Совершенствование системы управления персоналом сетевой организации

Автор: Гогузева А.А.

Журнал: Форум молодых ученых @forum-nauka

Статья в выпуске: 6 (10), 2017 года.

Бесплатный доступ

В статье рассматривается система управления персоналом подразделения сетевой организации. Проводится анализ состава персонала, его занятости и определяется низкий уровень вовлеченности персонала в работу. Предлагаются мероприятия по повышению вовлеченности и сокращению расходов на оплату сезонных простоев.

Управление персоналом, сетевая организация, система управления персоналом, занятость персонала, вовлеченность персонала, сезонные простои

Короткий адрес: https://sciup.org/140279126

IDR: 140279126

Текст научной статьи Совершенствование системы управления персоналом сетевой организации

Система управления персоналом в данной статье рассматривается как совокупность приемов, методов и технологий организации работы с персоналом с целью обеспечить эффективное функционирование организации. Система управления персоналом формируется под влиянием факторов внешней и внутренней сред организации, в числе которых важное влияние оказывает структура организации. Так как сетевая структура получила большое распространение в силу высокой оперативности и инновационности работ, современному менеджеру по управлению персоналом необходимо уметь работать со спецификой сетевых организаций.

В рамках статьи была оценена система управления персоналом обособленного подразделения АО «Росгео» «Иркутское геофизическое подразделение», которое анализирует геофизическую информацию и выдает рекомендации на бурение скважин. Ниже представлена схема реструктуризации подразделения единой линейной структуры в обособленное подразделение ИГП с изменением принципа работ на сетевой.

Рисунок 1 – Реструктуризация ОП «ИГП»

Таким образом, из линейной структуры организации ИГП стало частью сетевой структуры как обособленное подразделение.

Для оценки условий работы системы управления персоналом сетевой организации и её эффективности был проведен анализ структуры и динамики персонала. В результате анализа был выявлен достаточно высокий средний возраст персонала 48 лет. На рисунке ниже функциональная структура ОП «ИГП».

п о 35

а

о а и

■ Руководители ■ Специалисты ■ Рабочие

4%

Рисунок 2 – Функциональная структура состава персонала ОП «ИГП» Из рисунка видно, что 64% персонала являются специалистами.

66%

3%

17%

До года ■ 1 - 5 лет ■ 5 - 10 лет ■ 10 - 15 лет ■ Более 15 лет

Рисунок 3 – Распределение персонала по стажу

Из рисунка видно, что 66% персонала имеют стаж более 15 лет, и 17% -10-15 лет.

Таким образом, ИГП характеризуется преобладанием специалистов с высоким уровнем образования и длительным стажем работы.

Рассмотрим изменение состава персонала.

Таблица 1 – Динамика персонала

Категория

2014

2015

2016

Состав, чел.

Прирост, %

Состав, чел.

Прирост, %

АУП

9

9

0

10

11,1

Специалисты

81

66

-22,7

45

-31

Рабочие

15

15

0

15

0

Итого

105

90

-22,7

70

-23,9

На начало 2017 года наблюдается высокий уровень текучести специалистов. Это является результатом кадровой политики, направленной на омоложение коллектива.

Рассчитаем коэффициент текучести кадров. Известно, что число уволившихся в 2014 году составило 15 человек, а в 2015 – 23 человека, среднесписочная численность соответственно 97,5 и 79, тогда:

kт2015 = 15 × 100 = 15,4% kт2016= 23× 100 = 29%.

С целью оптимизации себестоимости был проведен функциональностоимостной анализ, который показал значительный перерасход на выполнение функции обработки информации. Результаты анализа представлены на функционально-стоимостной диаграмме.

Огмосжтельмм

В ЖЖ II ОСП, функции

--0.5

--0.1

Анализ и

Разработка «стамение заключений

--0^

Обработка информации

— —0.1

Относительная стоимость фуНКЦии

Рисунок 4 – Функционально-стоимостная диаграмма

Как видно по функционально стоимостной диаграмме, существует перерасход на выполнение функции обработки.

