Совершенствование аудита и контроллинга персонала на основе digital-технологий

В эру быстро меняющихся технологий и цифровой трансформации, компании сталкиваются с необходимостью переосмысления своих методов управления персоналом. Digital-технологии открывают новые перспективы для совершенствования аудита и контроллинга в управлении человеческими ресурсами. В данной статье рассматривается, как использование цифровых технологий может значительно улучшить эффективность и прозрачность процессов аудита и контроллинга в сфере управления персоналом.

Приводя примеры успешного внедрения цифровых инструментов в различных компаниях, статья выделяет преимущества и влияние этих технологий на повышение эффективности управления персоналом. Обобщенные результаты исследования выявляют digital-технологии как неотъемлемую часть стратегии совершенствования корпоративных процессов, способствуя улучшению конкурентоспособности в современном бизнес-окружении.

Важным аспектом является развитие автоматизированных систем аудита, роль которых заключается в обеспечении надежного анализа данных, выявлении трендов и предоставлении управленческой команде всестороннего обзора ситуации в организации.

Необходимо понимать цели автоматизированных систем аудита:

• 1.    Повышение эффективности: за счет автоматизации многих рутинных задач, связанных с аудитом;

• 2.    Обеспечение непрерывного и точного мониторинга производительности сотрудников, что позволяет выявлять как положительные, так и отрицательные тенденции;

• 3.    Раннее выявление и управление потенциальными рисками в сфере управления персоналом, что позволяет предотвращать возможные проблемы;

• 4.    Создание базы данных, которая служит основой для принятия управленческих решений, основанных на фактических

данных и анализе, а не на интуитивных предположениях.

Задачами автоматизированных систем аудита являются:

• 1.    Автоматизированный сбор данных о производительности, поведении и других ключевых аспектах работы сотрудников;

• 2.    Анализ данных с использованием алгоритмов и моделей, выявляя паттерны, тренды и аномалии;

• 3.    Оценка производительности;

• 4.    Предоставление управленческой команде информативных отчетов и визуализации данных для принятия обоснованных решений;

• 5.    Непрерывный мониторинг за изменениями в работе персонала;

• 6.    Использование данных для создания прогнозов и предсказаний будущих изменений в работе коллектива.

Автоматизированные системы аудита стремятся к обеспечению комплексного и систематического подхода к управлению персоналом, оптимизируя процессы, улучшая принятие решений и повышая эффективность компании в целом.

Аналитика данных в контроллинге персонала также важна в преобразовании больших объемов информации о работе сотрудников в стратегическую информацию для принятия управленческих решений. Роль аналитики данных заключается в том, чтобы обеспечивать более глубокий и основанный на фактах взгляд на работу персонала.

Целями аналитики данных в контроллинге персонала являются:

• 1.    Выявление тенденций и паттернов в работе сотрудников, помогая понять, какие факторы влияют на производительность;

• 2.    Выявление узких мест и возможностей для оптимизации рабочих процессов на основе анализа данных;

• 3.    Прогнозирование будущих потребностей в персонале, что позволяет компании гибко реагировать на изменения в бизнес-среде;

• 4.    Оценка уровня удовлетворенности сотрудников на основе различных показателей и факторов.

Задачи аналитики данных в контроллинге персонала:

• 1.    Систематизация и структурирование данных о производительности, удовлетворенности и других факторах, влияющих на работу персонала;

• 2.    Использование алгоритмов и моделей для выделения ключевых параметров и выявления взаимосвязей в данных;

• 3.    Создание отчетов и визуализация данных;

• 4.    Выявление рисков и потенциальных проблем в сфере управления персоналом.

Аналитические инструменты позволяют принимать обоснованные решения, устраняя субъективные предположения и основываясь на данных. Также позволяют компаниям выявлять и устранять проблемные места, что в свою очередь повышает эффективность работы. Компании могут предсказывать будущие тенденции и принимать меры еще до возникновения проблем.

