Структура данных для представления отчетов

В государственных организациях и крупных бизнес-структурах существуют достаточно большие объемы документооборота, в том числе и отчетных данных. Отчеты, как правило, делятся на три уровня: отчеты, собираемые с подведомственных учреждений; отчеты, подготавливаемые внутри организации; отчеты для внешних структур.

Существующие системы документооборота позволяют решить только часть задач, связанных с автоматизацией процессов подготовки, согласования, контроля и хранения документов. Как правило, такие системы имеют документно-ориентированную структуру хранения данных. Такая структура данных значительно затрудняет и делает практически невозможной обработку собираемых отчетных данных. Так, эти данные сводятся вручную в общие формы, также вручную переносятся в отчеты с новым содержанием или формой, что не позволяет проводить их статистическую обработку.

Для решения этой проблемы в Политехническом институте Сибирского федерального университета по контракту с Агентством профессионального образования и науки (АПОН) администрации Красноярского края была разработана АИС «Профобразование» [1], нацеленная на решение задачи сбора данных с учреждений профобразования, аккумуляции этих данных в АОН для их последующей обработки и мониторинга процессов.

Одной из важных задач, решаемых АИС «Профобразование», является оперативное формирование отчетов по запросам вышестоящих организаций, где форма запроса может носить непериодический и произвольный характер. Для их удовлетворения в сжатые сроки необхо димо иметь единую базу данных по всем учреждениям. Кроме решения задачи сбора данных и формирования сводных отчетов, АИС «Профобразование» также позволит решить задачу получения любых данных, имеющихся в базе данных АПОН за любой период (по месяцам, кварталам, годам). Эти данные в дальнейшем могут быть использованы и для других целей, например для прогнозирования потребности в профессиональных кадрах [2].

Структура отчета. Для формирования отчетов различной структуры был выполнен анализ форм отчетов, собираемых АПОН. В ходе анализа выявлены следующие компоненты структуры отчетов:

• -    титульный лист (представляет общую информацию об объекте и периоде);

• -    раздел отчета (делит отчет на логические части);

• -    таблица раздела (содержит структуру и данные);

• -    классификатор (это составной элемент таблицы);

• -    показатель (также составной элемент таблицы).

Классификаторы. Классификатор (справочник) - качественная (аналитическая) характеристика объекта. Классификатор представляет собой набор связанных объектов или таблиц, состоящих из произвольного количества атрибутов и связей. В качестве примера приведем два связанных между собой классификатора -«Направление подготовки» и «Специальность подготовки» (рис. 1, 2). В данном примере связь производится по коду направления.

Каждый атрибут классификатора может иметь собственный тип данных (например, целые числа, вещественные числа, дату, время и т. д.). Структура классификато-

Рис. 1. Направление подготовки

ров и связей между ними может задаваться в произвольной форме.

Показатели. Показатель - количественная характеристика объекта. Показатель представляет собой иерархическую структуру и может носить произвольный характер (рис. 3).

Обозначим структуру показателей следующим образом (рис. 4).

Индексом в верхней части показателя обозначается уровень иерархии (или вложенности) показателя. Так, показатель с индексом 1 находится на самом верхнем уровне и не входит в состав других показателей, а показатель с индексом т находится на m-м уровне иерархии и подчиняется показателю с индексом m -1.

Индекс в нижней части справа обозначает номер показателя в составе другого показателя или нумерацию показателей высшего уровня. Индексом в нижней части слева обозначается номер родительского показателя (индекс снизу справа), в состав которого он входит. Если этот индекс равен нулю, значит у этого показателя нет родителя, т. е. он не входит в состав другого показателя.

Показатели могут иметь любое количество уровней иерархии и любое количество элементов на уровне. В дальнейшем показатели будут обозначаться буквой П.

Каждый показатель может иметь собственный тип данных, как и значения классификаторов. В отличие от классификаторов, показатели могут иметь списочный тип, который представляет собой список строковых зна чений. Показателям с таким типом ставится в соответствие одно строковое значение списка.

Каждый показатель принадлежит какой-либо категории. Структура категорий имеет структуру, аналогичную структуре самих показателей.

Рис. 4. Иерархическая структура показателей

Объекты и периоды. Под объектом будем понимать любую структурную единицу в регионе, которая представляет статистические данные. В общем случае объект является классификатором. В частном случае это могут быть, например, учреждения профобразования (рис. 5).

Период - временной промежуток, имеющий дату начала и окончания, который может измеряться в днях, месяцах, кварталах и годах. Каждый элемент данных объекта соответствует какому-либо промежутку времени. Такое

Рис. 2. Специальность подготовки

El ыб ы л о у ч аш и хся, всего |

Й ^ Выбыло учащихся по болезни, всего (комплексный показатель)

;....."т Выбыло учащихся по болезни, вечерние (сменные) профессиональные училища и отделения

; 0-^ Выбыло учащихся по болезни, дневные образовательные учреждения, всего (комплексный показатель)

! [ ^ Выбыло учащихся по болезни, переподготовки механизаторских кадров

™t Выбыло учащихся по болезни, подготовка водителей для Вооруженных Сил РФ i j.....™t Выбыло учащихся по болезни, профессиональные училища в И ТУ Минюста России

! i ^ Выбыло учащихся по болезни, специальные профессиональные учи пиш а

Й ™t Выбыло учащихся по другим причинам, всего (комплексный показатель)

;....."t Выбыло учащихся по другим причинам, вечерние [сменные) профессиональные училища и отделения

; 0-^ Выбыло учащихся по другим причинам, дневные образовательные учреждения, всего (комплексный показатель)

!  ! ^ Выбыло учащихся по другим причинам, переподготовки механизаторских кадров

™t Выбыло учащихся по другим причинам, подготовка водителей для Вооруженных Сил РФ1

i j.....™t Выбыло учащихся по другим причинам, профессиональные училища в ИТУ Минюста России

! i ^ Выбыло учащихся по другим причинам, специальные профессиональные училища

™t Выбыло учащихся, вечерние (сменные) профессиональные училищ.а и отделения

B - Выбыло учащихся, дневные образовательные учреждения, всего

Рис. 3. Пример структуры показателей соответствие позволяет выполнять анализ в функции времени.