Для оценки эффективности системы управления персоналом была проведена оценка занятости специалистов обработки в течение года.

Рисунок 5 – График занятости специалистов подразделения обработки

По графику определим число свободных периодов и рассчитаем коэффициенты занятости в таблице.

Таблица 2 – Коэффициенты занятости персонала

Наименование показателя

Месяц

янв

фев

мар

апр

май

июн

июл

авг

сен

окт

ноя

дек

Число свободных периодов (максимум 15)

9,33

2

1

1

0,66

0

3

3

6,33

7,33

9

10,66

Коэффициент занятости работников

0,38

0,87

0,93

0,93

0,96

1

0,8

0,8

0,58

0,51

0,38

0,29

Коэффициент занятости по кварталам

0,72

0,96

0,7

0,4

Коэффициент занятости в течение года (за вычетом ежегодных отпусков)

0,79

Из таблицы видно, что наибольшая загруженность специалистов обработки в период с марта по август, тогда как в декабре, январе и ноябре занято менее половины специалистов. Так как специалисты содержатся в штате и получают зарплату ежемесячно, это влечет за собой издержки по оплате вынужденных простоев, равные проценту простоев от общей занятости, т.е. 21% от фонда оплаты труда обработчиков.

В рамках совершенствования системы управления персоналом сетевой организации ОП «ИГП» был разработан комплекс мероприятий, направленный на совершенствование организационной структуры:

  • -    формирование постоянной рабочей группы геофизиков-обработчиков из наиболее эффективных и востребованных специалистов подразделения обработки ОП «ИГП»;

  • -    создание и внедрение резерва персонала обработки для работы по проектам;

  • -     внедрение открытой политики планирования работы

специалистов-обработчиков.

Для формирования постоянной рабочей группы и кадрового резерва была разработано две методики оценки персонала:

  • 1 .    методика отбора эффективного персонала, в которой проводится

  • 2 .     факторы, определяющие перевод в резерв персонала, где

  • 6. Способность к обучению

    Низкая обучаемость

    Обучаемость нормативная, средняя

    Высокая обучаемость

    7. Уровень специализации

    Узкий специалист (1 специализация)

    Специалист по

    двум направлениям

    Широкого профиля

анализ как специализации, так и общего качества работ;

учитывается как возможность и согласие сотрудника, так и уровень его эффективности.

Разработанная в ходе статьи форма критериев отбора эффективности представлен в таблице ниже.

Таблица 3 – Форма оценки эффективности специалистов

Критерий оценки специалиста

Соответствующее значение важности специалиста

низкая

средняя

высокая

1. Средний уровень фактической занятости в проектах за последние 3 года

Меньше 7

месяцев

7-8 месяцев

Более 8 месяцев

2. Количество специализированных программ обработки ГИС, которыми владеет специалист на момент оценки

1-2

3-5

5-7

3. Скорость работы в программах обработки за последний год

Низкая, работает медленно

Работает в пределах нормы

Работает активно и

качественно

4. Среднее число ошибок, допускаемых при обработке данных

Значительно превышает норму, часто нарушает работу

Колеблется в пределах нормы, мало влияет на качество работы

Ошибок минимальное число, на качество работы не влияет

5. Владение англоязычными программами обработки

Не владеет

Низкий или средний уровень владения

Высокий уровень владения

Определим список критериев определения сотрудника в резерв:

  • -     возможность и согласие на работу неполной и проектной

занятостью;

  • -     наличие дополнительного дохода;

  • -     возраст старше пенсионного;

  • -     низкая или средняя значимость для организации (при условии

выполнения двух из трёх предыдущих пунктов).

Согласно предварительной оценке сотрудников подразделения обработки, больше половины сотрудников имеют возможность и согласны на перевод в резерв. Тем не менее, для работы организации необходимо оставить 8 сотрудников – все они по результатам предварительной оценки имеют высокую значимость для организации.

