Совершенствование бизнес-процессов телекоммуникационной компании посредством внедрения системы электронного документооборота

Компания «Газпромнефть Информационно-Технологический оператор» (ООО «Газпромнефть ИТО») - оператор и поставщик 1Т-инфраструктуры и сервисов для создания и развития единого информационного пространства ПАО «Газпром нефть», реализующий масштабные инфраструктурные проекты [1].

ООО «Газпромнефть ИТО» не оказывает услуги физическим лицам и не ставит целью привлечение данного сегмента в будущем. Оператор ориентирован исключительно на внутренние Дочерние общества ПАО «Газпром нефть».

Компания ООО «Газпромнефть ИТО» является полноценным представителем телекоммуникационного рынка со сложной бизнес-моделью, имеет развитую организационную структуру и является 100% владельцем: каналов связи; телекоммуникационного оборудования; центров обработки данных; систем контроля удаленного доступа; устройств облачных вычислений; внутренних приложений компании.

Функционирование, как самого предприятия, так и внешней среды в первую очередь способствует возникновению различного рода угроз эффективности текущих бизнес-процессов, но эта изменчивость также может свидетельствовать о широком выборе возможностей для их дальнейшего развития. Отсюда можно сделать вывод о том, что существующие стабильные методы, технологии и правила управления бизнес-процессами предприятия, которые использовались ранее, нуждаются в постоянном анализе, оценке и мониторинге, чтобы обеспечивать постоянное эффективное развитие бизнеса.

Принцип управления бизнес-процес-сами является основным решением проблемы эффективного функционирования предприятия. Само определение термина «бизнес-процессы» давно закрепилось в отечественной науке, однако, сегодня его все чаще связывают с реинжинирингом деятельности предприятия, проводимого вслед за цифровой трансформацией и внедрением информационным систем. Ба- зовое определение бизнес-процесса представляет собой некую цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для трансформации объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных результатов или продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей [2]. В условиях цифровой экономики к данному определению добавляется приставка «основывающихся на применении информационных технологий и информационных систем» [3].

Таким образом синергия реинжиниринга и цифровой трансформации должна приводить предприятие к изменению устаревших бизнес-процессов в сторону все большей автоматизации, исключению лишних элементов в модели процесса, сокращению требуемого времени на исполнение, как всей цепочки бизнес-процесса, так и отдельных элементов, и, как следствие, повышение цифровой грамотности субъектов бизнес-процессов, посредством внедрения новой, цифровой корпоративной культуры, то есть всех количественных и качественных аспектов, определяющих возможности измерения цифровой экономики [4].

В дальнейшем в качестве примера необходимости совершенствования работы компании ООО «Газпромнефть ИТО» будет рассмотрен бизнес-процесс получения разрешения на использование радиочастот. Это узкоспециализированный процесс, однако, из-за участия государственных органов в качестве субъектов (подрядчиков) бизнес-процесса он превосходит по сложности иные типовые бизнес-процессы компании.

От лица компании ООО «Газпромнефть ИТО» в данном примере выступают два отдела: лицензионный и административный.

Присутствует компания заказчик – любое Дочернее общество.

От лица государственных органов в качестве подрядчика - Федеральное государственное унитарное предприятие «Главный радиочастотный центр» (далее – ФГУП «ГРЧЦ»), и в качестве лицензион- ного органа – Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (далее – Роскомнадзор).

При реализации бизнес-процесса получения разрешения на использование радиочастот ООО «Газпромнефть ИТО» и Дочерние общества регулируют свои действия согласно внутреннему регламенту ПАО «Газпром нефть», ФГУП ГРЦЧ и Роскомнадзор регулируют свои действия Федеральным законом от 07 июля 2007 года №126 «О связи» и решением Государственной комиссии по радиочастотам от 7 ноября 2016 года №16-39-01 «Об утверждении Порядка проведения экспертизы возможности использования заявленных радиоэлектронных средств и их электромагнитной совместимости с действующими и планируемыми для использования радиоэлектронными средствами, рассмотрения материалов и принятия решений о присвоении (назначении) радиочастот или радиочастотных каналов в пределах выделенных полос радиочастот».

Весь бизнес-процесс условно можно разделить на 3 части:

• 1.    Работа с Заказчиком;

• 2.    Работа с ФГУП ГРЧЦ;

• 3.    Работа с Роскомнадзором.

На первом этапе получения разрешения на использование радиочастот находится сам запрос от заказчика и его анализ. Происходит проверка исходных данных на полноту и достоверность, так как в случае их нехватки или неверности ФГУП ГРЧЦ отклонит заявку, и будет потеряно время. В случае наличия всех исходных данных или получения дополнительных сведений от заказчика со стороны ООО «Газпромнефть ИТО» направляется счет на оплату.

