Совершенствование методов адаптации персонала в таможенных органах

В настоящее время вопросам адаптации новых сотрудников стали уделять все больше внимания в том числе и в таможенных органах. Прежде всего, это связано с изменениями, которые происходят на кадровом рынке. Потенциальные работники уже не спешат демонстрировать безмерную радость, если получают предложение со стороны работодателей, как это было в после кризисный период.

Сейчас соискатель стал более разборчив в выборе, где он хотел бы трудиться, и более требователен как к условиям труда, так и к отношениям к себе со стороны руководства. Потенциальный работник хочет получать в обмен на свои профессиональные знания и умения хорошее и бережное к себе отношение, ожидает, что его оценят по достоинству. Если же его ожидания не сбываются, то он быстро отправляется искать свою удачу в другое место.

Процесс адаптации в таможенной организации во многом зависит от индивидуальных качеств работника, и его нельзя ограничивать четкими временными рамками.

Для формирования единой процедуры адаптации целесообразно создать рабочую группу, в которой примут участие сотрудники службы персонала и представители основных подразделений таможенной организации, а также отделов с высоким уровнем текучести кадров.

Основной целью рабочей группы является создание инструмента, одновременно унифицирующего подход к адаптации новых сотрудников и ориентированного на специфику существующих профессий и подразделений.

Таким образом, совершенствование действующей системы адаптации таможенной организации имеет своей целью решение следующих проблем:

• -сокращение текучести персонала;

• -сокращение затрат на подбор и найму персонала;

  -улучшение     показателей     удовлетворенности     персонала

психологическим климатом в коллективе.

Несмотря на различие между аспектами адаптации, все они находятся в постоянном взаимодействии, поэтому процесс управления требует наличия единой системы инструментов воздействия, обеспечивающих быстроту и успешность адаптации. Управление адаптацией требует решения, в первую очередь, трех организационных элементов: структурного закрепления функции управления адаптацией, технологии процесса управления адаптацией, информационного обеспечения этого процесса( рис.1)

Рис. 1 - Технология процесса управления трудовой адаптацией в таможенной организации

Программа адаптации, применяемая в таможенной организации, представляет собой набор конкретных действий, которые нужно произвести новому сотруднику, ответственному за адаптацию.

Целью внедрения наиболее эффективной программы адаптации в таможенной организации является повышение результативности процессов управления психологической, социальной, профессиональной, организационно – экономической адаптацией, обеспечивающих у нового сотрудника требуемого уровня производительности и качества труда в более короткие сроки.

Для достижения цели адаптации персонала таможенной организации предполагается решение следующих задач:

• 1.    Улучшение информированности новых сотрудников о роли и организационном статусе своего рабочего места; о месте своего подразделения и должности, в общей системе целей и в организационной структуре таможенной организации, а также понимание особенностей организационного процесса.

• 2.    Снижение уровня неопределенности и беспокойства у персонала таможенной организации.

• 3.    Повышение удовлетворенности работой сотрудников и развитие позитивного отношения к таможенной организации в целом.

• 4.   Освоение работником основных норм и правил поведения,

• 5.   Повышение эффективности адаптации нового сотрудника к

• 6.   Получение работником обратной  связи от наставника и

• непосредственного руководителя по итогам испытательного срока.

• 7.   Повышение мотивации работников.

• 8.    Снижение текучести кадров.

построение системы взаимодействия с коллегами.

системе экономических стимулов, условиям оплаты труда и различных выплат.

Как правило, программа адаптации рассчитана на период испытательного срока работника. Однако надо помнить о том, что, если из условий трудового договора следует, что испытательный срок истек, это вовсе не означает, что сотрудник успешно адаптировался в компании.

Процесс адаптации в таможенной организации во многом зависит от индивидуальных качеств работника, и его нельзя ограничивать четкими временными рамками.

Содержание программы зависит от следующих факторов:

• –    содержания работы;

• –    статуса уровня ответственности нового сотрудника;

• –    рабочего окружения;

• –    личностных особенностей сотрудника.

Нужно сказать, что в таможенных организациях в разных вариантах встречаются программы или отдельные мероприятия, направленные на адаптацию персонала. В тоже время нередко реализация существующих мероприятий не имеет успеха – это может быть связано с несколькими причинами.

Для успешной реализации работы по адаптации персонала в таможенной организации в этом направлении важно выполнить следующие требования:

• - система взаимодействия должна охватывать всех вновь поступающих в таможенную организацию;

  -механизм воздействия должен быть  персонифицированным,

рассчитанным на индивидуальную работу;

Внедряемая система управления адаптацией должна иметь« выходы» на достаточно высокие уровни управленческой иерархии таможенной организации для гарантированного решения выявляемых конфликтных ситуаций;

• -    система должна быть достаточно простой;

• -    информирование новичка ориентировано на обеспечение достаточно высокого уровня осведомленности о коллективе;

• -    необходимым элементом системы являются эмоциональные формы воздействия на личность с первого дня ее появления в коллективе

4. Дополнительные льготы

Страхование, учет стажа работы; пособия по временной нетрудоспособности, выходные пособия, пособия по болезням в семье, в случае тяжелых утрат, пособия по материнству; поддержка в случае увольнения или ухода на пенсию; возможности обучения на работе; другие услуги организации для своих сотрудников.

5. Охрана труда и соблюдение техники безопасности

Правила оказания первой медицинской помощи; меры предосторожности; правила противопожарной безопасности; правила поведения при несчастных случаях и порядок оповещения о них; правила техники безопасности.

