Совершенствование организации бизнес-процессов в ООО «КД-Строй»

Управление деятельностью любой организации основано на применении различных подходов, которые способствуют более быстрому и эффективному достижению целей экономического субъекта. Как свидетельствует анализ научной литературы на современном этапе в российских организациях наибольшее распространение получили функциональный и процессный подходы к организации системы управления.

В соответствии с функциональным подходом деятельность организации представлена набором функций, закрепленных за функциональными подразделениями, c жесткой вертикальной иерархией. По мнению А. Бардакова «детализация и критический анализ подходов к определению функционального подхода к управлению позволяют сформулировать его как деятельность организации в виде иерархически структурированного перечня задач с закреплением очерченного функционала за конкретными подразделениями предприятия» [1].

В современных экономических условиях выделяют три основные силы бизнеса:

клиенты, конкуренция, коренные изменения [2]. Как ответ на определенные запросы бизнеса, в условиях динамичной среды функционирования субъектов хозяйствования, получил свое развитие процессный подход, как целостная концепция управления. Реализация данного подхода в управлении обеспечивает повышение эффективности деятельности организации, делает её прозрачной и клиентоориентированной. Процессный подход позволяет рассматривать организацию через призму взаимосвязанных и взаимодействующих процессов в динамике. При этом представляется важным отметить необходимость прогнозирования тенденций бизнес-процессов [3] и их моделирование, как эффективных инструментов поиска путей оптимизации деятельности организации, определяемых её миссией, целями и задачами. Наряду с этим качество прогнозов будет играть определяющую роль в будущем функционировании организации.

Сравнительная характеристика функционального и процессного подходов в управлении представлена в таблице.

Таблица. Сравнительная характеристика функционального и процессного подходов в управлении организацией [1]

Следует отметить некорректность прямого противопоставления функционального и процессного подходов к управлению организацией. Это объясняется тем, что процессы можно выделить и в организациях с вертикальной (иерархической) структурой управления.

Основываясь на определении М. Хаммера, «бизнес-процесс представляет собой комплекс действий, в котором на основе одного или более видов исходных данных создается ценный для клиента результат» [2].

Любой процесс имеет границы, определяемые начальной стадией (вход) и конечной (выход). В этой связи процессный подход можно определить, как деятельность, имеющую определённую ценность для потребителя, в рамках которой поступающий от поставщика ресурс на «вход» процесса, в результате взаимодействия между звеньями цепи, приобретает дополнительную ценность, и преобразуется в ожидаемый результат на «выходе».

Каждый процесс - это субъективное представление разработчика о его внутреннем содержании, поэтому единого мнения об оптимальной конфигурации и количестве процессов не существует.

Цифровая трансформация организации, необходимость которой обусловлена требованиями современного этапа экономического развития, невозможна без совершенствования (оптимизации) бизнес- процессов. Во фреймворк цифровой трансформации: «сотрудники», «клиенты», «продукты», «процессы», «бизнес-модели», «партнёрская экосистема», «технологии» и «инфраструктура». Задача цифровой трансформации подразумевает использование новых инструментов применительно ко всем вышеуказанным «блокам» [4].

В рамках проведенного исследования, в качестве примера, рассмотрен процесс «поставка материалов» в ООО «КД-СТРОЙ» для разработки рекомендаций по его совершенствованию. Данный процесс включает в себя следующие операции: отслеживание остатков на складе; формирование обобщенных потребностей подразделений; организация закупки материалов; организация поставок материалов; отслеживание доставок; обобщение информации и бухгалтерской документации. При этом партии сырья формируются на основании предварительно поданных заявок. Подъемная конструкция загружает его в вагон, водитель, управляющий вагоном, доставляет сырье непосредственно на завод, и та же подъемная конструкция выгружает сырье на конвейерную линию, где оно поступает в оборудование, необходимое для сортировки и переработки сырья.

Известно, что на складе используется компьютеризированное оборудование для обработки документов, которое напрямую подключено к заводскому компьютеру.

Сами заказы создаются ответственным лицом в шаблонах и отправляются на склад по корпоративной электронной почте.

В целях совершенствования бизнес-процессов, в том числе процесса поставки материалов, в рамках проведенного исследования, предлагается установка программного продукта ARIS Toolset, поскольку руководство ООО «КД-СТРОЙ» нацелено на внедрение системы непрерывного улучшения бизнес-процессов. В рейтинге Gartner Group ARIS занимает лидирующее положение на рынке средств моделирования и анализа деловых процессов, приобретая всё большую популярность среди бизнес-аналитиков. Для успешного процесса разработки необходимы три составляющие: процесс (process), нотация (notation) и набор утилит (tools). Процесс описывает, действия, каким образом они осуществляются и их порядок; нотация является средством общения; набор утилит помогает автоматизировать процесс и управлять им [5].

Оптимизация деятельности в ARIS предполагает выделение, формализацию и структурирование бизнес-процессов с целью формирования на их основе «сквозного» представления процессов организации.

В рамках рассматриваемого процесса поставки материалов, внедрение предлагаемого программного продукта избавляет от необходимости создавать и отправлять формы заказов на склад. Программа автоматически ежедневно пересчитывает все ресурсы для каждого отдела. Сотрудникам склада нет необходимости видеть заказы с завода, программа сама определит необходимые объемы и составит необходимый график доставки. При увеличении или уменьшении производственных мощностей в программу могут быть внесены коррективы для расчета необходимого количества сырья.

Таким образом, внедрение процессного подхода, с учетом экстраполяции результатов исследования процесса поставки материалов в ООО «КД-СТРОЙ», позволит сократить общие временные затраты на 10%. Вместе с тем можно выделить и другие ожидаемые эффекты от автоматизации бизнес-процессов: возможность обработки больших массивов данных; упрощение контроля; упрощение учетных процедур; высвобождение интеллектуального ресурса; улучшение качества продукции; оптимизация издержек.

Таким образом, вопросы обеспечения существующей системы устойчивого функционирования и развития организации являются ключевыми при выборе типа управления в условиях современной экономики. Главными факторами, тормозящими создание инноваций, являются вертикальная интеграция бизнеса и слабые горизонтальные связи в организации [6]. Как показывают результаты исследования, процессный подход обладает большей гибкостью и способностью адаптироваться под быстро меняющиеся условия внешней среды, благодаря разнообразному набору инструментов совершенствования системы управления организацией.