Второй этап начинается после подтверждения оплаты счета. Особенность работы с ФГУП ГРЧЦ заключается в двухэтапно-сти процесса, при этом от ООО «Газпромнефть ИТО» поступает лишь одна заявка. Такой процесс – это особенность получения заключения электромагнитной экспертизы. Каждое завершение этапа работы подтверждается со стороны ФГУП ГРЧЦ отправкой акта выполненных работ и счет-фактурой.

Третий этап работы начинается после получения положительного заключения от ФГУП ГРЧЦ. В Роскомнадзор отправляется заявление на присвоение и ожидается присвоение разрешения в течение 35 рабочих дней. После получения разрешения от Роскомнадзора, ООО «Газпромнефть ИТО» направляет его Заказчику. На этом весь бизнес-процесс заканчивается.

Негативной особенностью данного процесса являются сроки. С начала формирования запроса от Заказчика до заключительно этапа получения разрешения проходит около 7-8 месяцев. Длительный срок бизнес-процесса объясняется:

• 1.    Регламентом работы государственных служб.

• 2.    Процессом работы с корреспонденцией между субъектами.

Если с первым пунктом ничего нельзя сделать в связи с особенностью государственного регулирования, то на второй пункт возможно повлиять.

На данный момент в ООО «Газпромнефть ИТО» не реализована система элек- тронного документооборота (далее – СЭД) между субъектами, не применяется электронная цифровая подпись [5]. При рассмотрении всей схемы процесса можно обратить внимание на то, сколько времени тратится на обычную пересылку документов курьерской службой. В среднем на регистрацию письма уходит 1-2 дня и на пересылку 5-7 дней. В данные промежутки времени работа над проектом фактически стоит, дополнительно появляется риск потери документов на промежуточных этапах. Устранить данные риски возможно при внедрении СЭД [6].

На отечественном рынке имеется большой выбор компаний, поставляющих СЭД. Так как в ООО «Газпромнефть ИТО» на данный момент нет СЭД, как таковой, и просто используется стандартная Excel таблица, то сравнение будет происходить по нескольким параметрам и только между участниками рынка. Анализ рынка представлен в Таблице.

Таблица. Сравнение систем электронного документа оборота

Название компании	Функционал (наличие модулей)	Форматы поставки	Тестовый период	Совместимость с другими СЭД	Уровни доступа	Техподдержка	Документация
1С	Полный функционал	Покупка размещение на серверах	30 дней в 1С:ГРМ. Демоверсия без ограничений	Такском. Диадок, Сбис. Интеграция по API	Без ограничений.	Базовая бесплатно расширенная платная	Присутствует на официальном сайте
K-2	Нет распознавания документов	Все виды	60 дней	Интеграция по API	Без ограничений.	Платные тарифы	Присутствует на официальном сайте
Korus Five	Нет распознавания документов	Подписка размещение на серверах	30 дней	Диадок, Сбис	Без ограничений.	Платные тарифы	Присутствует на официальном сайте
ELMA	Полный функционал	Все виды	от 2 недель до 2 месяцев	Диадок, 1C, интеграция по API	Без ограничений.	Платные тарифы	Присутствует на официальном сайте
Lexema	Полный функционал	Подписка размещение на серверах	Нет	Диадок	Без ограничений.	Платные тарифы	Присутствует на официальном сайте
Тезис	Полный функционал	Все виды	14 дней	Диадок, Сбис, интеграция по API	Без ограничений.	Платные тарифы	Присутствует на официальном сайте
Тензор	Нет графического инмт-руктора	Подписка	от 1 месяца до полугода	Роуминг с СЭД	Без ограничений.	Базовая бесплатно расширенная платная	Присутствует на официальном сайте
Ланит	Полный функционал	Покупка размещение на серверах	14 дней	Диадок, Такском, Сбис, интеграция по API	Без ограничений.	Платные тарифы	Присутствует на официальном сайте
Тесса	Полный функционал	Покупка размещение на серверах	Нет	Интеграция по API	Без ограничений.	Год бесплатно, после платные тарфиы	Присутствует на официальном сайте

Как следует из таблицы, на рынке существует достаточно продуктов от разных разработчиков с разным функционалом.

Необходимо подобрать оптимальную систему, которая позволит сократить время предоставления услуги и при этом будет взаимодействовать между Дочерними обществами и государственными структурами. С этой точки зрения наиболее оптимальным продуктом является система Tessa.

Система электронного документооборота Tessa обладает базовым функционалом, необходимым для работы с заказчиками, подрядчиками и государственными учреждениями. Система имеет интуитивно понятный интерфейс и расширенный набор действий с документами, начиная от их оцифровки и заканчивая передачей в архив или отправкой за периметр системы.

Система Tessa предусматривает использование функциональных блоков автоматизации технологических процессов. Эти блоки позволяют переводить обычные физические функции и действия в цифровой формат [7].