Важным аспектом в совершенствовании контроллинге персонала является внедрение возможности их развития с помощью образовательных платформ, виртуальных тренингов, онлайн-курсов и прочего. Они предоставляют компаниям эффективные и гибкие инструменты для обучения персонала, соответствуя современным требованиям бизнеса и разнообразным потребностям сотрудников. Это обеспечивает доступность обучения в любое время и из любой точки мира, что особенно важно в условиях глобализации и удаленной работы. Сотрудники могут самостоятельно выбирать темы, на которые им необходимо углубить знания, и осваивать материалы в удобном для них темпе. Это улучшает гибкость обучения, а также позволяет сотрудникам интегрировать обучение в свой повседневный график, избегая значительных перерывов в работе.

Персонализированные программы развития сотрудников, основанные на анализе их сильных сторон и слабостей, предоставляют индивидуализированный опыт обучения. Эти программы учитывают уровень знаний, навыков и потребностей каждого сотрудника, создавая персональные маршруты обучения. Такой подход позво- ляет максимально эффективно использовать время сотрудников, концентрируясь на развитии тех компетенций, которые наиболее важны для их текущих или будущих ролей. Эффективность виртуальных тренингов, онлайн-курсов и персонализированных программ в развитии сотрудников поддерживается также возможностью использования интерактивных методов обучения. Это включает в себя вебинары, онлайн-дискуссии, кейс-стади и другие формы взаимодействия, стимулирующие участие и повышающие усвоение материала.

Интерактивные методы, такие как виртуальные лаборатории, симуляции и игровые элементы, делают обучение более захватывающим и интересным. Они создают учебные сценарии, которые позволяют сотрудникам применять полученные знания на практике, стимулируя активное участие и лучшее усвоение информации. Кроме того, такие программы позволяют руководству эффективно мониторить прогресс сотрудников, анализировать их успехи и выявлять области, требующие дополнительного внимания. Это дает возможность компаниям строить более точные стратегии обучения и адаптировать их в соответствии с потребностями бизнеса и изменениями в его стратегии.

В итоге, виртуальные тренинги, онлайн-курсы и персонализированные программы становятся неотъемлемой частью стратегии развития сотрудников, обеспечивая их непрерывное обучение, повышение компетентности и способствуя достижению общих целей компании.

Цифровизация предполагает использование разнообразных технологических инструментов для упрощения работы внутренних аудиторов. Этот процесс включает в себя применение таких средств, как: Автоматизированные системы управления аудитом и контролем (АСУАК): Эти системы автоматизируют планирование, выполнение, отслеживание и отчетность, включая функции анализа данных, управления рисками и контроля соответствия нормативам. Системы анализа данных: они производят анализ больших объемов данных, выявляя скрытые зависимости и тенденции, что полезно для выявления мошенничества и определения потенциальных рисков. Облачные технологии: Управление данными и процессами аудита на удаленных серверах, что способствует упрощению доступа, ускорению процессов и повышению безопасности. Интерактивные дашборды: представление данных в наглядной форме с возможностью отслеживания в реальном времени, что упрощает принятие решений и повышает эффективность аудиторских и контрольных процессов. Роботизированные процессы (RPA): автоматизация рутинных задач, таких как проверка документов и заполнение отчетов, освобождая время для выполнения более сложных задач, цифровые аудиторские следы: отслеживание и контроль действий пользователей в цифровых системах для выявления неправомерных действий и повышения безопасности данных, электронные подписи и удостоверения личности, мобильные приложения и их использование, например, для контроля задач сотрудников на удаленной работе или сбора данных с мобильных устройств.

Существует множество примеров успешного внедрения цифровизации внутреннего аудита и контроля в компаниях.

PepsiCo реализовала программное обеспечение для проведения аудита, которое автоматически осуществляет проверку и анализ информации о финансовых операциях в электронном формате. Этот шаг привел к уменьшению времени, затрачиваемого на аудит, на 20%, а также повысил эффективность выявления возможных рисков и ошибок.