Таблицы. Таблица - это совокупность показателей, значений классификаторов и значений их пересечений. Столбцы таблицы представляют собой набор показателей в вертикальной иерархии и значения классификаторов, каждое из которых, является дочерним по отношению к показателям (рис. 6). А у показателя дочерними могут быть значения только одного классификатора.

Строки таблицы представляют собой совокупность показателей, классификаторов и их значений (см. таблицу).

Возможны три варианта структуры строк таблицы:

• -    показатели без классификаторов;

• -    классификаторы без показателей;

• -    совокупность показателей и справочников.

Значения таблицы соответствуют пересечению столбцов и строк. Приведем пример таблицы, сочетающей в себе все варианты пересечений (рис. 7). Столбцы таблицы состоят из показателей (2, 6, 7, 8) и справочников (3, 4, 5). Показатель «В том числе по профессиям» (7,8) является двухуровневым и состоит из значений классификатора «Профессии НПО».

Таким образом, проведенный авторами анализ структур отчетов позволил разработать следующие системы:

• -    универсальную систему хранения классификаторов с динамически создаваемой структурой данных и связей между ними;

• -    систему показателей, позволяющую хранить любую иерархическую структуру с неограниченным количеством вложений;

• -    систему формирования отчетов, оперирующую классификаторами и показателями и позволяющую динамически задавать структуру отчетов;

• -    систему формирования сводных отчетов, позволяющую просматривать собранные данные и динамически формировать отчеты по показателям, справочникам, учреждениям,периодам.

Рис. 6. Связь показателей 2-го уровня со значениями классификатора k_n ² k_n ²      k_n ²

1 , 2 , 3

Полное наименование	Краткое Наиг	Индекс	ИНН	Адрес	Город	Регион
Профессиональное училище № 59	ПУ-59	Б63230	2437010606	ул. Дружбы народов,! 8	Туруханск	Красноярский край
Профессиональное училище № 6	ПУ-6	663800	2415002023	ул.Красная,53	Иланский	Красноярский край
Профессиональное училище № 60	ПУ-60	663613	2440000244	ул. Эйдемана,!7	Канск	Красноярский край
Профессиональное училище № 61	ПУ-61	662600	2425004340	ул.0 ктябрьская,62	Минусинск	Красноярский край
Профессиональное училище № 62	ПУ-62	662200	2427000380	ул. Курчатова,2	Назарово	Красноярский край
Профессиональное училище № 63	ПУ-63	663920	2440000686	ул. Трактовая,9	У яр	Красноярский край
Профессиональное училище № 65	ПУ-65	662110	2409002025	ул. Восточная,55	Большой Улуй	Красноярский край
Профессиональное училище № 66	ПУ-66	663430	2407004490	ул. П артизанская,41	Богучаны	Красноярский край
Профессиональное училище N- 67	ПУ-67	663491	2420005887	ул. Колисниченко,!0	Кодинск	Красноярский край
Профессиональное училище № 68	ПУ-68	663974	2448001466	у л. Студенческая,! А	Ирша	Красноярский край
Профессиональное училище № 69	ПУ-69	663830	2428002165	ул. Л азо,43	Красноярск	Красноярский край
Профессиональное училище № 7	ПУ-7	662020	2444002229	ул. Деповская,3	Боготол	Красноярский край
Профессиональное училище № 70	HU-70	663716	2410000061	ул. Ц ентральная,45	Шеломки	Красноярский край

Рис. 5. Пример объектов (учреждения профобразования)

Структура строк таблицы

Показатели	Классификаторы
	K 1	K 2
П 1	З* ^ 2,1 □	З 1*2 з 2*2 □
п 2	З1* З2,1	З З2г

№ строки	Показатель	Вид собственности организации	Название отр а ели	Наименование предприятия	Кол-во человек	В том числе по профессиям:
						Автомеханик	Водитель кат. В
1	2	3	4	5	6	7	8
01	Дневное обучение, всего	Него сударственный	Транспорт	ООО " Элис"	15	7	8
02		Него сударственный	Транспорт	ООО "Зенит-м"	17	4	13
03	Выпущенн о, направленно наработу	Него сударственный	Транспорт	ООО " Элис"	5	1	4
04		Него сударственный	Транспорт	ООО "Зенит-м"	б	3	3
05	Поступило на учебу в	Г о суд ар ств енный	Транспорт	КГТУ	5	1	4
		Г о суд ар ств енный	Транспорт	СибГАУ	7	4	3
Об	Призвано на военную слубу				б	4	2

Рис. 7. Таблица отчета «Выпуск и направление учащихся»

Разработанная структура отчетных данных легла в основу создания структуры сводных отчетов и логической структуры базы данных для АИС «Профобразование».