Для совершенствования процесса найма в системе управления персоналом и уменьшения риска потери сотрудников было предложено внедрение кадрового резерва и разработана форма его ведения, пример заполнения которого представлен на рисунке ниже. Разработанная в диссертационной работе форма кадрового резерва включает в себя не только биографические данные сотрудника, но и данные об эффективности, выявленные в результате оценки по предложенной методике (уровень владения программами обработки, рекомендации и особые заслуги, записываемые в графе «примечания»).

ж

ФИО готруявяд

Дгарожляпн

ахтажягаш!

З.'азгетеПО но оореЬсп»

Отел регош ж» on -игл*,

Змегоеть

Ирим^иян

1

Петров Пш Пмаош'1

0101 1950

Высшее оореостчта в мртсяреф

FOCI'S.

GeeDepCS ICS СО.

, продееесте*.

40 пег (35 вег)

В J016 с -BepuK*weru* месорожаяш» • oopeoonn f В нк* т с<ше* ерем* в зевая

Ужиева е гжждж с ешолом ее 01BU00 с ОП ИГЛ в 2016 г Ифоп К-1 от03 04 2О13>

3

Велике

Вести* Вестакел

02.02 1995

Высшее

КТЧГрСфГТЖИНТОВД оореботжа

UeoDepth. ICS । кхчззиооопй 1

До 2011 гол г ЦЫ8

Сплетт ИРГТУ сплпсоа: рскомгжзоев

еед । клетном Пс трети В* ■ туофессором

Петрсеим В В

з

Петром

Мерея

Петрова*

03 03 1965

Высшее* шп^рфттжаюеыя оореботы

FOCI'S

GeoOepth ICS i средне.

15яет(10вет)

В201ТГ ■

Вертеечоепоя

В 2016 г пряжен счестве в ww i»r рюреботчим । еоемеспю с оеа г тоф*тоы Пгтроеым В А) ■ 1естжромшиа в риреботке ■ эедреяяи доомяпеямого ПО 1 GeoDepdi

Рисунок 6 – Пример заполнения кадрового резерва ОП «ИГП»

Кроме того, была разработана форма сопровождающего документа – календарного плана, наглядно представляющего, какие сотрудники будут задействованы в проектах.

Рисунок 7 – Пример заполнения календарного плана

Существует так же риск потери персонала вследствие изменений, так как в случае малого количества доступных рабочих мест и необходимости источника дохода существует риск ухода узкоспециализированных соискателей в другие отрасли.

По этой причине были предложены меры, направленные на удержание персонала в организации, которые представленные в таблице ниже (в ней также которой также указан планируемый эффект от группы мероприятий и необходимые для их проведения документы).

Таблица 4 – Мероприятия, направленные на сокращение риска ухода перонала

п/п

Наименование мероприятия

Ожидаемый эффект

Необходимые документы

1

Вовлечение персонала

1.1

Составление (с участием обработчиков) ведущим специалистом плана-графика работ

Повышение информированности сотрудников о целях и задачах составления кадрового резерва, а также рост лояльности к внедряемым изменениям

Календарные планы работ

1.2

Сбор сотрудниками и менеджером по персоналу внутриорганизационной информации для кадрового резерва

1.3

Формирование списка необходимых для работы требований (и желательных навыков) к студентам-обработчикам

Должностные инструкции, приказы по проектам (список выполняемых по приказу работ)

1

Вовлечение персонала

1.1

Составление (с участием обработчиков) ведущим специалистом плана-графика работ

Повышение информированности сотрудников о целях и задачах составления кадрового резерва, а также рост лояльности к внедряемым изменениям

Календарные планы работ

1.2

Сбор сотрудниками и менеджером по персоналу внутриорганизационной информации для кадрового резерва

1.3

Формирование списка необходимых для работы требований (и желательных навыков) к студентам-обработчикам (с учетом специализации, формируется группами специалистов с участием ведущего геофизика-обработчика)