General Electric внедрила технологию искусственного интеллекта в область своего внутреннего аудита. Применение искусственного интеллекта содействовало ускорению анализа данных и выявлению скрытых взаимосвязей между различными показателями компании. Этот шаг способствовал уменьшению операционных рисков и улучшению эффективности бизнес-процессов.

Walmart интегрирует цифровые технологии в процессы внутреннего аудита и контроля с целью повышения стандартов качества продукции. Компания воспользу- ется цифровыми средствами для автоматизированной проверки качества товаров на производственных линиях с целью выявления возможных несоответствий [1].

Далее перечисляются примеры софта и технологий, которые применяются различными компаниями:

• -    ACL Analytics: Платформа для анализа данных и проведения аудита, которая позволяет проводить тщательный анализ больших объемов данных, выявлять аномалии и оценивать эффективность контрольных процедур;

• -    SAP SuccessFactors: Интегрированная система управления персоналом, включающая модули для управления кадровым составом, обучением, оценками и анализом производительности;

• -    Workday: Облачная платформа для управления HR-процессами, включая учет рабочего времени, управление трудовыми отношениями, анализ данных и отчетность;

• -    Oracle HCM Cloud: Интегрированная система управления человеческими ресурсами от Oracle, предоставляющая функциональность для управления персоналом, обучением и развитием;

• -    IBM Cognos Analytics: Платформа бизнес-аналитики, которая включает средства для создания отчетов, анализа данных и мониторинга ключевых показателей для поддержки решений в области аудита и контролинга;

• -    TeamMate Audit Management: Система для управления аудитом, включая планирование, выполнение, отчетность и мониторинг, предоставляя инструменты для эффективного ведения аудиторских процессов [2].

• -    Jira Software и Confluens. Они сейчас наиболее распространены. Confluence – это популярная платформа для совместной работы и обмена информацией внутри организаций, предоставляет удобные инструменты для создания, совместного редактирования и организации контента в виде вики-страниц. Jira – это популярный инструмент управления проектами и задачами. Он широко используется для планирования, отслеживания и управления различными видами работ в организациях [3].

Преимущества внедрения digital-технологий в управлении персоналом включают в себя повышенную эффективность процессов, автоматизацию рутиных задач, легкий доступ и анализ данных о производительности, удовлетворенности сотрудников и других ключевых метриках. Digital-технологии обеспечивают гибкость и мобильность сотрудников через онлайн-платформы и мобильные приложения, что особенно актуально в условиях удаленной работы и глобальных бизнес-структур.

Персонализированный подход к управлению персоналом становится возможным благодаря digital-технологиям, позволяя создавать индивидуальные программы обучения, планы развития и системы мотивации. Кроме того, возможности аналитики данных в значительной степени улучшают анализ и прогнозирование, обеспечивая более точные выводы и принятие информированных решений. Однако, внедрение digital-технологий в управлении персоналом также сталкивается с вызовами. Культурные изменения и сопротивление со стороны персонала могут представлять сложности, требуя не только технического обучения, но и изменения корпоративной культуры. Важным вызовом является также обеспечение конфиденциальности данных при работе с большим объемом чувствительной информации.

Затраты на внедрение и обучение сотрудников, особенно в начальном этапе, могут оказаться значительными как с точки зрения времени, так и с финансовой стороны. Технические сбои и риски безопасности данных представляют дополнительные вызовы, требующие внимательного контроля и оперативного реагирования. Наконец, регулярное обновление технологий становится необходимостью, чтобы соответствовать быстрому развитию digital-среды.

В целом, несмотря на вызовы, внедрение digital-технологий в управлении персоналом открывает перспективы для компаний в улучшении бизнес-процессов, повышении эффективности и создании более адаптивной и инновационной среды управления персоналом.