Современный взгляд на управление изменениями проекта и потребность в управлении изменениями, инициируемыми проектом

Изучая современные стандарты по управлению проектами, учебники и учебные пособия, можно сделать вывод, что основной акцент в изучении управления изменениями в проекте направлен на внутрипроектные изменения, то есть те изменения, которые возникают внутри проекта на пути его реализации. Внимание авторов в большей мере обращено на то, как внешняя и внутренняя среда влияет на проект, на процессы внутри него.

Тем не менее, в настоящее время в компаниях все чаще инициируются проекты, которые следует рассматривать как внутрикорпоративное изменение, а в ряде случаев и изменение, влияющие на общество в целом. Таким образом, встает вопрос о необходимости изучения и систематизации методов управления данным видом изменений на уровне управления проектом.

В учебном пособии по управлению проектами Мазур и другие авторы [1] пишут, что управление изменениями является процессом, который предполагает планирование, прогнозирование и регистрацию будущих изменений в проекте, для того, чтобы у менеджера проекта появилась возможность детально изучить выявленные возможные изменения, а также оце- нить последствия их возникновения. Авторы пишут: «Под изменением понимается замещение одного решения другим вследствие воздействия различных внешних и внутренних факторов при разработке и реализации проекта» [1, с. 576]. Предполагается, что изменения могут произойти в плане проекта, стоимости, сетевом графике, что так или иначе повлияет на конечный результат проекта. Также указано, что изменения могут возникнуть в различных частях проекта и на разных этапах его реализации. Говоря о том, кто может инициировать изменения в проекте, следует отметить, что в первую очередь их могут привнести заказчик и спонсор проекта, так как они обладают значительной властью в проекте. Помимо выше указанных сторон, инициировать изменения могут проектировщик, подрядчик и другое вовлеченное в проект лицо, обладающее определенной долей способности оказывать влияние на проект. Как пример, авторы приводят, изменения в строительной сфере, например, причинами внесения изменений в строительный проект может стать невозможность предвидения новых, более эффективных решений, конструкций, технологий на стадии разработки проекта.

В целях контроля изменений в проекте, авторы, указывают на то, что проектная команда должна использовать набор формализованных процедур, разработанных в компании, либо самостоятельно разработать и внедрить систему контроля изменений. Так как в настоящие время на рынке присутствует множество программных решений для данного рода задач, то можно воспользоваться ими. Для эффективного контроля изменений создается комиссия (группа экспертов), за которой закрепляется функция контроля изменений в проекте, их согласования и анализа. Входными данными для контроля изменений в проекте являются такие документы как отчеты о выполненных работах, документация о конечных результатах проекта, финансовых отчетов, запросы на изменение.

Подобной позиции придерживаются и авторы Свода знаний по управлению проектом PMBoK (Project Management Body of Knowledge) 5th Edition [2]. Управление изменениями в проекте описано в процессе «интегрированный контроль изменений», находящийся в группе процессов мониторинга и контроля, области знаний «управление интеграцией проекта». Процесс интегрированного контроля изменений определяется в PMBoK, как «процесс анализа всех запросов на изменения, их одобрения и управления изменениями поставляемых результатов, активов процессов организации, документов проекта и плана управления проектом, а также предоставления информации об их состоянии» [2, с. 94]. Процесс интегрированного контроля изменений предполагает анализ поступающих запросов на изменение, осуществление модификации проектной документации, поставляемых результатов проекта, кроме того утверждение или отклонение изменений. Основная цель данного процесса заключается в том, что менеджеру проекта доступен перечень настоящих и возможных изменений, что позволяет учесть возникновение потенциальных рисков, которые возникают, чаще всего, в связи с изменениями, которые были внесены без согласования с командой проекта в общие цели, планы и иные документы проекта. В PMBoK так же, как и в рас- сматриваемом выше учебном пособии, говорится о том, что в проекте должен быть создан коллегиальный орган управления изменениями – совет по контролю изменений, а также рекомендуется использовать автоматизированные средства (программное обеспечение), позволяющие упростить работу по регистрации изменений и их согласованию.

В рассмотренных мнениях относительно управления изменениями в проекте имеются явные сходства. Основное сходство заключается в том, что под изменениями понимаются события, которые влияют на поставляемый результат проекта, либо на его характеристики. Обе позиции говорят о том, что необходимо фиксировать происходящие и выявленные потенциальные изменения, для того, чтобы менеджер проекта, либо группа специалистов, отвечающая в проекте за контроль изменений, могла выработать необходимую стратегию по имплементации данных изменений в проект, либо предпринять меры по их устранению.

Крайне важно отметить, что проекты реализуются в организации и не могут быть оторваны от неё. Все результаты проекта и последствия от его реализации оказывают влияние на компанию и её сотрудников и, даже если проект направлен во внешнюю среду, например, социальные проекты, их результаты влияют на общество и часто их целью является именно влияние и изменение. Помимо того, яркими примерами современных проектов, оказывающих чрезвычайно сильное влияние на окружающую среду, являются проекты по автоматизации и роботизации различных бизнес-процессов в компаниях. В таких случаях менеджеру проекта необходимо планировать, контролировать и отслеживать не только изменения внутри проекта, но также те изменения, которые сам проект привнесет в организацию после своего завершения. Целесообразность и необходимость контроля изменений, инициируемых самим проектом, обосновывается тем, что в современных организациях все чаще принимаются к реализации проекты, влекущие за собой изменения в отделах, блоках, организации в целом, а так- же в самом обществе и на рынке. Подобной точки зрения придерживается стандарт устойчивого управления проектами «The GPM Global P5 Standard for Sustainability in Project Management» [3], в котором сделан акцент на регулировании и управлении результатами проекта, в соответствии с концепцией устойчивого развития общества.

Таким образом, следует отметить, что в условиях современного VUCA-мира, ди- ся, появляется необходимость дополнения стандартного понимания управления изменениями. В дополнение к нему возникает потребность в новых идеях, стандартах и положениях, связанных с тем, что возникновением потребности уметь планиро- вать, контролировать, управлять и оценивать те изменения, которые несет сам проект для внешней среды, а также разработать и систематизировать инструменты и методы для данной области управления.

намично изменяющегося и развивающего-