Должностные инструкции, приказы по проектам (список выполняемых по приказу работ)

2

Открытая политика кадрового резерва

2.1

Совместное со специалистами планирование их участия в работах

Повышение уровня доверия персонала к внедряемым изменениям

2.2

Открытый доступ к ознакомлению с календарными планами работ (использование доски объявлений в залах обработки)

3

Предоставление гарантий трудоустройства

3.1

Утверждение и согласование с АО «Росгео» плана-графика работ специалистов по государственным контрактам по обработке на год

Повышение уровня лояльности персонала к организации

Календарные планы по проектам

3.2

Осуществление найма по коммерческим проекты после заключения договора с заказчиком (за 1-2 месяца до начала работ по обработке)

Календарные планы по обработке

Как видно из таблицы, предполагается путем предоставления гарантий трудоустройства будущим сотрудникам кадрового резерва, открытой политики кадрового резерва и вовлечения персонала повысить уровень лояльности к изменениям и повысить уровень информированности касаемо необходимости кадрового резерва.

Представим все перечисленные мероприятия по улучшению системы управления в форме графика поэтапно.

Таблица 5 – График Ганта мероприятий

Наименование работ

Месяц

Август

Сентябрь

Октябрь

1. Определение критериев эффективности специалистов и проведение отбора сотрудников в штатное подразделение обработки

2.     Совместное со специалистами обработки назначение

сотрудников на проекты обработки в будущем году

3.    Сопровождение кадрового резерва календарными

планами будущих работ и графиками занятости специалистов

4. Сбор информации о персонале для формирования кадрового резерва (взаимодействие с персоналом, работающим в настоящее время, а также внесение предложений уволившимся в последние два года сотрудникам)

5.     Формирование списка требований к выпускникам для

работы обработчиком (с учетом специализации).

6. Информирование преподавателей о создании кадрового резерва специалистов обработки. Организация встречи с работниками и студентами 3-4 курса университетов, выпускающих специалистов-обработчиков для последующего отбора и внесения наиболее лучших в резерв

7.     Составление и ведение таблицы кадрового резерва

Как видно из графика, на внедрение работ потребуется 3 месяца.

Рассмотрим ожидаемые эффекты мероприятий, направленных на совершенствование системы управления.

Во-первых, ожидается изменение занятости сотрудников за счет найма из кадрового резерва на выполнение работ. График занятости представлен на рисунке.

Специалисты

Месяц

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Группа обработки и полевого сопровождения

1

Руководитель

группы

2

Ведущий геофизик

3

Ведущий геофизик

4

Геофизик 1 категории

Группа интерпретационной обработки

5

Ведущий геофизик

6

Геофизик 1 категории

7

Геофизик 1 категории

Геофизик 1 категории

Рисунок 8 – График занятости специалистов обработки после внедрения мероприятий

Отобразим изменение коэффициентов занятости согласно графику.

Рисунок 9 – Изменение уровня занятости специалистов

Таким образом, ожидается рост коэффициента годовой занятости штатных специалистов на 17,5%.

Кроме того, планируется приближение функционально-стоимостной диаграммы к зеркальному виду за счет переоценки важности функций с учетом мнения руководителей и сокращения годовой стоимости работ типовой группы проекта.

Рисунок 10– Изменение функционально-стоимостной диаграммы ОП «ИГП»

В таблице представим основные затраты на реализацию мероприятий исходя из часовой оплаты труда работников.

Таблица 5 – Затраты на реализацию мероприятий

Виды затрат

Затрат на чел-д, руб.

Объем работ, чел.-д.

Сумма затрат, руб.

Доля затрат в общей сумме, %

1 Заработная плата менеджеру по персоналу всего, в т.ч.:

-     составление кадрового резерва (в

т.ч. сбор информации);

2 253

18

10

41 904

22 530

8,8

4,7

Продолжение таблицы 5

Виды затрат

Затрат на

Объем

Сумма

Доля затрат

чел-д, руб.

