Связь основных бизнес-процессов аптечной сети в единую систему управления

Прошедший 2023 год, по мнению экспертов, стал для фармацевтического рынка годом выхода из кризиса. В Российской Федерации покупатели аптечного сегмента стали больше тратить на лекарства. Розничные продажи лекарственных препаратов выросли почти на 8%, о чем свидетельствуют данные, представленные аналитической компанией RNC Pharma. При этом инфляция в отрасли составила чуть больше 6% [1]. Новые реалии требуют от участников фармацевтического рынка дальнейшего совершенствования бизнес-процессов, которые должны быть связаны в единую систему управления, предоставляющую дополнительные возможности для собственников и управленцев аптечного учреждения в модернизации существующих процессов аптеки для увеличения прибыльности бизнеса.

Для потребительского рынка в части фармацевтического сегмента 2023 год был достаточно стабильным с точки зрения оценки представленности и наличия товаров аптечного ассортимента на аптечных полках, при этом динамика роста цен находилась в рамках официального уровня инфляции. Новых, неожиданно значимых факторов, влияющих на присутствие препаратов в розничных аптеках, не проявилось. С российского фармацевтического рынка ушло ещё несколько известных иностранных компаний, что дало возмож- ность отечественным производителям и дальше продолжить процессы наращивания производства и, как следствие, увеличивать свою долю присутствия на нем, активно пользуясь уходом импортных брендов, сокращением их доли в рекламном пространстве и дальнейшей возможной интеграцией с розничным аптечным звеном.

В июне 2023 года Правительством Российской Федерации была утверждена Стратегия развития фармацевтической промышленности до 2030 года, основным вектором которой стало дальнейшее последовательное импортозамещение и развитие производства фармацевтических субстанций на территории нашей страны. В текущем 2024 году, скорее всего, фармацевтический рынок продолжит функционирование в уже сформировавшейся реальности. Иностранные компании и бренды, принявшие решение покинуть Российскую Федерацию, это уже сделали. Возможное давление на отечественные производства продолжит оказывать рост стоимости субстанций, связанный, прежде всего, с закономерным инфляционными процессами, а также привлечение дополнительных источников финансирования, в том числе для покрытия фонда оплаты труда, расходов на продвижение, что, безусловно, не может не отразиться на роз- ничной цене препаратов аптечного ассортимента.

Российские бренды продолжат позицию активной интеграции с аптеками, усилят активность по продвижению на аптечные полки на фоне своего безусловного ценового преимущества над импортными, их доля в розничных продажах аптек значительно вырастет [2]. При этом фармацевтический рынок за последние несколько лет увеличился вдвое по количеству торговых точек на одного покупателя, поэтому конкуренция стала еще жестче [3]. Как следствие, отечественные производители будут проявлять всё большую активность в проведении совместных маркетинговых акций с аптечными организациями для увеличения представленности своих препаратов в крупных аптечных сетях и одиночных аптеках. В этой ситуации становится очевидным, что аптечные организации всё чаще сталкиваются с положением, когда отсутствует совсем или слабо развита связь бизнес-процессов в единую систему управления внутри аптеки. Несмотря на кажущуюся очевидность вопроса, это очень актуальная тема. В некоторых даже крупных аптечных сетях биз-нес-процессы плохо увязаны между собой, что не способствует повышению эффективности их деятельности и конкурентоспособности.

Бизнес-процесс - логически структурированная последовательность обязательных действий сотрудников, которая помогает достигнуть цели организации. Четкие и регламентированные процессы в фармацевтическом бизнесе существенно облегчают работу работников аптеки и снижают риск появления различных ошибок, вызванных человеческим фактором. Кроме того, процессный подход позволяет: провести оптимизацию деятельности аптеки; выявить и свести к минимуму возможные потери организации (материальные, финансовые, трудовые и др.); выявить и скорректировать слабые места в работе сотрудников; получить адекватную стоимостную оценку как отдельного, так и всех бизнес-процессов. Процессный подход повышает эффективность управления аптечной организацией. При его применении вся деятельность аптеки или аптечной сети делится на взаимосвязанные процессы, при которых результат одного приводит в действие следующий [4].

