Совершенствование документооборота в единой системе таможенных органов

Таможенное дело в современных условиях представляет собой сложную динамическую систему, управление которой следует определить, как непрерывно продолжаемый целенаправленный социальноэкономический и организационно-технический процесс, который осуществляется с помощью различных методов. Как комплекс способов гармонизации всего процесса таможенной деятельности они являются взаимосвязанной системой, достоверная связь элементов которой определяет эффективность внешнеэкономической деятельности (ВЭД) России [4].

Таможенная служба России, как государственная служба, включает следующие виды служб: гражданскую (федеральные государственные гражданские служащие) и службу иных видов (сотрудники таможенных органов, проходящие службу по контракту). Кроме того, среди рабочего персонала в таможенных органах трудовую функцию выполняют работники бюджетной сферы [3].

Структурными компонентами таможенной системы являются: Федеральная таможенная служба (ФТС России), региональные таможенные управления (РТУ), таможни и таможенные посты (ТП). ФТС России, как федеральный орган исполнительной власти в сфере таможенного дела, подчиняется Министерству финансов Российской

Федерации и обеспечивает защиту экономических интересов государства [2].

Делопроизводство (документационное обеспечение) в таможенных органах – это управленческая деятельность, охватывающая процедуры подготовки, организации, контроля и исполнения документов в единой системе таможенных органов на всех её уровнях (ФТС России, РТУ, таможни и ТП). Делопроизводство подразделяется на стадии: создание документов (документирование); организация движения и учёта документов (документооборот); хранение документов (архивное дело).

В документообороте таможенного органа выделяют 3 группы документопотоков: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

Основным документом, регламентирующим делопроизводство и документооборот в единой системе таможенных органов, является приказ ФТС России от 9 июля 2014 г. № 1331 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации» [1]. Типовая инструкция разработана в целях установления единых требований по использованию документов, образующихся в процессе деятельности таможенных органов и включает подготовку, обработку и хранение корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней); совершенствование мероприятий, направленный на модернизацию делопроизводства, документооборота и работу архивов таможенных органов; повышение эффективности и результативности деятельности структурных подразделений документационного обеспечения таможенных органов.

С целью создания эффективных условий пользования информацией при принятии управленческих решений, в таможенных органах создана информационно-поисковая система. Информационно-поисковая система содержит информацию почти обо всех документах, которые находятся в таможенных органах. Данную систему используется для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Развитие информационных таможенных технологий является одним из приоритетных направлений деятельности ФТС России. В результате автоматизации делопроизводственных процессов в таможенных органах: уменьшаются сроки подготовки/исполнения документов; создаются/автоматически поддерживаются базы документов; повышается качество подготовки управленческих решений; процессы разработки и прохождения документов делаются информационно прозрачными, допускающими контроль на любой стадии и др.

Профессия таможенника требует постоянного повышения уровня профессиональной подготовки, поскольку от компетентности во многом зависит эффективность таможенной службы в целом. В связи с этим профессиональная учеба должностных лиц таможни играет важную роль в системе функционирования структурных подразделений документационного обеспечения таможенных органов.

На современном этапе развития нового концептуального подхода к управлению в государственных органах особый интерес представляет внедрение инструментов контроллинга в деятельность таможенных органов. Контроллинг представляет собой совокупность методов оперативного и стратегического менеджмента, учета‚ планирования, анализа и контроля, на качественно новом этапе развития рынка, единая система, которая направлена на достижение стратегических целей. Технология контроллинга позволяет быстро и оперативно получать, и обрабатывать информацию, на основании которой принимаются решения, необходимые для успешного функционирования предприятия. В основе технологии контроллинга лежит упреждающий контроль, основанный на анализе нынешних результатов и целей с теми, которые должны быть достигнуты к концу планового периода, а не на уже выполненных плановых показателях. В данном случае инструменты контроллинга будут работать с учетом допущенных ошибок и рисков на достижение будущего результата.