Способы оптимизации рабочего времени государственных служащих

В общественном секторе, также как и в частном, ценится такой ресурс как время, но часто данный ресурс недооценивается работниками государственных служб. Поэтому рассмотрение данной проблемы представляется актуальным.

Рабочее время - временной интервал или промежуток, используя которое, работник выполняет трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором и внутренним распорядком учреждения. Но временные затраты при расходовании не могут составлять ценность для организации без результативной отдачи - производительности. Производительность труда – фактор, определяющий эффективность труда, а тем самым и степень затраченного человеческого капитала на труд за определенный промежуток времени [1].

Нерациональное распределение времени ведет к потере финансовой прибыли, которую можно было бы получить при благоприятных условиях. Цель организации всегда стремится повысить эффективность труда за счет четко спланированного распорядка трудового дня. От способа распределения трудовых обязанностей государственного служащего зависит скорость и качество выполняемой им работы, однако немаловажным является и степень контроля со стороны руководства за со- блюдением принятого внутреннего трудового распорядка.

Обратимся к формулировке понятия служебного времени согласно Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» [2]. В соответствии с п. 1 ст. 45 данного закона под служебным временем понимается время, в течение которого государственный гражданский служащий в соответствии с официальным приказом, служебным распорядком государственного органа или с графиком службы либо условиями служебного контракта должен выполнить свои служебные обязанности, а также в определенных случаях другие периоды времени. Также, помимо норм Федерального закона № 79-ФЗ о служебном времени на служащих распространяются соответствующие нормы раздела IV «Рабочее время» ТК РФ, применяющегося в качестве вспомогательной процедуры в части, не регулируемой законодательством о государственной службе [3].

К сожалению, для государственных учреждений очень актуальна проблема неэффективного использования рабочего времени служащими. Подтверждением данному факту может служить сложившийся в обществе стереотип о низкой ско- рости обслуживания в государственных учреждениях.

Отделение интересов работника от интересов организации, непонимание ее миссии, низкая оплата труда и отсутствие дополнительного стимулирования работников, все вышеперечисленные факторы напрямую оказывают воздействие на такой ресурс, как фонд рабочего времени. Особенно характерна данная картина для сферы государственных предприятий и организаций, где установка работника по отношению к своим должностным обязанностям формируется по принципу: сколько платят, столько и работаю.

Относительно государственной службы, следует отметить, что независимо от размера заработной платы, служащие несут большую ответственность непосредственно перед обществом, выполняя функции от лица государства, которые призваны исполнять свое государственно-правовое назначение [4].

Однако оплата труда играет одну из важнейших ролей в экономике трудовых отношений любой сфере деятельности. В связи с чем, возникает высокая потребность в поиске ресурсов для материальной мотивации сотрудников. Эффективно управляя фондом рабочего времени и снижая его потери, следует ожидать закономерного повышения точности выполнения плановых заданий различного характера, так как существующие нормативы не будут искажаться потерей фондов рабочего времени, а за счет его экономии будет расти эффективность функционирования всей системы в целом, что, в свою очередь, должно будет сказаться на возможностях материального и иного стимулирования работников.

Для большинства государственных организаций установлена пятидневная рабочая неделя с 8-часовым рабочим днем. Чаще всего возникает проблема в долгой концентрации перед рабочим днем и частых простоев, ввиду неорганизованности рабочего процесса, когда вынужденная необходимость ожидания приводит к потере времени.

В течение трудового дня государственные служащие из-за отсутствия надлежа- щего контроля руководства самостоятельно определяют приоритетность задач к выполнению. Также проблемы возникают с некомпетентным управлением, когда руководитель неграмотно делегируют полномочия и отдает распоряжения своим подчиненным.

Исследование эффективности использования государственными служащими своего рабочего времени в трудах Оклока Дебра выявило, что примерно около 15% рабочей недели служащего пропадает впустую. В среднем это получается один из пяти рабочих дней. А на разбор документации уходит более 30% времени, предназначенного для осуществления руководства [5].

Вследствие чего государственный служащий не в силах выполнить запланированное количество заданий в срок. Также были выявлены причины неэффективного использования рабочего времени, которые условно можно разделить на две группы: причины, влияющие на организацию процесса труда со стороны руководителя и причины, вызванные способностью к самоорганизации трудового процесса со стороны служащего.

Также необходимо отметить, что первая группа причин чаще всего характерна для государственных учреждений:

• -    тесное пространство в рабочих кабинетах при высокой степени загрузки служащих на один кабинет;

• -    бесполезное размещение 95% документации;

• -    проблема современного технического обеспечения рабочих мест;

• -    неполноценное обеспечение необходимыми трудовыми ресурсами и их несвоевременное пополнение;

• -    проблема непредсказуемости и внеочередности срочных поручений.

Ко второй группе причин потери времени ввиду особенностей условий работы государственных служащих следует отнести:

• -    решение внеплановых задач;

• - несвоевременное решение плановых задач;

  – обсуждение внутри коллектива насущных личных или рабочих тем, обмен

мнениями;

– необходимость распространения и доставки документов в другие отделы ор-

– анализ производительности и выработка нормативов работы государствен- ных служащих;

– разработка системы вознаграждения за высокие показатели результата работы;

ганизации;

– грамотное оценивание приоритетно-

– получение документов в других службах администрации;

– затрудненность поиска нужных бумажных материалов и документов среди огромного количества архивированной макулатуры;

– участие в проводимых совещаниях и мероприятиях.

Незапланированный и неструктурированный распорядок действий приводит к неэффективному использованию рабочего времени. Как правило, такой характер труда приводит к систематической нехватке времени, хронической усталости, высокой напряженности труда, стрессу. Вследствие чего, количество допускаемых ошибок возрастает, качество и производительность труда снижается, и в момент установления очередного распоряжения руководителя, подчиненные физически не могут выполнить то, что от них требуется.

Таким образом, необходимо отметить, что виной всему этому является довольно низкий уровень организационной культуры государственной службы.

Анализируя полученные результаты проведенных исследований целесообразно предложить следующие способы оптимизации рабочего времени в сфере государственной службы:

– планирование рационального и четкого плана-графика выполнения задач с назначением сроков выполнения;

– систематический и регулярный учет и контроль рабочего времени;

сти задач к выполнению управляющим звеном;

– повышение степени осведомленности и взаимодействия между служащими;

– усиление материальнодисциплинарной ответственности при выявлении опозданий или нерегламентиро-ванного использования времени на рабочем месте;

– установка специальной программы (CrocoTime, ОфисМЕТРИКА, Стахановец, Битрикс, Skype) с целью отслеживания точного времени начала и окончания рабочего дня, перерывов на обед, паузами и перекурами, а также с целью наблюдения за временем работы в программах и посещения сайтов, благодаря чему можно фактически проанализировать эффективность использования рабочего времени сотрудником;

– ограничение доступа в социальные сети внутри государственного учреждения;

– переоснащение рабочего места таким образом, чтобы процесс деятельности отнимал как можно меньше сил на поиск нужного материала, а рабочее место не вызывало физиологического и психологического дискомфорта.

В заключение, следует подчеркнуть, что разработка способов оптимизации рабочего времени государственных служащих России зависит от сложившихся устоев и ценностей в процессе прохождения государственной службы, которые в свою очередь требуют переосмысления и корректи- ровки.