Совершенствование региональной информационной системы в направлении развития СЭД

Информационные технологии как совокупность процессов сбора, обобщения, систематизации и своевременного обмена огромным количеством информации при помощи средств программного обеспечения продолжают развиваться [1, с. 281]. В последние десятилетия работа по совершенствованию информационных технологий государственных органов в первую очередь была направлена на создание технических средств - автоматизированных систем и сетей, предназначенных для обработки и передачи информации. Информационные системы региональных органов власти создаются на основе информационных ресурсов территории и их нужно рассматривать как инструмент создания и внедрения управленческого механизма.

Во многих органах регионального самоуправления разработаны и внедрены десятки отраслевых информационных систем, которые не связаны между собой. Этот процесс представляет собой "островную" автоматизацию, в которой отсутствует единый системный подход к региональному управлению в целом. К сожалению, до сих пор не удалось создать единую интегрированную информационную систему на региональном уровне. Поэтому необходимо совершенствование региональной информационной системы, одним из направлений которого является дальнейшее развитие автоматизации делопроизводства. В Калужском регионе переход на систему электронного документооборота (СЭД) осуществляется с 2017 года. 29.03.2017 был издан приказ №101 «О подготовке к внедрению системы электронного документооборота» [2]. Согласно данному приказу в целях оптимизации бумажного документооборота, сокращения сроков подготовки и согласования договоров и распорядительных документов необходимо разработать локальный нормативный акт, регламентирующий ведение делопроизводства с учётом электронного документооборота, привести систему электронного документооборота в соответствие с вновь разработанным локальным нормативным актом по делопроизводству, с учётом разработанных шаблонов, разработать инструкцию по работе с электронным документооборотом.

Сегодня работу с документами сложно представить без применения СЭД. Такой способ связан с необходимостью обеспечения сохранности огромного количества информационных данных при моментальном документообороте. Рынок ЭДО (электронный документооборот) активно разви- вается. Документопотоки по созданию, обороту, хранению и использованию документов в электронном виде характеризуются:

• -    содержанием или функциональной принадлежностью, то есть, другими словами, тем составом документов, которые в него входят и тем составом информации, которая в этих документах сосредотачивается;

• -    структурой, которая определяется видами документов, их авторством, справочными данными и другими признаками;

• -    режимом, который определяется периодами движения;

• -    объемом, который определяется тем количеством документов, которые проходят.

Важной целью совершенствования региональной информационной системы является дальнейшая унификация процессов делопроизводства, в том числе с использованием современных портальных технологий для своевременного представления данных [3, с. 35]. Это связано с требованиями автоматизированных технологий четкости регламента и формализации управленческих процедур, поэтому их информационно-документационное обеспечение влечет за собой необходимость разработки нормативно-методических документов.

Для повышения эффективности регионального информационного управления в направлении дальнейшего развития автоматизации делопроизводства, необходимо устранить различные барьеры, препятствующие обмену данными между различными региональными структурами. Сотрудничество в процессе развития системы электронного документооборота между различными учреждениями может применяться в различных формах и использование собранной информации не должно ограничиваться только внутренним использованием, чтобы гарантировать открытость и прозрачность, поскольку эти данные являются определенной основой для решения конкретных проблем населения в режиме реального времени [4].

Для пользователя очень важна возможность без барьерной работы без углубления в технические подробности и нюансы.

Однако его работу затрудняет отсутствие единого пространства ЭДО, когда у каждого оператора существуют свои правила по организации и технической поддержке информационно-документационного обеспечения. В настоящее время их более семидесяти.

Для достижения основной цели развития СЭД — перевода документов в электронную форму, их оборота и хранения в электронном виде, называемый цифровизацией, необходимо совершенствование этого процесса.

Совершенствование развития информационных технологий и СЭД в Калужском регионе связаны с осуществлением следующих этапов:

Первый этап. 2021-2022 годы. Создание условий для полного перехода на СЭД и применения информационных технологий и обеспечение соблюдения принципа многократного использования данных при однократном представлении.

Второй этап. 2023-2025 годы. Полный переход на СЭД и применения информационных технологий с унификацией и обменом данными ЭДО.

Чтобы обеспечить полный переход на ЭДО, региональные органы должны вводить требования о переводе конкретных видов документов в электронный вид, а в дальнейшем принять необходимые меры по доработке текущих технологических решений по ЭДО и порядку взаимодействия с операторами для соответствия новым требованиям к документообороту.

Важная роль по полному переходу на электронный документооборот принадлежит усилению функции контроля за правильностью оформления документов в режиме реального времени, в силу того, что они должны поступать от операторов ЭДО в контролирующие организации. Этот контроль проводится с использованием процедур контроля, которые позволяют минимизировать риски отклонений от установленных правил [5, с. 63]. Появится возможность расширения ЭДО и беспрепятственное взаимодействия с иностранными контрагентами за счёт соответствия международному электронному документообороту по организации трансграничной передачи данных. Новые изменения и приведение всего к единому формату позволят улучшить сервис и значительно упростить его для пользователей.

Для успешной перестройки бизнес-процессов необходимо будет осуществить следующие мероприятия, представленные на рисунке 1.

Это позволит определить необходимые меры по доработке текущих технологических решений по ЭДО и порядку взаимодействия с операторами ЭДО в соответствии с новыми требованиями.

Рисунок 1. Мероприятия по полному переходу на ЭДО

Кроме того, важным аспектом развития СЭД является их интеграция с социальными сетями для привлечения и обновления интереса общественности к своей деятельности, и создания возможностей для граж- турами управления для повышения его эффективности. При этом поэтапный механизм ее реализации по приведению СЭД к единому формату и расширению ЭДО с усилением контроля правильности оформ- дан участвовать в демократическом про- ления документов в режиме реального цессе и жизни региона.

Таким образом, совершенствование региональной информационной системы в направлении развития системы электронного документооборота должно осуществляться для устранения различных барьеров, препятствующих обмену данными времени позволит улучшить сервис и значительно упростить его для пользователей. Кроме того, интеграция с социальными сетями, открытость и прозрачность информации СЭД привлечет интерес граждан для решения конкретных проблем и участию в жизни региона.

между различными региональными струк-