На практике при детальном анализе ситуации выясняется, что результат одного процесса мало или почти не влияет на другой процесс. Это всё чаще отмечают представители отечественных фармацевтических производителей на этапе согласования совместного маркетингового мероприятия для конкретной аптечной сети. В результате даже при взаимном интересе они зачастую оказываются в ситуации, когда одна часть сотрудников аптеки не знает, что делает другая. При условии, когда всё стабильно, это неприятно, но скорее всего решаемо, но сейчас, во времена, которые требуют от топ-менеджмента и управленцев принятия быстрых и точных оперативных решений, подобное расфокусирование может привести к невосполнимым потерям.

При запуске фармацевтическим производителем в аптечной сети маркетингового мероприятия по активному продвижению какого-либо нового продукта в аптеке неизбежно должен быть проведён комплекс мероприятий, целью которых является преобразование всей системы товародвижения и товаросопровождения, а именно: изменение ассортиментной матрицы, т.е. новый продвигаемый товар должен быть распределён по всем аптекам, участвующим в продвижении, при этом скорее всего прежний товар должен быть исключен из заказов аптеки; смена цены на новые и / или старые товары с учётом поставленных целей и задач продвижения; изменение уровня скидки на новые и / или старые товары; пересмотр системы лояльности; изменение уровня выплат фармацевту; смена выкладки товара; смена алгоритма консультирования и т.д.

Зачастую в реальности в аптеках происходит так: первоначальные изменения затрагивают какой-либо один процесс и никак не влияют на остальные, пока не накопится некая «критическая» масса трансформаций. Далее, когда вся эта масса накопилась, постепенно происходит пересмотр настроек следующего процесса, за- тем следующего и т.д. Всё это требует большого количества ручного труда, временных затрат, а самое главное – приводит к неизбежным потерям скорости изменений и, как следствие, к финансовым потерям.

В концепции управления потоком основных бизнес-процессов через создание единой системы управления всё значительно проще и понятнее. Любые изменения, которые планируется провести в системе товаропроводящей цепочки аптеки в любой момент времени, получают значения неких переменных величин для всех процессов. Для каждой группы действующей ассортиментной матрицы аптеки чётко определены и рассчитаны системы ценообразования, в том числе уровни скидки, параметры мотивации фармацевта, нормативы товарных запасов, значения формулы заказа товара и т.д. При наличии такой унифицированной системы достигается гибкость и быстрота реакции бизнеса на изменение рыночной инфраструктуры. В ответ на изменения рынка товар оперативно может сменить «свои настройки» и в этот момент у него изменяются все переменные данные для всех остальных биз-нес-процессов. Такая система значительно более прозрачна и управляема, требует для своего поддержания меньше трудовых, временных и финансовых затрат, и может быть внедрена как в крупных аптечных сетях, так и в одиночных аптеках.

Перспективным направлением совершенствования бизнес-процессов можно признать построение Сбалансированной системы показателей для аптечной организации или аптечной сети, что позволяет: разработать модели основных бизнес- процессов аптечной организации; разработать стратегические карты бизнес-процессов; детализировать бизнес-процессы аптечных организаций до уровня субпроцессов и подпроцессов; стандартизировать работу структурных подразделений; сократить длительность каждого биз-нес-процесса путём внедрения современных технологий и инноваций; разработать технологические карты каждого бизнес-процесса аптечной организации; разработать систему оценочных показателей трудовой деятельности работников для каждого бизнес-процесса; обеспечить баланс ключевых показателей каждого бизнес-процесса [5].

Резюмируя все изложенное выше, следует подчеркнуть, что связывание основных бизнес-процессов аптечной сети в единую систему управления представляет собой лишь первый шаг проекта по совершенствованию бизнес-процессов аптеки, связанных с движением товаров внутри аптечной организации. Именно определение рыночной позиции аптеки с точки зрения товаропроводящей цепочки позволяет сформировать дальнейшую программу действий по совершенствованию системы управления бизнес-процессами аптеки в целом, создания устойчивого конкурентного преимущества и увеличение прибыльности аптечной организации. При этом приоритетное внимание следует уде- лить процессам, направленным на получение доходов аптеки или аптечной сети, регулярно проверять и оценивать качество их реализации, своевременно реагируя на изменения, происходящие во внешней и во внутренней среде организации, и при необходимости оптимизируя их.