работ,

затрат,

в общей

чел.-д.

руб.

сумме, %

1 Заработная плата менеджеру по персоналу

в т.ч.:

-     ведение кадрового

резерва(первичное);

2 253

2

4 506

0,9

-     организация и проведение встреч с

преподавателями и студентами;

2 928

2

5 856

1,2

-     организация и проведение

собеседований

2 253

4

9 012

1,9

2 Заработная плата ведущим специалистам

всего, в т.ч.:

19

34 635

7,3

-     работа над критериями

эффективности и требованиями;

1 574,8

3

4 724,4

1

-     планирование работ обработчиков;

1 574,8

2

3 149,6

0,7

-     участие в собеседованиях;

1 574,8

4

6 289,2

1,3

-     проведение консультаций и встреч с

преподавателями и студентами

2 047,2

10

20 472

4,3

3 Заработная плата директору ОП «ИГП» за планирование работ обработчиков

5 224

2

10 448

2,2

4 Единовременные выплаты

увольняющимся работникам всего, в т.ч.:

387 200

81,5

-     старше пенсионного возраста;

281 600

59,3

-     младше пенсионного возраста

105 600

22,2

5 Затраты на канцелярию, связанные с составлением графиков и договоров

990

0,2

Итого

39

475 177,2

100

Согласно данным ОП «ИГП» рассчитаем срок окупаемости проекта по формуле:

T = Р /СП, где Р – сумма первоначально вложенных средств;

СП – ежегодные средние поступления, которые являются результатом реализации проекта.

За средние поступления будем считать годовую экономию заработной платы за счет сокращению времени простоев, достигнутого путем внедрения мероприятий и равного 9% от фонда оплаты труда обработчиков. В таком случае:

Т = 475 177,2 / (2 870 200 × 0,09) = 1,8 года.

В результате статьи было определено, что в рамках системы управления персоналом необходимо анализировать влияние занятости и в случае невозможности увеличения уровня занятости сотрудников закреплять сетевой принцип работы организации формированием кадрового резерва и последующего найма. Это позволить экономить фонд оплаты труда, высвободит сотрудников для работы по совмещению и сократит общие затраты организации.

Список литературы Совершенствование системы управления персоналом сетевой организации

  • Кибанов, А.Я. Управление персоналом организации: учебник / А. Я. Кибанов, И. А. Баткаева, И. Е. Ворожейкин; под общ. ред. А. Я. Кибанова - изд. 2-е; перераб.и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 638 с. - ISBN: 5160003150
  • Краткий курс лекций по дисциплине «Менеджмент» - http://studme.org/50750/menedzhment/menedzhment (03.04.2016).
  • Либкинд, Е.В, Организационные структуры управления: методич. пособие / Е.В. Либкинд, Н.Е. Рябикова, В.А Чепурин; ГОУ ОГУ - Оренбург, 2003. - 42 с.
  • Мелихов, Ю.Е. Управление персоналом: портфель надежных технологий / Ю.Е. Мелихов, П.А. Малуев - М.: Издательскоторговая корпорация «Дашков и К°», 2008. - 344 с. - ISBN: 978-5-394-01758-2
  • Мильнер, Б.З. Теория организации: учебник для студ. вузов, обуч. по напр. подг. «Менеджмент» / Б. З. Мильнер. - Изд. 7-е, перераб. и доп. - М.: Инфра-М, 2008 - 862 с. - ISBN: 978-5-16-003319-8
  • Совершенствование системы управления персоналом: методики и ценные рекомендации - https://www.hr-director.ru/article/63453-red-qqq-15-m4-sovershenstvovanie-sistemy-upravleniya-personalom (09.03.2017).
  • Элементы системы управления персоналом: субъекты управления - https://www.hr-director.ru/article/63769-qqq-15-m5-elementy-sistemy-upravleniya-personalom (20.05.2015).
Еще
Статья научная