кон- кретным вузом, своевременной ориентации на проводимую государственную политику в области высшего профессионального образования. Несмотря на то обстоятельство, что государственные ассигнования имеют целевое назначение, ими также необходимо рационально управлять, направляя в те подразделения и программы, где их использование наиболее целесообразно и экономически эффективно.

Внебюджетные поступления в настоящее время формируются в первую очередь за счёт оказания платных образовательных услуг. Размер доходов в этой части определяется рядом факторов, к которым можно отнести имидж учреждения ВПО, выбор направлений образовательных программ в соответствии с рыночным спросом, гибкой ценовой политикой, информированностью родителей и потенциальных студентов об условиях обучения в вузе и дальнейшем трудоустройстве и т.п.

Расходы средств от внебюджетных поступлений не столь жёстко регламентируются как бюджетные ассигнования. Поэтому решения по распределению внебюджетных поступлений оказываются стратегически важными, в случае выбора программ, способствующих развитию вуза.

Выполнение всех вышеперечисленных функций осуществляется в рамках выбранной организационной структуры управления. Выбор оргструктуры определяется самостоятельно каждым вузом. При выборе оргструктуры необходимо руководствоваться общими принципами её построения – обеспечения эффективности управленческого процесса и его экономичности. Эффективность управленческого процесса зависит от своевременного и качественного выполнения всех функций управления, рационального делегирования полномочий, уровня ответственности должностных лиц.

Экономичность организационной структуры достигается путём анализа выполняемых функций, исключение их дублирова- ния, которое не только увеличивает затраты на управление, но и может способствовать снижению качества управленческого процесса, оперативности принятия и исполнения решений. Получение большой самостоятельности вузами в вопросах формирования организационной структуры управления может быть использовано по-разному: в одних случаях создаются эффективные формы управления, в других случаях образуются громоздкие затратные оргструктуры управления.

Следующий элемент системы управления вузом – кадры. Как правило, управленческий персонал, специалисты формируются из собственных источников: управленческий персонал – линейные и функциональные руководители в большинстве из преподавательского состава, специалисты из числа выпускников. При всей видимости простоты отбора и набора административноуправленческого персонала это достаточно сложный процесс. Управленческие теории в области исследования поведенческих типов людей утверждают, что выдающиеся учёные и педагоги не всегда становятся столь же эффективными управленцами. Поэтому проблема отбора линейных и функциональных руководителей так же актуальна в вузах, как и в других организациях. После отбора кандидатов на роль руководителей (формирование резерва) необходимо повышение их квалификации по экономической и управленческой тематике.

Методы управления – способы воздействия на управляемые объекты с целью достижения желаемых результатов. Условно они делятся на экономические, административные, воспитательные. В качестве объекта управления выступают персонал вуза и студенческий контингент. С точки зрения управления оба объекта весьма специфичны. Особое место занимает профессорско-преподавательский состав. Каждый из преподавателей индивидуален и в рамках единых стандартов, рабочих программ дос- тигает желаемых результатов в обучении студентов своими методами. Преподаватель может быть охарактеризован как творческая личность. Многие из них активно участвуют в научной деятельности, дополняют стандартные и разрабатывают собственные программа обучения, создают учебные пособия. Именно через преподавателя в основном реализуется воспитательная функция, так как она находится в непосредственном контакте со студентом. Студенты не относятся к персоналу вуза, они его клиенты, получающие образовательную услугу. Тем не менее студенты также являются объектом управления в учреждениях ВПО, так как от них необходимо добиться определённого поведения, способствующего тому, чтобы они стали активными участниками образовательного процесса и действовали в рамках установленного порядка. Административные методы реализуются через комплекс регламентирующих документов – уставов, положений, инструкций, приказов, распоряжений. Содержание данных документов регламентирует деятельность всех категорий персонала вузов и студентов.

Экономические методы предполагают материальное стимулирование, которое в первую очередь используют в отношении персонала вузов.

Материальное стимулирование студентов в настоящее время ограничено. Регулярные стипендии получают лишь студенты, обучающие на бюджетной основе.

В отношении студентов основными методами управления остаются административные (регламентирующие) и воспитательные. Последние активно используются и для воздействия на персонал вузов.

Последний элемент, системы управления, который также кратко рассматривается в нашем исследовании, – информационная база. Она выступает в качестве важной составляющей системы. Её полнота и качество данных определяют эффективность управленческого процесса. Информацион- ную базу обычно делят на две части – внешнюю и внутреннюю. Внешняя информационная база может включать данные о состоянии и тенденциях развития высшего профессионального образования в мире, в отдельных регионах и странах, направление политики в сфере ВПО в стране, об опыте ведущих вузов за рубежом и в стране, о законодательных актах и других нормативных документах, касающихся деятельности учреждений ВПО, о состоянии рынка образовательных услуг в регионе расположения вуза.

Внутренняя информационная база в основном формируется на данных анализа по отдельным элементам системы управления и управленческого процесса.

Система управления вузом как экономическим объекта направлена на эффективное использование находящихся в его распоряжении ресурсов. В числе таковых ресурсов (средств производства) можно выделить материальную базу, материальные ресурсы для текущей деятельности, персонал и финансовые ресурсы.

Материальная база создается за счёт единовременных затрат и имеет сложный состав. В вузе в составе материальной базы можно выделить земельные участки; здания для учебного процесса и проживания (общежития), социального назначения (общественного питания); сооружения (стадионы); оборудование, используемое в учебных и научных целях, для осуществления управленческого процесса; программное обеспечение; библиотечный фонд; мебель и т.п.

Материально-техническая база высших учебных заведений требует постоянного обновления, а также поддержания её в надлежащем состоянии.

Содержание объектов материальной базы и их функционирование требует значительного количества материальных, трудовых затрат, оплаты услуг сторонних организаций и прочих расходов. Весь персонал вуза подразделяется на следующие категории: профессорско-преподавательский со- став, учебно-вспомогательный персонал – эти категории непосредственно заняты в учебно-воспитательном процессе; обслуживающий персонал, административноуправленческий персонал.

Следующий вид ресурсов – финансовые, основа экономической деятельности вузов.

В современных условиях необходимо становление в высших учебных учреждениях профессионального образования аналитической работы, управленческого учёта и развития управления финансовыми потоками. В частности следует определять реальные затраты на подготовку специалистов разных направлений, создавать соответствующие калькуляции и устанавливать плату за обучение в зависимости от расходов вуза. В настоящее время субъекты федерации и муниципальные образования не участвуют в финансировании вузов, нет также участия работодателей. В связи с тем, что уровень ассигнований из федерального бюджета имеет тенденцию к снижению, следует формировать территориальные заказы на подготовку специалистов тех профилей, которые требуются для предприятий субъектов Федерации, муниципальных образований. Подобные заказы могут стать дополнительным источником доходов вузов и обеспечить их нормальную экономическую деятельность.