6. Отношения работников с профсоюзом

Сроки и условия найма; назначения, перемещения, продвижения; права и обязанности работника; дисциплина и взыскания.

7. Служба быта

Питание, комнаты отдыха, другие службы быта.

В целях совершенствования трудовой адаптации персонала таможенной организации можно использовать предлагаемую общую программу адаптации (таблица 1).

Таблица 1 - Примерная общая программа трудовой адаптации в таможенной организации

1.Общее представление о таможенной организации	Цели, приоритеты, проблемы; традиции, нормы, стандарты; разнообразие видов деятельности; организация, структура, связи компании; информация о руководителях.
2. Политика таможенной организации	Принципы кадровой политики; принципы подбора персонала; испытательный срок; направления профессиональной подготовки и повышения квалификации; содействие работникам в случае привлечения их к судебной ответственности; правила использования различных режимов рабочего времени.
3.   Оплата   труда   в таможенной организации	Нормы и формы оплаты труда; оплата выходных и сверхурочных.

Планируемыми результатам внедрения программы адаптации в таможенной организации могут быть следующие:

• –    молодые специалисты адаптируются к условиям работы в

минимально короткие сроки;

• –    своевременно происходит освобождение от «случайных» людей;

• –    руководители и наставники, ощущая на себе ответственность за результат адаптации новичка, более внимательно подходят к их введению в должность;

• –    складывается особая система контроля за работой не только молодых специалистов, но и наставников, а также всех тех, с кем приходится взаимодействовать новичку в процессе работы;

• – работа по программе адаптации дает информацию для оценки самих менеджеров среднего звена;

  – четкая организации программы адаптации повышает мотивацию сотрудника к работе.

Для руководителя таможенной организации информация о том, как организован в его подразделении процесс адаптации новых работников, может многое сказать о степени развития коллектива, уровне его сплоченности и внутренней интеграции. Любой профессионал хочет раскрыться как можно быстрее, и, если руководитель хорошо организует процесс передачи информации, сотрудник быстрее адаптируется.

После реализации общей программы адаптации в таможенной организации следует использовать специализированную программу трудовой адаптации персонала. Она охватывает вопросы, связанные конкретно с каким-либо подразделением или рабочим местом. Обычно эту программу проводят линейные руководители или наставники.

Эта программа должна включать в себя следующие вопросы:

– функции подразделения, цели и приоритеты; организация, структура и функции; взаимоотношения с другими подразделениями;

обязанности и ответственность; детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов; разъяснение, почему эта конкретная работа важна, как она соотносится с другими видами работ в подразделении и на предприятии в целом; длительность рабочего дня и расписание; требования к качеству выполняемой работы;

– правила–предписания: правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения; правила техники безопасности; отношения с работниками других подразделений; питание, курение на рабочем месте; телефонные переговоры личного характера в рабочее время;

• –    осмотр подразделения: кнопка пожарной тревоги, входы и выходы; места для курения; места оказания первой помощи;

• –    представление сотрудникам подразделения.

Процесс адаптации молодого специалиста по указанной программе можно ускорить, если постоянно руководствоваться следующими важными психологическими рекомендациями:

• 1.   Будьте дружелюбны, любезны, приветливы.

• 2.    Не надейтесь, что атмосфера на вашей новой работе будет такая же, как на прежней.

• 3.    Меньше говорите, больше слушайте.

• 4.    Не сходитесь ни с кем близко, пока не выявите лидеров, не определите роли, не разберетесь, кто с кем.

• 5.    Извлекайте пользу из общественной жизни таможни.

• 6.    Думайте об общем деле.

• 7.    Сдерживайте эмоции и не отчаивайтесь.

В процессе адаптации и последующей работы важное значение имеет оценка должностного лица. Это дает ему возможность получить четкое определение, насколько он преуспел в работе, о тех проблемах, которые требуют решения, о разработке плана по исправлению существующих недостатков и получению поощрений, если работа хорошо выполнена.

После разработки и внедрения системы трудовой адаптации в деятельность таможенной организации и грамотного управления ею возможно получение значимых результатов:

–снижение издержек по поиску нового персонала;

–уменьшение числа увольнений сотрудников, проходящих испытательный срок;

–уменьшение временных затрат других сотрудников на адаптацию новичков, что позволит им больше времени уделить непосредственным обязанностям;

–улучшение организационного климата в государственном органе; формирование лояльности у сотрудника с первых дней его работы и тем самым стимулов и желания работать в организации длительное время; удовлетворенность работой в таможенной организации в целом.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

• 1.    Трудовая адаптация персонала на рабочем месте является необходимым звеном кадрового менеджмента. Трудовая адаптация в таможенной организации подразумевает социальный процесс освоения личностью новой трудовой ситуации, в котором личность и трудовая среда оказывают активное воздействие друг на друга.

• 2.    Программа адаптации, применяемая в таможенной организации, представляет собой набор конкретных действий, которые нужно произвести новому сотруднику, ответственному за адаптацию. Целью внедрения более эффективной программы адаптации в таможенной организации является повышение результативности процессов управления психологической, социальной, профессиональной, организационно-экономической адаптацией в таможенной организации, обеспечивающих у нового сотрудника требуемого уровня производительности и качества труда в более короткие сроки.

• 3.    При планировании процесса адаптации важно исходить из возможностей таможенной организации, условий труда и способностей нового сотрудника. Все усилия наставника направляются на то, чтобы заинтересовать сотрудника, дать ему знания и навыки, необходимые для работы, привить нормы поведения, принятые в организации, разъяснить регламентирующие документы, дать ответы на актуальные вопросы.