Средства поддержки онлайн конференций в высшем учебном заведении

Обзор средств поддержки онлайн конференций

Подходя к анализу рынка производства программного обеспечения, следует выделить тот фактор, что доподлинных статистических данных и единых мер показателей уровня разработки и реализации программного обеспечения не существует. В это же время постоянно опубликовываются данные анализа разнообразных аналитиков, определенные статистические данные Министерства РФ по связи и информатизации, также результаты работ западных аналитических агентств, время от времени аналитические данные публикуют и Российские крупные компании. Насколько достоверна и согласована информация остается под большим вопросом.

Отсутствие согласованных результатов поясняется рядом объективных причин: трудностью разделения оборота по категориям, наличия теневой экономики и не игнорируемого при анализе крупномасштабного объема пиратского рынка, разницей цен на внутреннем и внешнем рынках и т.д. На текущий момент имеется немалое количество программных средств поддержки конференций. Однако особо яркого лидера определить сложно.

Самым эффективным способом для публикации информации о научных конференциях, включая в том числе информацию о регистрации и программе проведения, является Web-сайт конференции. В представленной таблице 1 показано 18 наиболее известных программных средств поддержки онлайн конференций. Семь примеров из списка рассматриваемых систем предоставляет возможность создавать многостраничные сайты с указанной структурой. Однако, лишь платформы «Агора» и

«Open Conference Systems» предоставляют возможность настроить собственное оформление страниц, что служит значительным требованиям к CMS-системам. Немаловажной функцией программного средства поддержки онлайн конференций служит возможность рассылать уведомления всем участникам конференции по электронной почте, всего 13 из 18 представленных продуктов. Особо следует выделить 2 составляющие – это отправка массовых рассылок-приглашений и адресное уведомление участников об изменениях статуса заявок или обновлений на странице сайта конференции.

Самая главная задача информационной системы поддержки онлайн конференции — это регистрация заявок. Все рассматриваемые нами информационные системы в той или иной степени предоставляют такую возможность. Так же, большая часть систем (12 из 18) предоставляют функцию рецензирования одобренной заявки. Рецензирование предоставляет собой возможность заполнения пользователем формы для каждой заявки. Заявление рецензентам определяется в ручном режиме, но рецензентам вручную, но для больших конференций это не всегда рационально, поэтому рассматриваемые системы, например, «MyReview», «OpenConf» и другие, предполагают автоматизированное распределение экспертов в соответствии с их предпочтениями указанные ранее самими рецензентами. Данному функционалу в последние пять лет уделяется повышенное внимание.

Запрограммированную помощь в создании программы конференции предоставляют лишь 9 из 18 рассматриваемых систем. Чаще всего помощь пользователю в составлении программы сводится к функционалу создания секций и распределения по ним докладов. Система поддержки «Indico» предоставляет возможность создания программы в табличном виде и поддерживает параллельные секции. На удивление, функционал формирования сборника тезисов предоставляют лишь 5 из 18 систем: «Информационная система «Конференции», «Conference OnlineManagement System», «The Conference Engine™», «Indico», «YConfs», «Информационная система "Конференции"». Возможно это связано со сложностью процесса автоматизации в части подведения текстов публикаций к единому стандарту оформления. Сегодня научные конференции и публикации крепко между собой связаны. В рамках конференции как правило планируется проведение пленарных, секционных и стендовых сессий, круглых столов и мастер-классов. После конференции публикуется сборник статей научно-практических конференций, в котором будут представлены тезисы докладов проведенной конференции.

Кроме рассмотренных основных возможностей, некоторые системы предлагают дополнительные. Например, «Open Conference Systems» имеет возможность интеграции с LDAP-каталогом. Системы «Conftool», «MyReview», «Open Conference Systems», «The Conference Engine™» и «Indico» предоставляют возможность принятия оплаты и учета взносов.

Сведения о информационных системах поддержки конференций представлены на таблице 1.

Таблица 1

Информационные системы поддержки онлайн конференций

Проблема и гипотезы

В связи с большой ролью, которую приобретает сейчас научные конференции и острая необходимость создания информационной системы их поддержки, важно изучить наличие проблемы. В соответствие с этим выдвинуты следующие гипотезы:

• 1.    Высшие учебные заведения остро нуждаются в программном обеспечении поддержки конференций.

• 2.    Большинству студентов информационная система поддержки упростит регистрацию заявки и сэкономит время на поиск сборника статей, представленных на конференции.

• 3.    Внедрение информационно-аналитической системы поддержки онлайн конференций повысит престиж заведения и конференции.

Многие университеты проводят образовательные и научные конференции в сети интернет. Однако, наблюдается недостаток гибких, настраиваемых систем поддержки онлайн конференций, которые бы сосредоточили в себе все функции и сервисы, необходимые для проведения современных конференций:  от регистрирования пользователей, до формирования электронных тематических сборников. Развитие информатизации позволяет повысить эффективность проведения научных мероприятий за счет разработки web-системы поддержки проведения конференций. Важное значение имеет возможность регистрирования информации, полученной в рамках конференции. При этом в центре должна находиться информационная система, которая позволяет информировать пользователей о датах проведения, регистрировать заявки участников и хранить данные на основе обработки. Внедрение таких систем зачастую является сложным и болезненным процессом. Тем не менее, заблаговременное изучение этой проблемы и подготовка к ней, позволит значительно облегчить процесс и повысить эффективность дальнейшего использования информационной системы.