Совершенствование системы управления электронным документооборотом в организации международного промышленного аутсорсинга

Сегодня работу с документами в компании очень сложно представить без применения системы электронного документооборота. Переход на такой способ обмена документами обусловлен не только технологическим прогрессом, позволяющим совершать документооборот практически моментально, но и необходимостью работы с большим массивом данных и обеспечения их сохранности.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет компании оптимизировать работу бизнес-процессов и повысить свою конкурентоспособность [1]. Управление электронным документооборотом в настоящее время признаётся в РФ одним из основных компонентов инфосистемы любой организации.

По данным ФНС, документооборот между компаниями составляет 16 млрд. документов в год, с трудозатратами 5 млрд. человеко-часов. При этом расходы на обработку бумажной информации составляют больше 3 трлн. рублей. При подаче документов в госорганы сотрудники компаний агрегируют большое количество операций. Сначала оформляют первичные документы, потом объединяют их в регистры, далее в декларации.

В соответствии с Концепцией развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности, перевод бумажного документооборота в электронную форму позволит сократить временные затраты, связанные с работой с документами, на 80 процентов [2].

В 2002 г. была разработана и принята федеральная целевая программа «Электронная Россия», в 2011 г. на смену ей пришла государственная программа «Информационное общество», параллельно в 2008 г. была одобрена Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, в 2017 г. стартовал национальный проект «Цифровая экономика Российской Федерации [3].

Обмен бумажными документами, используемый в настоящее время между организациями, происходит очень медленно и сопряжен со значительными затратами ресурсов работу курьерских служб, почтовых служб, после чего офис должен регистрировать входящие и исходящие документы. В автоматизированной системе это дополняется вводом информации о документе и сканированием текста для размещения в базе данных системных документов. Такой способ часто лишает оперативного контроля отправителя за получением и оформлением документов принимающей стороной [4].

Данная проблема актуальна и для организаций, вовлечённых в международное разделение труда, входящих в международные производственные цепочки. Машиностроительное предприятие ПСМА групп Рус, расположенное в Калужской области, участвует в международной производственной цепочке и осуществляет сборку автомобилей из компонентов, поставляемых как внешними поставщиками, так и поставщиками, входящими в экономическую систему международного промышленного аутсорсинга. Калужская область демонстрирует активность инновационных процессов, решая при этом задачу комплексного развития территории, учитывая пространственный дисбаланс [5, 6].

Движение товарно-материальных запасов в международном аутсорсинге, как и в любой другой организации сопровождается сопроводительными документами, отражающими акты хозяйственной деятельности. Предприятие ПСМА Групп Рус имеет систему электронного документооборота, отражающую движение материальных запасов в международной производственной цепочке, включая отражение материальных запасов на внешних складах российских аутсорсеров, не входящих в транснациональную корпорацию Stelantis NV. Однако данная система электронного документооборота содержит ранее упомянутый недостаток автоматизированных систем.

Все поставки материалов сопровождаются необходимыми для перемещения материальных запасов документами в аналоговом виде, в том числе осуществляется сканирование данных документов.

Необходимость ввода информации о документе и сканирование текста для размещения в базе данных системных документов замедляет отражение фактов хозяйственной деятельности в части движе- ния материальных запасов в производстве. Это обусловлено тем, что организация имеет две независимые автоматизированные системы:

• -    автоматизированная система внутрикорпоративного перемещения материальных запасов (запчастей, узлов и компонентов);

• -    автоматизированная система бухгалтерского учёта.

Это можно улучшить посредством слияния системы внутрикорпоративного перемещения материальных запасов с системой бухгалтерского учёта.

Автоматизированная система внутрикорпоративного перемещения материальных запасов содержит в себе следующие элементы:

• -    информация о количестве и месте хранения материальных запасов;

• -    информация о видах и количестве многоразовой тары, участвующей в движение материальных запасов;

• -    классификация и кодификация материальных запасов в производстве;

• -    техника и оборудование складского перемещения материальных запасов;

• -    оборудование контроля движения материальных запасов в процессе производства.

Объединить автоматизированную систему внутрикорпоративного перемещения материальных запасов и автоматизированную систему бухгалтерского учёта возможно посредством внедрения во внутрикорпоративную систему перемещения материальных запасов электронного документооборота совместимого с бухгалтерским учётом.

Внедрение элемента электронного документооборота объединяющего автоматизированную систему внутрикорпоративного перемещения материальных запасов и автоматизированную систему бухгалтерского учёта позволит достичь следующих результатов:

• -    снижение расхода времени на отражение фактов перемещения товарноматериальных запасов на протяжении всей цепочки движения материальных запасов заканчивая их передачей в производство за счёт передачи информации о количестве и

• месте хранения материальных запасов в систему бухгалтерского учёта;

• -    снижение расхода времени на учёт затрат в производстве, за счёт оперативной передачи информации оборудованием контроля движения материальных запасов в процессе производства в систему бухгалтерского учёта.

Таким образом, внедрение элемента электронного документооборота, совме- щающего систему бухгалтерского учёта и внутрикорпоративного перемещения материальных запасов, может значительно снизить расходы времени на отражение транснационального движения товарноматериальных запасов и учёт затрат, участвующих в цепочке создания конечного продукта в экономической системе на основе международного аутсорсинга.